做外贸这几年，我见过太多老板和业务员，产品懂、报价熟、供应链也稳，偏偏卡在一个最基础的地方——英语。不是不会说，而是关键时刻“说不准”。给客户发开发信，主题写“Product quotation”，客户看都不看直接进垃圾箱；视频会议里想表达“这个价格已经到底了”，憋了半天说出“Price is very low”，客户以为你还有空间；谈付款条款时，想说“见提单复印件付款”，结果说成“Pay after goods arrive”，直接把账期拉长一个月。
很多人以为，外贸英语就是“背单词 + 翻译软件”。其实完全不是。
外贸英语的本质，不是考级，而是“用英语做生意”。 你不需要像雅思口语那样流利，也不需要像文学翻译那样优美，但你必须精准、专业、符合商业习惯。一个词用错，客户对你的信任度就会打折；一个术语用对，订单可能就稳了一半。这不是一份简单的单词表，而是一份外贸人实战英语工具包。建议收藏，每次写邮件、开会议前翻一翻，你的专业度会肉眼可见地提升。
一、客户开发与询盘：第一印象，决定了客户要不要理你
很多外贸人发开发信，开头就是“Dear Sir, I am from XX company…”，结尾是“Waiting for your reply”。这种模板十年前或许有用，现在基本等于“已读不回”。
客户每天收几十封开发信，判断要不要理你，只需要 3 秒：你懂不懂行？你是不是来浪费我时间的？
这 16 个词，能帮你快速建立“专业买家”的第一印象：
1. 核心身份与动作
- Prospect
/ˈprɒspekt/ n. 潜在客户
比“customer”更精准，指“有开发潜力的客户”。
例句：We have identified 20 new prospects in the German market.（我们锁定了德国市场 20 个新潜在客户。） - Lead
/liːd/ n. 销售线索
指有初步意向、但还没到下单阶段的客户。
例句：This trade show gave us over 50 qualified leads.（这次展会给了我们 50 多条高质量线索。） - Inquiry / Enquiry
/ɪnˈkwaɪəri/ n. 询盘
外贸最核心的词之一，指客户主动来问产品、价格。
例句：We received a serious inquiry for 500 units yesterday.（昨天我们收到一个 500 台产品的实盘询盘。） - RFQ (Request for Quotation)
询价单
客户正式发出的询价请求，通常要求供应商按固定格式报价。
例句：Please submit your quotation against our RFQ by Friday.（请在本周五前根据我们的询价单提交报价。）
2. 产品与需求匹配
- Catalog
/ˈkætəlɒɡ/ n. 产品目录
不要只发“PDF”，要发“Latest Catalog”。
例句：Attached is our latest catalog for your review.（附上我们最新的产品目录供您查阅。） - Specs (Specifications)
/spesɪfɪˈkeɪʃənz/ n. 规格参数
客户最关心的不是“好”，而是“是否符合我的要求”。
例句：Could you share the full specs of Model X?（能否提供 X 型号的全部规格参数？） - Customization
/ˌkʌstəmaɪˈzeɪʃən/ n. 定制
比“make for you”专业太多，是体现工厂能力的核心词。
例句：We offer full customization on size, color and packaging.（我们支持尺寸、颜色和包装的全方位定制。） - MOQ (Minimum Order Quantity)
最小起订量
谈判高频词，直接说“MOQ”客户秒懂。
例句：Our MOQ is 500 pcs per design. For trial orders, we can accept 300 pcs.（我们单款最小起订量是 500 件，试单可放宽至 300 件。）
3. 开发信与跟进
- Follow-up
/ˈfɒləʊ ʌp/ n./v. 跟进
外贸的生命线，不跟进=没开发。
例句：Just following up on my email sent last Tuesday regarding the quotation.（跟进一下上周二发送的报价邮件。） - Touch base
保持联系/简单沟通
比“contact”更地道，适合作为跟进邮件的开头。
例句：I’d like to touch base with you about the sample feedback.（想和您简单沟通一下样品反馈。） - Warm lead
热线索
指意向很强、接近成交的客户。
例句：The client who asked for a sample is a warm lead—let’s prioritize it.（要样品的那个客户是热线索，我们要优先跟进。） - Cold email
冷邮件
指主动发给陌生客户的开发信。
例句：Cold emails have a low response rate, so we need to refine our subject lines.（冷邮件回复率低，我们要优化邮件主题。）
💡 实战提醒：开发信的主题行，别再用“Product quotation”了，试试“Custom [产品名] solution for [客户公司名]”或“RFQ for [产品名] – [你的公司名]”，打开率至少提升 30%。
二、价格谈判与订单确认：用专业术语，守住利润空间
到了谈判环节，很多业务员一紧张，就把“底价”说成了“地板价”，把“可谈”说成了“没得谈”。
谈判不是比谁英语好，而是比谁用词更精准、更有边界感。这 16 个词，帮你既专业又不失灵活：
1. 价格与成本
- Quotation / Quote
/kwəʊˈteɪʃən/ n. 报价单
正式报价一定要用“Quotation”，附上编号和有效期。
