绝对干货，一个希望中国出口企业少走弯路的经验总结- 大数跨境

上海海商会

2014-04-14

导读：献给明天就要参加广交会的外贸人！真心感谢！！转发：以下行文是我二十年在国内外做进出口工作的经验总结，涉及案例

献给明天就要参加广交会的外贸人！真心感谢！！转发：以下行文是我二十年在国内外做进出口工作的经验总结，涉及案例均为虚构，不是任何一家公司的写实记录，请勿对号入座，如有雷同，纯属偶然。在成文之后的讨论中，几乎所有案例均有来自网友的背书印证，在此表示感谢。
提问：一个货柜的产品，货值大概三万美金左右，某公司一年各种产品大概可以买几百个集装箱，你愿意结识这家公司并成为他的供货商么？如果你进一步调查，发现按照甲乙丙丁众多工厂历年和该公司合作的记录，每单的财务收款费用至少300美金，甚至700美金，按照统计数据还有60%以上的可能性会被扣款2000到20000美金（数据均为假设），你还愿意成为他的供货商么？我不知道你的答案是什么，但是以我二十年的工作经验，总会有工厂马不停蹄前赴后继的去接盘。或者可以换个问法，为什么有些向来都让供货伙伴无利可赚甚至赔钱的烂客户，却总不缺新供货商？
答案来自人性：每个人都想把产品销售出去，每个人都相信自己的能力，相信自己能控制所有的风险，自己会是那个不赔钱的例外。事实上呢？
定律一：供货有风险，想要规避风险，首先价格不能太低，价格高才有能力承担风险，有利润才会有能力做好服务。定律二：挣钱需要一个团队齐心协力，销售不能认为我只负责销售，生产／质量／交期／财务费用跟我无关，那样只会被各个击破。定律三：团队成员要有强大的意志力，才能hold住各种考验。我们一起来看看，哪些细节需要小心处理，才能争取权利避免损失。
A：报价和样品阶段：
1. 邮件报价：客户在确定新一季采购价的时候，通常会向很多有同类产品的公司询价，并做出历年价格走势比照图，去掉涨幅最高的，就足以对合理的价格波动幅度有了解，即便看到价格比去年普遍上涨5%，客户还是会说今年的调查结果没有一家涨价的，甚至还有向下调价的，你涨了（因为你对去年亏钱了不满，想挣回去），不行一定要下调，车轱辘话他天天打电话跟你说。——旁白：相信自己好过相信别人。客户找到你是因为他需要你的产品，卖不出利润对不起自己对不起爹娘对不起老板更对不起一线劳作的工人。跟这样的客户做买卖需要付出什么样的代价，价格里是一定要体现出来的。
2. 展会报价：每年的展会，既是工厂介绍新品的舞台，也是客户采购四处比价杀价的屠场，看到中意的产品，会死盯上去杀价，业务员拿着价目表报出第一轮价格之后，不管报什么价，客户都会毫不犹豫的说：太贵了，最低多少？这是套路，业务员只要有一丝的犹豫，客户就会紧紧逼问，很多业务员这时会问你要买多少啊？我再问问老板？输了。——旁白：业务员出发前就必须明确知道如何报价，要明白客户一双肉眼既看不到内部结构零件，也看不出材料成分，更看不到性能质量，自然也核算不出你的产品价格，所以价格只有你知道，报价要坚定，要理解客户虽然现阶段只问价格，可是在后面的生产质量／标准认证／验货／交货／零售的各个环节，并不会对质量和服务的要求有丝毫的降低，你将有无数个机会被扣款，所以什么是正确的最低报价？
3. 跟老板砍价：接近成交的时候，客户会要求跟老板见面，意思就是再砍一轮价，顶住才行。如果客户不谈价格但跟老板要求提前交期，不要以为这是小事而随意拍胸脯答应，请看完后面的所有注意事项再审视交期问题。
