行业资料&内容支持｜售前顾问 魏迪
无论从展会数量还是展馆数量、展览面积中国均已经位居全球前列，无疑中国已经成为全球展览业重要的市场之一，但是展览企业的内部管理数字化水平与世界先进的企业还有着一定的差距。
主要表现在一些企业内部管理还停留在“手工+多系统拼凑”的阶段，这就造成管理会面临诸多困境“，突出表现在以下几点：
一届展会结束，项目清算要花数周从招展系统、财务软件、线下 Excel 中反复核对数据；新一届展会立项，预算编制、供应商信息、价格体系还要从头整理，往届数据难以快速复用；多个展会同时操盘时，预算执行、合同回款、成本支出散落在不同系统，管理层根本看不清每个项目到底赚不赚钱……
01、成本看不清、利润算不清，问题出在哪？
出现这些问题，并不是企业没有系统，很多时候是因为：系统之间独立无法联通、数据不统一、规则不明确，造成经营没有闭环。
项目立项、预算、合同、采购、收付款、财务数据散落在不同系统和Excel中，一场展会到底收入多少、成本多少、利润多少，往往需要财务事后人工汇总。
预算虽然做了，却没有真正进入采购、付款、报销过程，超支往往到项目清算时才暴露。
合同、收款、开票之间缺乏关联，签了多少、收了多少、还有多少应收，要靠人工统计。
而业务和财务之间的数据割裂，又让财务长期陷在对账、录凭证、做报表中，经营分析总是慢业务一步。
这就会进一步造成，项目越多，管理难度就越大。
02、会展企业需要的，是围绕项目建立经营闭环
针对一些会展企业面临的这些问题，企企服务业AI·ERP结合先进会展广告营销企业的管理经验和数字化管理实践，给出了会展行业数字化管理的核心思路：
以“一届展会”为一个经营项目，把立项、预算、合同、采购、收付款、费用、财务、清算和经营分析连接起来。
一个展会，一个经营项目
每届展会单独立项，合同、收入、成本、费用、回款等数据全部围绕项目归集。
管理者查看一个项目，就可以持续了解预算执行、合同签署、回款、支出和盈亏情况。
预算真正管到业务过程
项目预算直接关联采购、合同、付款和费用报销。
发生业务时实时校验预算，达到临界值进行预警，超预算按照规则控制，让成本管理从“事后发现”变成“过程控制”。
合同、收款、开票连起来
展位、赞助、代理等不同合同，可以与收款、开票建立关联。
一张合同签了多少、收了多少、开了多少票、还有多少应收，可以围绕合同持续跟踪，降低回款和现金流风险。
业务与财务自动贯通
合同、收款、付款、费用等业务数据与财务核算衔接，并自动归集到对应项目。
项目结束后，不再需要重新从多个系统“拼数据”，经营分析也从月底或者项目结束后出报表走向过程中看经营。
03、先进会展企业这样管
写在最后
对于会展企业来说，数字化真正需要解决的，不是把审批搬到线上，而是把最核心的经营问题算清楚：
项目赚不赚钱、成本有没有超、合同回了多少款、现金流有没有风险。
企企科技结合会展行业实践，整理撰写了《企企服务业AI·ERP会展行业数智化管理白皮书》，系统梳理会展企业在项目经营、预算成本、合同回款、业财一体和经营分析中的管理难题及解决方案。
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