例句：Please find the attached quotation Q2024-08 with 30 days validity.（请查收附件报价单 Q2024-08，有效期 30 天。） - Proforma Invoice (PI)
/prəʊˈfɔːmə/ 形式发票
相当于“预订合同”，客户付款的依据。
例句：We will issue the PI upon your confirmation of the samples.（样品确认后，我们将出具形式发票。） - FOB (Free On Board)
离岸价
指定装运港船上交货，你负责到装船，之后风险转移。
例句：The price is USD 25.00/unit FOB Ningbo.（价格为宁波港离岸价每单位 25 美元。） - CIF (Cost, Insurance and Freight)
到岸价
你负责成本、保险和运费，货到目的港。
例句：For CIF terms, we need the destination port to calculate the freight.（如果是到岸价，我们需要目的港信息来计算运费。） - EXW (Ex Works)
工厂交货价
客户自己负责提货、报关、运输，风险最低。
例句：EXW price is USD 20.00/unit—you need to arrange pickup from our factory.（工厂交货价每单位 20 美元，需您自行安排提货。）
2. 谈判与让步
- Bottom price
/ ˈbɒtəm / 底价
比“cheapest price”专业，明确表示“这是底线”。
例句：This is our bottom price—we cannot go any lower.（这是我们的底价，无法再降了。） - Room for negotiation
谈判空间
既不说死，也不乱承诺。
例句：There is some room for negotiation if you can increase the order quantity.（如果订单量能增加，价格有一定谈判空间。） - Bulk order
/bʌlk/ 大订单
客户一提“bulk”，你就知道可以谈折扣了。
例句：We offer a 5% discount for bulk orders over 5,000 units.（5000 件以上的大订单可享 5% 折扣。） - Trial order
试单
新客户的第一单，量小但意义重大。
例句：We support trial orders to help you test the market.（我们支持试单，帮您测试市场。）
3. 付款与条款
- Payment terms
付款条款
谈判核心，一定要写清楚。
例句：Our standard payment terms are 30% deposit by T/T, 70% before shipment.（我们标准付款条款是电汇 30% 定金，发货前付 70%。） - L/C (Letter of Credit)
信用证
大额订单常用，银行担保付款，安全但手续复杂。
例句：For orders above $100,000, we accept L/C at sight.（10 万美元以上订单，我们接受即期信用证。） - T/T (Telegraphic Transfer)
电汇
最常用的付款方式，分前 T/T 和后 T/T。
例句：We require 30% T/T in advance, balance before shipment.（我们要求 30% 预付电汇，余款发货前付清。） - Deposit
/dɪˈpɒzɪt/ n. 定金
锁定订单的“诚意金”。
例句：The order will be put into production upon receipt of the deposit.（收到定金后，订单将安排生产。）
💡 实战提醒：谈价格时，别说“My price is very cheap”，要说“Our price is competitive based on the quality and service we provide”（基于我们的质量和服务，价格很有竞争力）。前者是“乞讨式销售”，后者是“价值型销售”。
三、合同签订与生产跟进：把口头承诺，变成法律保障
很多纠纷，都源于“口头说得好好的，合同里没写清”。
外贸合同（Sales Contract）里的每一个词，都是未来的“证据”。这 16 个词，帮你把模糊的口头约定，变成清晰的合同条款：
1. 合同核心要素
- Sales Contract / S/C
销售合同
具有法律效力的正式合同，比 PI 更严谨。
例句：Please review the attached Sales Contract and return a signed copy.（请查阅附件销售合同，并回传签署版。） - PO (Purchase Order)
采购订单
客户发给你的下单凭证，相当于“订单确认书”。
例句：We will arrange production upon receiving your official PO.（收到您的正式采购订单后，我们将安排生产。） - Terms and Conditions
条款与条件
合同里的“小字部分”，包含违约责任、争议解决等。
例句：Please read the Terms and Conditions carefully before signing.（签署前请仔细阅读条款与条件。） - Force Majeure
/ˌfɔːs mæˈʒɜːr/ 不可抗力
应对疫情、战争、港口罢工等突发情况的“保护伞”。
例句：The delay was caused by force majeure—we are not liable for the penalty.（延误由不可抗力导致，我们无需承担罚金。）
2. 生产与质检
- Lead time
生产周期/交货期
客户最关心的词之一，指“从接单到出货的时间”。
