客户资料明明都在CRM里，主管一追问，还是没人说得清：卡在哪一步、谁来跟、什么时候跟。
问题常出在记录本身，里面没有可提醒的下一步。下面这套6字段记录法、3类提醒规则和1张周会检查表，可以直接拿去检查现有客户记录。
SFA是Sales Force Automation的缩写，中文常称销售自动化。它可以承接线索分配、销售任务、商机阶段、跟进提醒和过程记录。但提醒能不能起作用，取决于系统是否拿到了可判断的信息。
先检查跟进记录里的6个字段
一条能继续执行的跟进记录，至少要写清：客户明确反馈、当前商机阶段、尚未确认的问题、下一步动作、负责人、计划完成时间。
“客户有兴趣，已发方案”看似有记录，系统却不知道接下来该提醒什么。可以改成：
客户认可基础方案，采购还要确认数据保存位置；周三前由售前补一页安全说明，销售周四回访采购。
这句话里有客户反馈、待确认问题、负责人和两个时间节点。接手的人不用重新追问，系统也能据此创建后续任务。
提醒规则先从3种情况开始
时间到了，任务没关。 到了计划完成时间，任务仍未关闭，提醒负责人；超过团队设定的跟进间隔仍没有新记录，就进入待检查列表。
商机推进了，关键信息没补。 商机进入方案或报价阶段，却没有下一步日期、关键联系人或待交材料，先标记缺项，再由负责人补齐。
长时间没联系，但有合理原因。 年度预算还没启动、客户正在内部审批、长期项目等待节点，都不宜由系统直接判定为低价值。系统把这些客户集中列出，销售主管决定延期、降级还是继续投入。
落地时不必一次做复杂评分。先上线“没有负责人”和“没有计划日期”两条规则，检查一周，再根据误报和漏报补条件。
AI可以先把散乱记录整理成表
销售记录可能散在会议纪要、邮件摘要、聊天笔记和Excel里。AI适合先统一字段，找出时间冲突、责任人缺失、客户承诺没有对应任务等问题。客户价值、报价承诺和是否停止跟进，仍由销售与主管判断。
这段提示词可以复制到常见AI助手中。例如：
- 豆包：
可以直接粘贴记录；在支持的桌面端入口，也可以共享Word或Excel内容后再提问。
- DeepSeek：
适合把脱敏后的文本记录粘贴进对话，要求它按固定字段整理并指出缺项 - WorkBuddy：
可以把待分析文件放进独立工作目录，先用少量记录测试，再生成检查表或后续文档。
不同版本的附件、联网和企业数据权限可能不同，以实际账号页面和企业配置为准。使用任何在线AI工具前，先删除手机号、私人微信、合同价格等敏感信息，只保留完成检查所需的字段。
可复制提示词：
你是一名销售运营助理。我会在提示词后提供客户跟进记录。请只根据原始记录，按“客户、当前阶段、最近一次有效沟通、客户明确反馈、待解决问题、下一步动作、负责人、计划日期、缺失信息”整理成表格。资料没有写到的内容统一标记为“待确认”，不要自行补充。另列出三类风险：没有下一步日期、客户承诺与内部任务不对应、不同记录互相冲突。每项风险都要引用对应的原始记录，不替销售决定是否放弃客户。
周会直接使用这张检查表
复制下面九项，每个客户填写一份：
客户：
当前阶段：
最后有效沟通：
下一步动作：
负责人：
计划日期：
缺失信息：
风险原因：
人工决定：
例会上先处理没有负责人、没有日期、有承诺却没有任务的记录，再讨论需要业务判断的例外。
今天可以先抽查最近20条跟进记录，只看三项：有没有负责人、有没有下一步、有没有计划日期。缺失最多的那一项，就是团队第一条自动提醒应该盯住的字段。
资料参考：Zoho CRM帮助中心、Microsoft Learn，以及豆包、DeepSeek、WorkBuddy公开产品说明。具体功能以实际版本和账号权限为准。