有些事情一直没做，恰恰是因为每天都有更应该先做的事。
做外贸，你可能早就想把有代表性的订单交付做成案例，或者认真建立一个长期相对稳定的获客渠道。你知道这些事情有价值，也想做。
但今天客户在等报价，工厂有个交期要协调，还有一票货的文件需要你确认。那就先把这些处理好，其他的等忙完再说。
这个安排有什么问题吗？
单看今天，确实没什么问题。客户不能一直等，答应的交期要跟，文件出了错也会影响出货。至于整理案例，今天不做，似乎也没有什么直接后果。
可是，这一票货出了，下一票又来了。这个客户的问题解决了，另一个客户又需要跟进。等你重新想起那份准备整理的资料，可能已经过去了好几周。
资料还是没整理，工作倒是一件没少做。
你也很难责怪自己。这几周确实没有闲着，客户的事情处理了，该承担的也承担了。可那些自己也觉得重要的事情，还是停在那里。
如果只是偶尔忙一阵，过去了也就过去了。让人无奈的是，这样的“一阵”接着“一阵”。每次都想着这轮忙完就开始，后来发现，下一轮已经在等了。
每一次先处理眼前的事情，都有理由。可这样一次次选下来，长期想做的事情就永远不会开始。
为什么每次都先做眼前的事？因为这两类事情，推迟以后要承担的后果不一样。
维持当前业务的事情，通常有人在等，有期限，耽误了会怎样也比较清楚。改变工作方式的事情，则需要你先投入时间，回报以后才可能出现，甚至未必能按预期出现。
眼前的事情会不断来找你，长期建设却需要你主动安排。只要把它放在所有工作之后，它就很难有一个稳定的位置。
而且，越能干、越有责任心的人，越可能有办法把这一轮先撑过去。
客户的问题，你能解决；业务拿不准的事情，你能判断；订单出了状况，你也可以接过来处理。忙不过来了，就快一点，晚一点下班，自己再多做一点。
这些事情，你确实有能力处理。眼前的压力缓解了，业务也继续往前走了。
但这次靠你多做一点撑过去，下一次呢？
如果更多事情交到了你手上，却没有相应地交出去一部分，也没有把一些经验变成下次能用的方法，那么下一轮忙起来，可能还是得靠你多做一点。
于是就形成了一个循环：能力越强，承担越多；承担越多，越来越忙；越忙，越缺时间；越缺时间，越没时间沉淀；没有沉淀，工作就继续依赖自己，然后就更忙。
你一直在解决眼前的问题，却越来越没有余力改变这种工作状态。
这个勤奋困局，难就难在追加自己的投入，短期确实有效。这次加点班，事情做完了，下次再忙，还可以再加一点。至于怎样让以后少依赖自己、怎样建立新的获客方式，又能暂时往后放。
所以，“等忙完再改变”，可能恰好让改变一直无法开始。
客户开发、报价、跟进、交付，本来就会持续发生。你等的那个终于可以腾出手来的时刻，未必会自己到来。
特别是一个习惯“非常负责”的人，让他改变原来的处理方式，光说一句“你要学会取舍”，其实完全就是正确的废话。
取舍要具体到：你准备做这件事的那段时间，原来的工作怎么处理？
比如，你准备把一个客户反复问的产品问题，整理成一篇可以用于销售跟进、也可以放到网站上的说明。搜集资料、核对内容、组织表达，都需要时间。
如果安排在某个下午，就需要同时决定：哪些沟通可以集中到稍后处理，哪些事情由同事先接，什么情况确实紧急，需要中断。
真正紧急的事情来了，当然要处理。但如果任何消息一来，都可以取消原来的安排，那篇说明就只能继续等。
只写下“这个下午整理资料”，却没有调整这个下午原来要做的事情，最后往往还是要靠你下班后补上。
腾出时间以后，还有一种成本需要接受：刚开始改变，可能比沿用老办法更慢。
有团队的人应该比较容易理解这一点。把一类判断或执行工作交给同事，刚开始通常需要解释、检查和纠正，未必比自己直接做更快。
你觉得“还是我来比较快”，事实也确实如此。但这次解释和检查所花的时间，也正是对方学会处理这件事需要的时间。如果每次都因为赶时间而接回来，他就很难得到独立完成的机会。
所以，不能只看今天交给别人，比自己做多花了多少时间。还要看经过解释和练习，对方下一次能不能少问一点，能不能逐渐自己处理。
整理资料也是一样。第一次整理，比直接回复客户费事，但后面再遇到类似问题，是否能直接使用、是否减少了重复解释，才是判断这份投入有没有价值的依据。
改变可以从一个小范围开始。先调整一类工作，先留下一个能够复用的成果，观察它有没有发挥作用。没有效果，就检查方向；有效，再决定是否继续投入。
但改变需要付出的时间和磨合成本，要接受也要同步安排。
你不能一边要求工作方式有所变化，一边又要求眼前所有事情的安排完全不变。
下次决定开始一项长期建设时，除了写下“我要做什么”，也把它需要的时间从哪里腾出来写清楚。这样，它才有机会进入正常工作，不必再靠你等其他人都下班后你再多撑一会儿。
可能，你已经很习惯对眼前的事情负责了。
现在，需要把那些决定以后怎样工作的事情，也算进这份责任里。