前几天，有个客户发来一款产品，问我以前的采购价是多少。
我打开了所有的PI文件，又翻了很久聊天记录，从一个文件夹翻到另一个文件夹，从一个聊天窗口翻到另一个聊天窗口。
忙活了半个多小时，硬是没查出来他是什么时候采购的，采购价格又是多少。
那一刻真的有点上火。
心想，干脆重新给他报个价算了。
可转念一想，客户既然主动问以前的采购价，大概率是有采购意向的。既然这样，最好还是把以前的价格找出来。
于是，我又回到聊天界面，换了一个关键词重新搜索。
没想到，一下子就找到了。
那一刻，我没有因为找到记录而开心，反而有点懊恼。
因为我突然意识到：
我本来可以在几分钟内完成的事情，硬生生折腾了半个多小时。
而这种事情，我已经干过无数次了。
客户问以前买过的产品，我去翻聊天记录。
客户问以前的采购价格，我去找PI。
客户再次下单，我重新确认以前的包装要求。
客户要发货，我又去翻聊天记录，确认唛头、装箱要求、特殊要求。
有时候一个客户同时询价十几个、二十几个产品，我甚至要把以前的订单、聊天记录、报价单、采购单一个个扒出来。
如果项目稍微复杂一点，做一份报价单，花两三个小时并不稀奇。
其实这些事情，我早就知道应该整理。
我早就想过，应该把客户买过的产品、采购价格、采购时间整理成一个表格。
也早就想过，应该把每个客户的特殊要求、包装要求、唛头要求、发货要求，甚至付款习惯，都整理成一个客户档案。
可是一直没做。
因为懒。
总觉得现在手上的事情更重要，表格这种东西什么时候有空了再整理。
结果就是：
每一次真正需要的时候，我都没有时间整理；只能临时抱佛脚。
现在回头看，我觉得我不是懒。
我是真的有点蠢。
因为我一次又一次地允许自己，把大量时间浪费在同一件事情上。
上周，我终于让豆包帮我设计了一个客户跟踪表。
说出来不怕丢脸。
我干外贸十几年了，从来没有认真把客户录入过客户管理表。
以前我一直觉得，这种表没什么用。
我有业绩表。
哪个客户什么时候下过单，买了什么产品，大概多少金额，我心里基本都有数。
而且做了这么多年外贸，很多客户合作时间很长，我甚至觉得，根本不需要什么表格。
客户的情况，我记得住。
客户的要求，我也记得住。
以前确实如此。
可不知道是年纪大了，还是这些年事情越来越多，我现在越来越明显地感觉到：
人的记忆，真的靠不住。
尤其是客户一多，订单一多，事情一杂，脑子里装的东西越来越多。
我现在已经记不住每一个客户的具体要求。
特别是发货的时候，最明显。
每次发货，我总要到处找聊天记录。
确认客户的唛头。
确认包装要求。
确认是否需要贴标签。
确认客户有没有特殊的装箱要求。
确认货代什么时候进仓。
有时候为了一个细节，我还要再三打电话给货代确认。
这些事情看起来都不大。
没有哪一件值得专门拿出来说。
可是所有这些“小事”加起来，就是一个外贸人每天大量的工作。
而且最让人疲惫的，并不是事情本身有多难。
而是你明明做过一次，却还要再做一次。
甚至第三次、第四次。
我突然想起很多年前，一个外贸前辈跟我说过一句话。
他说：
“我这个人很懒，所以我特别喜欢总结。”
当时听完，我觉得这人还挺有意思。
后来做外贸的时间越久，我越觉得他说得特别有道理。
他说，做过的事情，绝对不允许自己再浪费时间做第二遍。
合作过的客户，要整理好。
合作流程，要写清楚。
客户的特殊要求，要记录下来。
经常使用的资料，要提前整理好。
需要用到的文件，要分类打包。
甚至一些容易出错的事情，他都会提前做成清单。
下一次再遇到类似情况，不需要重新思考，不需要重新搜索，也不需要重新踩一遍坑。
直接按照以前整理好的东西做就可以了。
他嘴里说自己懒。
可我现在越来越觉得，他一点也不懒。
恰恰相反，他是一个非常勤快，也非常聪明的人。
只是他的勤快，不是把自己埋在琐碎的事情里。
而是愿意花时间，把琐碎的事情整理掉。
他真正想偷懒的，是未来的自己。
所以他愿意今天多做一点，把明天的麻烦减少一点。
愿意花一个小时整理资料，是为了以后少花十个小时找资料。
愿意花半天把流程写清楚，是为了以后每次遇到类似事情，都不用重新从头开始。
这才是真正的效率。
而我恰恰相反。
我经常在重复劳动。
今天翻聊天记录，明天继续翻。
今天找一个价格，过几个月还要重新找。
客户发货，我重新确认一次。
下一次发货，又重新确认一次。
有时候甚至明明记得自己以前整理过某个东西，却怎么都找不到，只能重新做一份。
我总觉得：
“现在事情不多，先忙眼前的。”
“这个以后有空再整理。”
“这个就记在脑子里吧。”
于是，一拖再拖。
直到事情真正来了，才发现没有准备。
然后开始手忙脚乱。
一边翻记录，一边回忆，一边问同事，一边打电话确认。
忙完之后，又觉得特别累。
可这种累，很多时候并不是因为工作量太大。
而是因为低效。
一个人真正疲惫的时候，不一定是做了很多有价值的事情。
很多时候，是一天忙忙碌碌，却发现自己一直在重复昨天做过的事情。
这种感觉特别让人沮丧。
以前我总觉得，做外贸做到一定程度，靠的是经验。
现在我反而觉得：
经验如果只存在脑子里，其实是一种很不稳定的资产。
真正有价值的经验，应该慢慢沉淀下来。
变成客户资料。
变成产品数据库。
变成报价记录。
变成供应商档案。
变成标准流程。
变成检查清单。
变成一套哪怕换一个人，也能照着执行的东西。
否则，十几年的外贸经验，可能最后只剩下：
“我记得好像以前做过。”
“这个客户以前好像有个要求。”
“这个产品以前好像是这个价格。”
“我去翻一下聊天记录。”
如果十几年过去，我还是要靠翻聊天记录寻找十几年前的信息，那么所谓的“经验丰富”，到底体现在哪里？
想到这里，我甚至有点惭愧。
我做外贸这么多年，真正积累下来的订单、客户、供应商、产品、踩过的坑，其实非常多。
可是我没有把它们很好地留下来。
它们散落在聊天记录里，散落在电脑文件夹里，散落在PI里，散落在我的脑子里。
需要的时候，再一点一点把它们捞出来。
这其实是一种非常低级的管理方式。
所以，今年我想认真做好两个表。
第一张表：
客户产品采购记录表。
客户买过什么，什么时候买的，当时采购价格多少，数量多少，包装是什么，后来有没有调整过价格。
把过去那些散落在不同地方的信息，慢慢集中起来。
第二张表：
客户画像表。
客户来自哪里，主营什么，主要采购哪些产品，付款习惯是什么，包装有什么要求，唛头怎么做，发货有什么特殊要求，哪些事情需要特别注意。
甚至包括这个客户喜欢什么样的沟通方式，谈价格的时候有什么特点，合作过程中有哪些容易踩坑的地方。
以后再遇到这个客户，我希望自己只需要打开表格。
不用翻几十页聊天记录。
不用在电脑里搜索半天。
不用临时回忆。
不用打电话反复确认。
打开表格，我就知道这个客户是谁，他买过什么，他有什么要求，我下一步应该做什么。
这才应该是一个做了十几年外贸的人，真正应该拥有的东西。
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