材料采购管理制度​

材料采购管理制度

一、材料采购制度

1、材料采购要有计划的采购，实行先报批后采购制度。

（1)施工单位工程用料必须给工程部（用料部门）出具用料申请单（不能口头申请），填写所用材料规格、数量要明确，并注明收料人姓名及联系方式。

（2)工程部（用料部门）收到施工单位的“用料申请单”，工程师要认真按工程进度和工程量进行计算审核实际使用数量，并填写“材料采购申请单”，该申请单中要注明施工单位申请数量和工程部审核后数量。申请单要由工程师填写，工程部经理、投控部经理、总工程师审核签字。项目部由项目部工程师提计划，经项目经理、投资控制部审核后转采购部。

（3)材料采购需两人以上进行实地的考察（价格与质量），并列出市场询价表，须工程、投控、采购部认可签字后，报财务部门用于结算。（市场价格如有变动也需出具市场询价表）

（4)大宗材料采购由材料评审委员会对投标单位和资料进行评审，并形成书面意见。

（5)报总经理签批。

（6)由采购部门安排采购。采购人员原则按：

① 当日报三日内采购完毕。

②以前的申请单未采购，后报送的申请单不采购。

③杜绝压单现象。

④没有采购申请的材料不予采购，如因没有采购申请或采购计划签批手续不全而实施采购的，对采购员按采购物资价款的5%予以罚款；如因此项采购业务给公司造成损失的，其损失额由采购人员自行承担。

⑤对于工程常用材料，由市场调查人员每半年提供一次询价记录或市场调查报告，对已经签定合同的材料，因特殊原因有价格波动的，采购人员应当写明原因后经采购经理和项目经理签字认可后报财务部结算核查。

2、坚持工程部（用料部门）和采购部门共同采购制度。

工程部（用料部门）对材料质量、数量及合格证明、技术资料等负责，采购部门对材料数量、单价、总价款和付款方式负责。

3、严把材料质量关，坚持质量第一的原则。

（1)采购时，要先看质量，后看价格。同等质量，要对价格进行比较，对大宗材料工程部（用料部门）和采购部门要对市场进行考察，提出书面采购方案，报总经理批准后采购。

（2)采购时，工程部（用料部门）要检验材料的厂标、厂址、厂名、合格证明及技术资料等，并将完整的资料索要回公司存档。

（3)工程部（用料部门）人员对所采购的材料要从质量上、数量上认真查验并负责，不合格的材料不采购。

（4)采购部门对材料数量、单价、总价款要计算准确并负责，需要见磅的材料，应到公司指定处进行见磅或复磅。

（5)采购的特殊品种，经办人员要将实物拿回公司，由工程部门、总工程师确定签字后方可批量采购。

4、按时办理验收入库手续制度。

（1)材料一经采购，采购人员必须立即将采购的材料品种、规格、数量、运输车辆车号及何时到达通知工程部门（用料部门）经理安排接货、验收、卸车，若在通知的时限内没有接到货物或规格、品种、数量有误，工程部（用料部门）经理必须立即通知采购人员，以便及时处理。特殊或易丢材料采购人员应随车压货进厂。

（2)材料购进后，必须实行先入库、后出库制度。

（3)经办人员将材料购进后，立即将材料、结算凭证、结算清单交材料会计（保管员）办理入库手续。材料会计（保管员）要对照结算凭证、结算清单盘点核对，盘点无误后开出一式四联的“材料入库单”。

（4)甲供材料入厂后，次日由施工方安排专人至工地财务办理收料手续。

5、坚持及时结算制度。

经办人员要在3日内将手续完备的结算凭证、结算清单、材料入库单等交给财务部，财务部审验无误后报总经理批签。

6、建立材料采购登记台账。

要求责任部门指定责任人，对所采购物资建立采购台账，具体规定如下：

采购部门对所有供应计划单按编号，采购员对依据计划所采购的物资，一次性采购或分次采购的要有所注明，并转台账登记责任人处保管。台账登记责任人要按具体采购情况登记台账，台账要注明本次采购所依据计划单号、购货时间、供货单位、物资品名、规格、计划采购量、实际采购量、分次采购的要标明本次采购后累计采购量，以备核查。