4. 正式的报价单：经过几轮乱砍，最后一定要做出详细的正式报价单，要把各种细节详细列明，比如价格和数量的关系，MOQ，性能和关键零件要求，包装细节，盒内的保护材料，甚至彩盒用的是几层的纸板，外包装细节，是否塑封，有无绑带，印刷要求，纸张的克重等等，在汇率和原材料波动厉害的季节，也要标注出汇率和原材料波动界限，做出止损计划。报价中的任何一点疏忽都会变成后面的成本上升。
5. 样品提供：客人搜集样品，不一定是为了买你的产品，甚至可能会转手把你的产品交给你的竞争对手。所以永远不要提供免费样品，样品计价收费不是因为小气，而是为了提高客人拿到样品的门槛（时间，费用和管理流程），样品费用可以在他当季的订单里扣除。样品的寄送要用客户的快递账户，这样客户公司就会有样品订购费用以及快递记录，不容易造成样品轻易外流。样品的准备要认真，包装防护细致。如果客户发现你的样品有问题，还继续追在你后面要求改进并急着下订单，并且他还参观过你的工厂，工厂管理一般般，可他还是选你，那么拿到订单的时候，你必须要知道害怕，要清醒的意识到接下来不小心可就要亏钱了，订单越大，亏钱的可能性越高。
B：订单和合同确认阶段：
1. 订单和合同的确认：客户下单了！价格砍杀到底之后，客户又突然抛出一大堆英文合同条款，包括提供符合某标准的测试认证文件，产前检查，验厂，验货要求，验货日期申请，变更方法，验货步骤，返工要求，不合格重验的费用承担，验货合格的放行步骤，订舱要求，晚交期罚款，到货后销售期间如果出现问题的处理。面对密密麻麻的英文条款，不要害怕退缩，首先要坚信客户给的合同也是可以修改的，合同应该也必须是经过双方坦诚磋商共同决定的，对于你承受不了的条款，请挥笔删除！删不了的，请修改，一条一条找出应对办法。当然为了应付复杂合同的阅读和修改而带来的人工和管理费用也必须列入此客户的订单管理费用，并要对客户明确指出这一点。
2. 关于标准：符合某标准的测试合格认证文件提供，这个是基本功，但是很多业务员并没有提前准备好，你需要提前准备两套文件，一是完整的全套文件包，从第一次申请标准认证合格的历史文件，以及历次更新的文件，一直到最后更新的文件，打成文件包，二是最后一次更新的文件，客人一旦确认订单，可以马上发出去，如果你的产品在签订合同之前还没有拿到认证报告，或者有报告但是你没有理顺打包，（太大的文件不要用邮件附件来发，用wetransfer，dropbox都可以，否则客户收不到，搞上几个来回只能耽误时间，）后果都将是客户的后续工作（比如产前样品检验以及说明书印刷文件提供等等）就会跟着延期，最后直接导致你的产品交期，晚交期就意味着损失。
C：订单执行阶段：
1. 关于产前样品检验：要根据订单的交期，反推出最晚的收到产前样品检验合格报告的最后截止日期，比如订单的交货期是三月初，备料周期是一个星期，生产周期是两个星期，验货放货周期是一个星期，订舱是一个星期，留出可能返工的时间一个星期，可以粗略算出产前样品检验合格报告的最后日期是合同交期的六个星期之前，不巧这期间还有农历新年的放假时间，还要加上三个星期，变成九个星期，倒推九个星期发现是阳历新年，客户有两个星期的圣诞节新年放假，又要加两个星期，那么就是说圣诞节之前为临界点，如果到这个临界点还在为各种问题纠缠不清，拿不到产前样品检验的合格报告，你就立刻面临晚交货扣款风险，所以请在合同上注明，如果在临界点之前不能拿到产前样品检验合格报告，工厂要有权根据情况选择结束订单，不再继续供货。关于产前样品的检验，可能需要提供多个样品，是否收费事儿小，但是产生的费用绝对要计入订单管理费用中，做为产品报价的依据。（那些交货期是订单确认后45/60天的工厂，你们的生产管理也太特么厉害了。）