例句：Our standard lead time is 30 days after deposit confirmation.（定金确认后，标准生产周期是 30 天。） - QC (Quality Control)
质量控制
别只说“check”，要说“QC”，体现专业性。
例句：Our QC team will inspect every unit before packing.（我们的质检团队会在包装前逐台检验。） - Defect rate
不良率
谈判质量问题的核心指标。
例句：Our defect rate is controlled within 0.5%.（我们的不良率控制在 0.5% 以内。） - Rework
/ˈriːwɜːk/ v./n. 返工
质量不达标时的补救措施。
例句：If the inspection fails, we will rework the products at our cost.（如果检验不合格，我们将自费返工。）
3. 变更与违约
- Amendment
/əˈmenmənt/ n. 修改/修订
合同签了要改，必须用这个词。
例句：Any amendment to the contract must be agreed in writing by both parties.（合同任何修改必须经双方书面同意。） - Breach of contract
违约
严肃的法律术语，慎用。
例句：Failure to deliver on time constitutes a breach of contract.（未能按时交货构成违约。） - Penalty
/ˈpenəlti/ n. 罚金
延迟交货、质量问题的常见后果。
例句：A penalty of 1% per week will apply for late delivery.（延迟交货每周收取 1% 的罚金。） - Liability
/ˌlaɪəˈbɪləti/ n. 责任
明确谁该承担什么风险。
例句：We assume no liability for damage during transit.（我们对运输途中的损坏不承担责任。）
💡 实战提醒：给客户发合同，邮件正文别只写“Please sign and return”，加上一句“Please pay special attention to Clause 5 (Payment Terms) and Clause 8 (Force Majeure)”（请特别关注第 5 条付款条款和第 8 条不可抗力条款），既专业又提醒客户注意关键内容。
四、物流运输与清关：让货物“按时、按质、按价”到达
货做好了，不等于订单完成了。物流环节的每一个词，都关系到“货能不能到、多久能到、要花多少钱”。
这 16 个词，帮你搞定从工厂到客户仓库的“最后一公里”：
1. 运输方式
- FCL (Full Container Load)
整柜
货多时直接包一个集装箱。
例句：For this order, we recommend shipping FCL to save cost.（这个订单建议走整柜，更划算。） - LCL (Less than Container Load)
拼箱
货少时和其他货拼一个柜。
例句：Since the order is small, we will arrange LCL shipment.（订单量小，我们将安排拼箱运输。） - ETA (Estimated Time of Arrival)
预计到达时间
客户最关心的物流信息。
例句：The ETA of the vessel is September 15th.（船舶预计 9 月 15 日抵达。） - ETD (Estimated Time of Departure)
预计离港时间
你安排发货的依据。
例句：The ETD from Ningbo is September 1st.（宁波港预计 9 月 1 日离港。）
2. 单证与清关
- B/L (Bill of Lading)
提单
物权凭证，相当于“货权身份证”，没有它客户提不了货。
例句：We will send you the copy of B/L after shipment for payment.（发货后我们将发送提单复印件给您用于付款。） - CO (Certificate of Origin)
原产地证
客户清关、享受关税优惠的关键文件。
例句：Please provide the CO to help us get the preferential tariff rate.（请提供原产地证，帮我们享受优惠关税。） - Packing List
装箱单
列明每箱货物的明细，清关必备。
例句：The packing list shows 50 cartons, total 500 kg.（装箱单显示共 50 箱，总重 500 公斤。） - Commercial Invoice
商业发票
清关缴税的依据，金额必须和合同一致。
例句：Please ensure the commercial invoice amount matches the contract.（请确保商业发票金额与合同一致。）
3. 费用与风险
- Freight forwarder
货代
帮你安排运输、报关的专业公司。
例句：We work with a reliable freight forwarder who handles all customs clearance.（我们合作的货代很靠谱，负责所有清关事宜。） - Demurrage
/dɪˈmɜːrɪdʒ/ n. 滞港费
货到港后客户不及时提货产生的费用。
例句：Please arrange pickup promptly to avoid demurrage charges.（请及时安排提货，避免产生滞港费。） - Detention
/dɪˈtenʃn/ n. 滞箱费
集装箱超期使用产生的费用。
例句：The detention fee is $50 per day after the free period.（免费期后，滞箱费为每天 50 美元。） - Customs clearance
