视频会议流程演示：

第一阶段：会前准备（会议前1-2天）

01确认会议基本信息

• 查明客户时区，换算成北京时间后预约
• 确认参会人姓名、职位、邮箱
• 准备会议议程（Agenda），提前邮件发给客户确认会议具体时间

02技术资料准备

• 产品PPT：需要讨论的产品事项 + 每个方案介绍 + 选型方案
• 准备好与讨论相关的效果图，尺寸图等
• 报价单（区分不同尺寸/功率/色温的单价和MOQ）
• 认证文件：CE、RoHS、TUV等

03设备调试

• 测试摄像头、麦克风、网络
• 背景整洁，穿正装
• 准备好屏幕共享和翻译辅助工具

第二阶段：会议开场（前5分钟）

Step 1：互相介绍

"I'm [你的名字] from [公司名]. This is my colleague [同事名]. Nice to meet you!"

→ 简单寒暄，确认对方能听到看到

Step 2：确认议程

"Today we'd like to cover three main topics:

1. Lighting requirements details
2. Our product recommendations options details
3. Pricing and next steps

Step 3：了解客户背景

• Could you tell us a bit about your project?
• What type of space is this? Office / Retail / Warehouse?
• What's the ceiling height and do you have a suspended ceiling?

第三阶段：需求沟通与技术讨论（15-25分钟）

Step 4：确认产品参数（这步最关键）Confirm the product parameters (this step is the most crucial)

- 尺寸，直径或高度 Size, diameter or height

Step 5：推荐选型方案 Recommended selection

• 方案1，方案2，方案3...
• 每项方案优缺

Step 6：讨论安装和做法

• 加背板加固的方法
• 如何更方便安装
• 其他提醒

Step 7：确认参数

• 色温：3000K/4000K/5500K，偏差≤100K
• 显指：Ra≥90
• 功率：按实际产品尺寸，最合理的W数
• 光照角度：宽角（60°）做基础照明，窄角（24°）做重点照明

第四阶段：报价与商务条款（10-15分钟）

Step 8：呈现报价

• 分尺寸/功率列明单价
• 说明MOQ和批量折扣（如5000件以上1.5%折扣）
• 明确付款方式：T/T 30% deposit, 70% before shipment
• 交货期：常规30-45天，加急可协商

Step 9：讨论样品政策

"We can send you 1-2 samples for testing before bulk order.

The sample cost is [金额], which will be refunded with your first order."

Step 10：处理异议

• 客户嫌价格高 → 强调品质认证 + 长期合作折扣
• 客户担心交期 → 确认库存情况，给出明确时间表
• 客户犹豫 → 建议先下样品单试测

第五阶段：会议收尾（最后5分钟）

Step 11：总结共识

"Let me summarize what we've agreed today:

1. You'll choose [尺寸]筒灯, [功率]W, [色温]K
2. We'll send samples by [日期]
3. The quotation is valid until [日期]

Step 12：确认下一步

"I'll send you the minutes and quotation by email today.

Please review and let us know if you have any questions.

We can schedule a follow-up call next week if needed."

Step 13：礼貌结束

"Thank you so much for your time today. Look forward to our cooperation. Have a great day!"

第六阶段：会后跟进（当天-次日）

01发送会议纪要邮件（Meeting Minutes）

- 参会人员、讨论要点、达成的共识、待办事项

02附上报价单和产品资料

03如果会上承诺了样品，当天安排或紧急安排样品生产计划单，样品寄出并通知客户快递单号

04约定下次跟进时间，3天内主动确认客户是否收到样品或快递状态

有的会议可能要分两次或者多次视频会议。核心是会前准备要足，会上按议程走不跑题，会后当天发纪要和报价，视频会议能很好的促进客户下单频率及下单速度。