2. 验厂的时间和费用：同上，要清楚的制定验厂合格的临界点，要在合同上注明，如果在临界点之前不能拿到验厂合格报告，工厂可以选择结束订单，不再继续供货。核算验厂给工厂带来的管理人工开支，要列入订单管理费，做为产品报价的依据。
3. 验货日期申请，变更方法，验货步骤，返工要求，不合格重验的费用承担，验货合格的放行步骤：验货绝不是生产完成后，马上就有人来验货放行的，这个周期可能比你预想的长很多。比如客户可能会要求你提前五个工作日预定验货员，少于五个工作日不保证一定能约到，变更日期至少提前24小时，否则扣一次验货费用，验货的当天不一定能完成（取决于产品数量等等），验货完成的当天通常难以提供验货报告，验货报告提供给客户之后，需要审核的时间，如果遇到周五周末节假日，客户这边没人看，看完报告如果有疑问需要澄清，那就不一定需要几天时间了，所以合同里要明确界定这些环节的时间，要让客户能有所配合，尽可能符合工厂的管理实际，比如提前几天预定验货员，而不是几个工作日，也就是说包括周六周日节假日，变更日期宽限到前一天而不是24小时，验货的当天一定要给出验货报告，验货报告发给客人后，客人要有能力安排人员立刻审核，包括在周六周日节假日里，如果交期对客户非常重要，像客户描述的那样，工厂的晚交期会给他带来数倍于工厂扣款的损失，那么客户安排自己的员工周末节假日加班配合，应该是非常合算的，对不对？如果验货报告不合格，需要返工，那么可以返工后只提供照片不再现场验货么？什么情况必须二次现场验货？费用，三百还是四百还是八百美元？（与货物数量有关，请小心计算）合同里明确的写好了么？讨价还价了么？这笔费用计入订单管理成本了么？
4. 验货合格的放行步骤，订舱要求：通常负责验货合格放行的是客户技术部门，订舱的则是客户进口部门，货运公司通常是客户指定的代理，这时候问题就来了，实际运作中不是你拿到技术部门的验货合格放行通知就能立刻定到仓位和集装箱，而是取决于客户的货运公司是否需要拿到客户的进口部门的订舱确认以及是否有仓位，甚至是否有卡车等等，尤其是在季节性发货的高峰时期，可能两个星期以内的船都已经满仓订不到位，订到仓位又找不到卡车，直接导致晚交货几个星期，曾经有工厂的小姑娘半夜里还在办公室里拉着哭腔给我打电话求我帮忙，说今晚如果定不到柜主管就不许她回家睡觉，所以请不要把晚交货条款和装船日期捆绑，要跟客户指出，这一部分取决于客户自己的运作，工厂可以保证的交货日期只能是验货合格放行的那一天。如果一旦发现结果可能超出信用证有效期，绝对要坚持让客户修改信用证。（简单来讲：提单日期要早于最晚装运日期，最晚装运日期要早于信用证有效期15天，或21天，要看信用证条款。交单须在装船日后15天内完成，交单日期必须早于信用证有效期。）
5. 装箱拍照：必须的，装箱之后立刻发给客人，否则他收到集装箱如果投诉货品短缺，你怎么办？
D：应该跟客户提哪些合理要求：
上边说的只是客户对你提的要求，可是你应该跟客户提哪些要求呢？客户提供的标准合同里当然不会出现，需要你自己要求加到合同里去，让我们来看看。
1. 标明信用证的最终开证日期，因为那才是订单最后落实的日期，最先开出的只是草稿，草稿随时可以取消，所以不能看作订单的落实，收到草稿后请立即逐条审核，修改后返回要求正式开证，正式开证日期决定工厂内部的生产计划的落实，如果一拖再拖，势必影响工厂生产排期。