清关
货物入境的必经环节。
例句：We will provide all documents needed for smooth customs clearance.（我们将提供所有文件，确保顺利清关。）
💡 实战提醒：发货后，给客户发“Shipping Advice”（装船通知），内容包含：ETD、ETA、船名航次、集装箱号、B/L 编号、CO 和发票号。客户拿到这些信息，才能提前安排清关和提货。
五、售后与客情维护：把“一次性买卖”变成“长期合作”
很多业务员觉得，货发了、款收了，订单就结束了。其实，订单完成，才是长期合作的开始。
售后环节的专业英语，能帮你把“不满意”变成“信任”，把“新客户”变成“老客户”。这 16 个词，帮你搞定售后与复购：
1. 售后问题处理
- After-sales service
售后服务
体现企业责任心的核心词。
例句：We provide 12-month after-sales service for all products.（我们为所有产品提供 12 个月售后服务。） - Warranty
/ˈwɒrənti/ n. 保修期
客户购买的重要保障。
例句：The product is under warranty—we will replace it free of charge.（产品在保修期内，我们将免费更换。） - Claim
/kleɪm/ n./v. 索赔
客户因质量问题提出赔偿。
例句：The client filed a claim for the damaged goods.（客户就损坏货物提出索赔。） - Compensation
/ˌkɒmpenˈseɪʃn/ n. 赔偿
解决问题的具体方式。
例句：We offered a 10% compensation for the next order to settle the claim.（我们提出下次订单给予 10% 赔偿，以解决此次索赔。）
2. 反馈与改进
- Feedback
/ˈfiːdbæk/ n. 反馈
了解客户满意度的关键。
例句：We value your feedback and will use it to improve our products.（我们重视您的反馈，并将用于改进产品。） - Root cause
根本原因
分析问题时不敷衍，找到源头。
例句：We have identified the root cause of the defect and taken corrective actions.（我们已找到缺陷的根本原因，并采取了纠正措施。） - Corrective action
纠正措施
防止问题再次发生的方案。
例句：Please share the corrective action report with us within 7 days.（请于 7 天内与我们分享纠正措施报告。） - Preventive action
预防措施
比“解决问题”更高级的是“避免问题”。
例句：We have implemented preventive actions to avoid similar issues in the future.（我们已实施预防措施，避免未来出现类似问题。）
3. 复购与推荐
- Reorder
/ˌriːˈɔːdə(r)/ v./n. 复购
老客户再次下单，是最好的褒奖。
例句：The client was satisfied with the samples and is ready to reorder.（客户对样品满意，准备复购。） - Referral
/rɪˈfɜːrəl/ n. 推荐
老客户介绍新客户，成本最低、信任度最高。
例句：If you are happy with our service, we would appreciate any referrals to your network.（如果您对我们的服务满意，恳请向您的圈子推荐我们。） - Long-term partnership
长期合作伙伴关系
外贸的终极目标。
例句：We look forward to building a long-term partnership with your company.（我们期待与贵公司建立长期合作伙伴关系。） - Testimonial
/ˌtestɪˈməʊniəl/ n. 客户证言
老客户的好评，是最好的广告。
例句：Could you provide a short testimonial about our products for our website?（能否为我们的网站提供一段关于产品的简短好评？）
💡 实战提醒：订单完成后，别只说“Thank you for your order”，加上一句“We will follow up in 3 months to check how the products are performing in your market”（我们将在 3 个月后跟进，了解产品在当地市场的表现），既体现专业，又为下次复购埋下伏笔。
最后：外贸英语，不是“学”出来的，是“用”出来的
整理这 80 个词汇，不是为了让你去考雅思、托福，而是为了让你在真实的商业场景里，用最少的词，传递最准确的信息。
很多外贸人问我：“张老师，我英语基础不好，能做好外贸吗？”
我的答案是：能，但前提是你愿意“专业地用英语”。
你不需要背完牛津词典，但你需要把这几个场景里的核心词汇，变成你的“肌肉记忆”——写邮件时自然用“Quotation”而不是“Price list”，谈付款时自然说“Payment terms”而不是“How to pay”，跟客户沟通时自然说“Lead time”而不是“When can you finish”。
外贸的本质是信任，而专业的语言，是建立信任最快的桥梁。
从今天开始，别再把这些词当成“英语作业”，而是当成你的“商业工具”。每次写邮件、开会议前，对照这份清单过一遍，你会发现：客户回复变快了，谈判底气变足了，订单也变得更稳了。
毕竟，在海外客户眼里，你用的每一个词，都代表着你企业的专业度。