7实行对实际采购数量经常核对制

（1)采购人员同财务人员、材料会计同财务人员每月对各施工单位用料核对一次。

（2)材料会计同施工单位材料员每月核对一次。如有问题及时查找解决。

8、实行“工程材料实际用量”同“按工程进度和工程量计算确定的用量”对比分析制度。

工程部要安排工程师每月对施工单位的工程实际使用材料数量同按工程进度和工程量计算确定的用量数进行比较分析，并书面报告总经理。

二、材料采购工作程序

1、施工单位报“用料申请单”给工程部（用料部门）。

2、工程部（用料部门）报“材料采购申请单”，给采购部门。

（1)分管的工程师填写“材料采购申请单”，工程师按工程进度和工程量计算确定实际用料填写“材料采购申请单（一式五联）”并签名，该申请单中要注有工程部申请用量和施工单位申请用量。

（2)工程部经理、总工程师审核“材料采购申请单”，无误后签字。

（3)报总经理审批。

3、安排采购。

（1)工程部（用料部门）和采购人员共同考察市场，包括质量、询价。实际采购时，工程部（用料部门）人员要将完整的资料索要回公司存档，采购人员要对总价款负责。

（2)采购人员原则按：

①当日报三日内采购完毕。

②以前的申请单未采购，后报送的申请单不采购。

4、安排运货、送货。

材料一经购买，采购人员立即将采购的材料品种、规格、数量、运输车辆车号及何时到达工地，通知工程部（用料部门）经理安排接货、验收、卸货。在通知的时限内未接到货物或品种、规格、数量有误，工程部（用料部门）经理必须立即通知采购人员，以便于及时处理。

5、材料入库。

材料会计（保管员）接到材料后立即办理入库手续，实物同账单数量相符后，材料会计（保管员）出具“材料入库单”。

6、及时结算。

经办人取得供货单位开具的发票、保管员开具的材料入库单、会计人员开具的内部结算单、市场询价表及签批手续齐全的付款申请表（须经采购员、材料核算员、项目部经理、会计、总经理、财务部经理签批），一并交财务部结算款项。项目部结算由财务部门办理。⑴供货单位直接至财务出纳会计办理；⑵由财务材料核算员进行现款支付。

7、账账核对。

（1)采购人员同财务人员、材料会计同财务人员每月核对一次账目。

（2)材料会计同施工单位材料员每月核对一次账目。

8、工程实际用材料对比分析。

工程部要安排工程师每月对施工单位的工程实际使用材料数量同按工程进度和工程量计算确定的用量数进行比较分析，并书面报告总经理。

备用品库房管理制度

为加强备用品库房的管理,特制订本制度。

一、备用品管理

1、物资入库

（1)物资入库   保管员应根据移交单位移交物品清单上注明的物资品种、规格、数量，对照实物认真查验，无误后，填制一式三联入库单，办理有关入库手续。备用品库房所开具的入库单必须有办公室主任、经办人、保管员签名。

（2)物资入库后，库房保管员应按入库物资的品名、用途等分类存放。

2、物资出库

保管员必须依据手续完备的单证办理发货

（1)库存物资对外销售的

（2)由财务开出销货清单，由提货人持手续完备的销货清单保管联转库房办理提货。

（3)该销货清单必须加盖财务专章，并经制单人、提货人、保管员签字。

（4)库存物资顶货的

（5)由财务开具“提货清单”，保管员依据手续完备的提货清单保管联办理发货

（6)该提货清单必须加盖财务专章，并由经办人、保管员签字。

（7)其他领用出库

（8)由管理公司办公室开具出库单，保管员依据手续齐全的出库单办理发货。

（9)该出库单必须有公司总经理、办公室主任、经办人、库房保管员签名。

（10)经办人因急需领用来不及办理出库单的，需先电话请示相关管理人员，保管员得到相关人员的通知后，按有经办人签字的“物资借用单”办理出库。经办人必须在一周内将签批手续齐全的出库单据送返保管员处，保管员用以登记账簿，保存备查。