2. 客户提供的印刷材料（各种说明书，彩盒包装等）的最后交期：这个关系到你的备货时间，所以请用倒推法提前确立最后截止日期，标注在合同里，如果超出这个日期，必须由客户对晚交期负责，订单执行过程中，要有专人死盯，收到材料后立刻检查，有问题马上指出，不要造成后面扯皮。
3. 回收货款的财务费用：如果是信用证付款，可以在签订合同之前，让客户给出付款行的信用证费用，特别是转让信用证，即便在各种符点的情况下，这笔费用也可能是300美元甚至高达700美金，如果客户积极跟他的银行提前协商，是可以把费用压缩到最低的（150美金？？），所以请提前明确约定，如果超出怎么处理？退一万步，至少你要把它计入管理成本吧。如果是OA，就要加上出口信用保险的费用。
4. 在整个操作过程中，避免跟客户达成任何口头协议，该改信用证一定要改，比如客户要求你临时按他的想法在产品上做一个改动，你好心答应配合他，结果又要打新样，又要寄样品确认，最后明摆着交期要晚，客户产品经理说你放心，我知道这些都是由我造成的，晚了交期我不会扣你的钱，别逼我去改证，改证又耽误时间还要花钱，你相信他没再坚持要他改证，结果等货款结算完了，发现还是被扣将近五千美金，好了，你一下成国际访民了，找产品经理，产品经理出差了，找进口经理，进口经理说你们交期晚了，谁说的不扣钱，好了，你去求吧，偶然逮到老板当面谈，老板眨巴着无辜的大眼睛，说你放心，我回去一定查。然后呢？？所以，请不要把主动权交出去。
5. 合同中必须有客户方各方面负责人的可靠联络方式，包括办公室电话和手机号码（节假日可以找到能够做决定和解决问题的人），关键点靠邮件是不可控的，必须有可以立刻找到人的联络方式，既然晚交货扣钱是毫不留情的，那至少在需要解决问题的时候要能找到人吧。
E：付款等零碎：
1. 付款赎单的提单的处理：不论是L/C还是CAD，只要是需要付款才可以赎单的情况，就不可提供扫描件，客户可能会告诉你，他急需提单的扫描件，为了给货物办理保险，切记：万万不可提供原件的彩色扫描件，要先复印，再在复印件上加注大大的“non-negotiable”字样，否则有些客户的不良货代，会用你的清晰扫描件提货，虽然这是法律上不允许的，但实际运作中，屡见不鲜。
2. 到港付款：这个完全靠客户信誉了，我曾经接到国内朋友电话，说有十几个集装箱在港口到岸多日，客户既不付款也不提货，问我可不可以帮忙去那家公司看看，一是看看什么情况，二是请他们高抬贵手。作为一个公司老板，男子汉大丈夫，千里乱求医的求到我一个不相干的外公司职员头上，那份委屈和艰难，可是又能怎样呢？终究是你自己把绳索一头套在自己脖子上，一头交到别人手上，事到如今，也只能由人摆布了。那么下一次，你提前做好撤离计划么？这种订单可以让你的货运公司来承运么？如果超期不付款不提货，你可以随时下令让他们给你把货物运回来么？毕竟运往中国的集装箱费用很低。
F：罚款，国外返工和召回：
1. 货物晚交期的最高罚款：务必只接受你可以承受的起的最高限额。客户会告诉你，你的晚交期给他带来的各种损失要几倍于对你的罚款，我们不妨认为这是真的，那么请解释继续交货对双方的意义何在，签订这样的合同，意义何在。（我一向认为，辛勤工作可以，但被当作奴工一样的处罚，处罚程度超过成本界限，不可以接受。允许我这里引用一下意大利民法典1384条款：主债务已被部分履行或者违约金的数额明显过大的，法官可以权衡债权人因履行所获利益而公平地减少违约金。——不过与其事后求情，不如事前把合同修改至合理的程度。）
