在实际出口业务中，许多企业选择 EXW（工厂交货）方式，但在办理出口退税时面临严峻挑战：缺少境内物流单证，导致备案单证链条断裂。由于卖方不负责国内运输，无法获取从工厂到港口的运费凭证、拖车单及港杂费发票，致使货物流向无法形成闭环。税务机关据此认定单证备案不全，往往不予退税，仅按免税处理。
新政下的备案单证合规要求
随着 2026 年新增值税法及相关税务公告的实施，税务机关对已办理退税业务的单证检查力度显著加强。备案单证需覆盖出口业务全链条，主要包括购销合同、运输单据、委托报关单据三大类。
出口企业应在申报退（免）税后 15 日内，妥善留存以下单证，并按申报时间顺序制作目录，注明存放方式，确保链条完整可追溯，以备核查：
- 购销合同：包括出口合同、外贸综合服务合同、购货合同等；
- 运输单据：包括海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据，以及出口企业承付的国内运输发票和国际货运代理服务费发票等；
- 委托报关单据：包括委托报关协议及代理报关服务费发票等。
根据新规，备案单证由出口企业自行保管，保存期延长至10 年（原政策为 5 年）。若无法取得上述单证，将不予办理退税。无论是 FOB、CIF 还是 EXW、FCA 等成交方式，均需准备齐全的单证以应对无纸化退税后的真实性核查。
EXW 模式下退税受阻的核心原因
EXW 术语下，卖方风险最小，买方承担自卖方所在地至目的地的全部费用和风险。然而，这种模式导致运输和通关手续主要由买方负责，直接造成卖方在退税申请时出现严重的单证缺失：
1. 无法获取运输单据
提单等核心运输单据由买方掌握，作为退税申请人的卖方难以获取正本或有效影印件。
2. 缺失国内费用发票
国内运输费、码头杂费、报关费等票据均由买方安排并持有，卖方无法取得相关发票。
3. 不符合备案单证要求
依据国家税务总局相关规定，EXW 方式下卖方往往无法满足单证备齐的要求。税务机关审核时发现资料不合规，将直接导致退税被拒。
风险防范与实操建议
鉴于 EXW 出口货物办理退税存在巨大不确定性，且各地税务机关正加大后续检查与专项核查力度，建议出口企业采取以下措施：
- 优化贸易术语：尽量避免以 EXW 方式出口并申报退税，优先选择 FOB 或 CIF 等卖方参与度更高、更易掌控单证的贸易术语。
- 提前沟通政策：如必须使用 EXW，应提前与当地税务机关沟通，明确当地执行细则及所需补充材料。
- 完善合同条款：在合同中与买方明确约定，由卖方协助报关，并要求买方提供运输单据、国内运保费用发票等退税必备资料，同时约定票据抬头的开具方式。
总结：EXW 出口并非绝对不能退税，但由于卖方在物流与通关环节参与度极低，导致单证链条不完整，实操中难度大、风险高。有退税需求的企业应谨慎选择该方式，确保合规运营。