前言
金税四期下,税务机关从费用合理性、票据真实性等多个维度对差旅费进行核查,本文归纳了公司差旅费痛点,并为规范差旅费管理提出一些建议。
一、未租用车辆列支通行费、油费
情形:员工临时将个人车辆用于公务,凭用车期间的通行费、油费等发票报销。
风险:未签订租车协议,相关私车公用费用不能税前扣除。
解决方法:
第一种,公司按公允价值与员工签订租车协议,明确约定车辆费用的承担方,公司取得租金发票入账,发生的与经营收入有关的通行费、油费、维修费等可凭相关合法有效凭证税前扣除;需要注意,与车辆所有权有关的固定费用如保险费等,无论是否由公司承担均不能税前扣除。
第二种,公司与租车平台公司签订服务协议,通过平台租用车辆用于公务,公司向平台支付租车费并取得平台开具的发票作为税前扣除凭证。
二、报销的发票不合规
情况:员工出差报销的餐费发票被税局认定虚开的发票。
风险:差旅费支出不能税前扣除。
建议
一
公司参考地区标准制定出差补助制度,向员工发放差旅补助,不需要提供发票,不超过标准免征个人所得税。
二
免税补贴项目
标准(广州市)
出差伙食补助
包干100元/天
跨市出差市内交通补贴
包干80元/天
误餐补助
40元/餐
注:以上为广州市的标准。
三、境外出差未取得合规的报销凭证
情况:员工境外出差凭付款记录申请报销,未取得合规的报销凭证。
风险:未取得销售方提供的交易证明,不符合规定税前不能列支。
员工境外出差需要取得销售方提供的形式发票、消费小票、收款凭证等作为报销凭证,并留存境外出差审批单、出入境记录、工作记录等,如税务机关在纳税审查时有疑义的,需提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明。
四、缺少证明资料
差旅费的证明资料需要有关联性,即出差一般会有交通、住宿、就餐等费用支出及工作记录证明。
因此,企业需要做好事前的出差审批,事后的差旅费报销审核管理,留存出差相关的证明资料。
依据:企业所得税法、国家税务总局公告2018年第28号、国税发〔1994〕89 号、穗财编〔2015〕187号、《中华人民共和国发票管理办法》第三十二条
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