（11)库存物资清理、报损等事宜的办理，统一由办公室负责。

（12)保管员提出待清理报废、报损的物资明细单报办公室，由办公室主任组织核对确认并报总经理签批，保管员依据总经理及办公室主任签批的报废清单办理出库。

（13)各部门需借用库房物资、借阅库存资料的，经办人可持手续完备的借条予以办理。该借条需经公司总经理、办公室主任、经办人签名。

3、库房检查

（1）管理公司对备用品库进行定期盘点，每季开展一次清查盘点，包括出入库单据的审批手续是否齐全、账簿记录是否准确、库存物资是否账实相符，安全完整。

（2）出库单未经库房主管领导签批，属保管员擅自做主出库的由保管员负责赔偿；经办人借领后，过期未办理签批手续的，由经办人负责赔偿。

二、保管员职责

1、负责保管备用品库房各类物资，并按备用品用途、品种、使用情况建立保管账，根据出、入库单及时登记备用品明细账

2、保证所管物品存放整齐、整洁、安全完整，搞好“防水”、“防火”、“防盗”、“防霉”工作。

3、为明确责任，仓库钥匙只能由保管员拥有并妥善保管。如遗失应立即报告领导及时处理。

4、严格按规定手续办理备用品的出、入库。

5、每月进行一次盘点，确保库存物资账实相符。如有盘盈、盘亏、毁损等情况需及时做出说明。

6、出、入库单存根联须保存完整，以备核查。

三、备用品库房货物出入程序

备用品库货物分两类，一类财务账簿记录的，由财务建账记录；二类其他部分，由办公室建账记录。

1、货物入库：

(1)货物入库都要由仓库保管员按实际收到的数量填制一式四联的入库单

签字：入库单须经办人、保管员、办公室主任签名

(2)入库单传递

一联送货方；二联转财务或办公室（凭此单结算、记账）;三联保管联（保管凭此单记账）；四联存根（入库物资备查单）

2、货物出库

保管员必须根据手续齐全的单证发货

（1）财务账记录的货物

①对外销售部分

A.由财务人员按规定价格（低于规定价格的须部经理签批）填制一式四联销货清单（存根、保管、财务、提货各一联），办理结算并加盖财务专单。

签字：提货人、制单人、保管员

B.提货人持手续完备的保管联办理提货。

C.销货清单传递：存根（留存）、财务（财务记账）、提货联（提货方）、保管（凭此单记账）

②内部工程用材料部分

A.财务人员填制一式六联销货清单（存根、保管、财务、材料会计、客户、随货同行各一联）

签字：提货人、制单人、保管员

B.提货人持手续完备的保管联办理提货。

③顶货部分

A.嘉隆

执行第“二、（一）、1”规定程序

B.房地产

房地产财务人员出具“提货清单”（格式附后）一式三份并加盖财务专章，提货清单签名手续必须齐全，一联存根（经办人签字），二联财务（由提货人、经办人签字），三联保管（经办人、提货人签字）。

单据传递：存根联 经办部门留存

财务联  由提货人用以办理提货、签字手续后转交房地产财务。

保管联  保管员发货签字手续齐全后记账。

结 算：房地产财务凭返回的财务联同宏阳办理结算手续.

④行政使用部分：

财务人员填制“提货清单”（格式附后）一式三份，提货清单签名手续必须齐全，一联存根（制单人、经办人签字），二联财务（由总经理、办公室主任、提货人、保管员签字），三联保管（总经理、办公室主任、提货人签字）

单据传递：存根联 经办部门留存

财务联  由经办人将办理完签字手续及提货的单据转交财务部，财务部据以同房地产办理结算。

保管联  保管员发货签字手续齐全后记账。

（2）办公室账记录货物出库

①办公室填制一式三联出库单（存根、保管、领用各一联）

签字：领用人、保管员、办公室主任、总经理

②领用人持手续完备的保管联办理提货。

THE  END

作者：李广友，来源：方正百科。所发内容仅供学习、交流之目的。版权归原作者所有，若涉及版权问题，烦请留言联系或删除。

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