很多老板、财务收到这通知，第一反应都是：完了，是不是我要承担虚开责任？

其实先别急。现实中确实存在一种情况：你跟供应商正常采购，货收到了，钱付了，发票也正常取得。结果几年后，税务机关查到你的供应商有问题，通知你取得的发票涉嫌虚开。

这时候最重要的，不是急着解释我不知道。而是把一件事证明清楚：这笔交易是真的，而且取得发票时你已经尽到了正常审核义务。

情况说明写得好，是帮助税务机关了解事实；写不好，反而容易把自己绕进去。

写情况说明前，先搞懂3件事

第一，先证明交易是真的

税务机关关注的核心，不是你嘴上说不知情，而是：货有没有真的买？服务有没有真的发生？钱有没有真的付？

比如采购货物：有没有采购合同；有没有送货单、入库单；有没有物流记录；有没有银行付款记录。

这些才是证明交易真实性的关键。如果只有一张发票，没有合同，没有货，没有资金流，那情况说明写得再漂亮，也很难站住。

第二，不要自己给自己下结论

很多企业写说明时容易踩坑。

比如：我公司不存在任何过错/我公司属于善意取得/我公司不承担任何责任。

这些话，看起来是在解释，实际上是在替税务机关下判断。是否属于善意取得，是否存在责任，需要税务机关结合资料认定。

企业只需要把事实讲清楚：当时交易怎么发生的；为什么找这家供应商；有没有审核资质；怎么付款；货怎么来的。事实摆出来，结论让税务机关判断。

第三，心态不要预期过高

很多老板以为：“我是正常买东西，那发票问题跟我没关系。”事情没这么简单。如果最终认定属于善意取得虚开的增值税专用发票：增值税进项通常需要转出；相关税款可能需要补缴；滞纳金等处理，也要看具体情况。所以重点不是想着一分钱不用补。

而是尽可能证明：企业没有参与虚开；业务真实存在；取得发票时没有恶意串通。

情况说明怎么写？

核心原则：少评价，多陈述。不要跟税务机关争辩。不要写情绪化内容。把事情经过、交易资料、审核过程写明白。

下面这份模板，可以根据实际情况修改：

这些证据比情况说明更重要，建议提前整理：

尤其注意：合同、物流、资金流，最好能互相对应。合同写买什么，物流送什么，付款付给谁，三者能够对应起来，证明力会强很多。

最后提醒一句：收到上游虚开通知，不代表企业一定有问题。但也不要只拿一句我不知道去解释。把这些资料整理好，比写一百句解释都有用。

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