2. 在进口国到港验货，当地的返工或召回费用：任何产品，都是可能出问题的，与其企望侥幸自己的产品不会出任何问题，一旦出问题即任人宰割，不如提前做出对策，把损失控制在可以接受的范围内。所以，请在合同里标出如果出现什么等级的问题，如何应对，如果到货之后发现可解决的小问题，比如纸盒开胶，那么现场返工的人工费用是多少欧元一小时，如果提前在合同里商讨标注，估计可以讨价还价到10欧元，最高15欧元，如果合同里没有，那么出事之后对方坐地起价，给你开出几十欧元一小时的人工费用也是可能的。如果预期返工费用超过工厂可以接受的最大限额（多少？），客户是否接受把货物运返中国工厂进行返工？如果货物已经进入零售流通渠道，发现严重产品问题需要召回，那么召回的费用由谁负责，如果由工厂负责，那么工厂可否已经购买出口产品召回保险？或者是否可以由客户在所在国投保，费用与工厂分摊？只要你知道明确的费用，这些都可以计入销售成本，在报价中体现出来，否则这个订单就变成了跟概率的赌博，既然有概率，事情就早晚一定会发生，意外情况只要摊上一次，就可能是工厂的灭顶之灾。
G：新产品联合开发和设计合作：
1. 新产品开发：工厂往往把客户的话当作真理来听，一听客户说，某个产品好卖，就一头扑进去，研发开模扑腾个不亦乐乎，做了半天发现各种问题，如果不能按期拿出来，客户可以撤单改主意了，工厂可被晾在沙滩上了，或者做好了才发现原来产品没有想像的好卖，这个难道不是必然的么，你的那个客户当初做了市场调研产品成本可行性论证了么？没有，他的出发点很简单那就是不花钱给自己捡个新产品，或者他习惯性爱抖机灵，随便那么一说，既没有技术支持也没有市场数据，更恶劣的甚至把别人的专利产品偷偷拿到你这里，让你开发，做好了才知道原来是个侵权产品。开发新产品，还是要靠自己扎扎实实做工作，请个靠谱负责的设计公司，按照你的要求来，一步步做扎实，自己开发的新产品一定要做亲自好专利保护，不要让别人拿你的产品去注册专利，（那谁的在以色列卖的好的产品，是不是有人惦记着你呢？）这种事随着中国创造的增加，以后也会越来越多，记住千万不要走捷径，捷径都是有代价的，不要听信什么替你出专利费的说法，你都投了一百万了，最后要为了省几块钱专利费把自己的投资交到别人手里么？
2. 联合设计开发：新产品开发的绝大部分费用是模具费用，如果客人愿意承担或者至少跟你分摊模具费用，这当然是联合开发，理应拿到某市场或全部市场的专销权，如果客人说模具费用工厂承担，我出一小部分设计费用，这还是联合开发么？俗话说，贪小便宜吃大亏，如果有人说我参与一小部分设计费用，但是却要拿走你的专利权和某部分市场专销权，你自己评估一下，这生意到底是双赢呢还是单方面亏损呢？如果他有一天不想再跟你合作，把他注册专利的产品拿到别人工厂生产，甚至自己生产，你是不是欲哭无泪呢？设计费怎么算跟模具投资相比都是小头，工厂最好还是自己出设计费，专利归自己，市场可以规划出让，事事清爽，不要让一个随时可能翻脸的客户扼住你的咽喉。
回到遇见客户的最初一刻：要了解一个客户，请多做功课，一是看看他的盈利模式，公司是否健康盈利，能够拿着供货商产品创造出较大盈利空间的公司，通常会善待他的供货商，因为那是他盈利的基础，二是检查他的付款信用，向出口信用保险公司咨询客户的信用情况，还要问问客户过去的供货商都有哪些，去听听曾经跟他合作过的公司的评价。然后做出正确的报价和规划，如果报价可以涵盖你所有的费用和风险，何乐而不为呢？顺便还可以锻炼你的队伍的严谨细致和耐力，很好。