货代财务实操心得： 讲透对账核销所有坑与工作流程

什么是对账？

对账就是我司系统里记录的所有费用、应收应付和供应商提供的账单，逐条核对，保证两边的金额、资费完全一模一样。

什么是核销？

核销就是我们需要把“已经到账的钱”和“之前记录的欠款”对应起来，确认这笔账已经结清、两清、不用再挂在账上了。

资费核对困难

客户一次性打的总金额包含了多票货物运费、附加费等。若凭感觉随便拆分核销，后果严重。例如：客户已付钱，但公司账上还挂着客户欠钱；或者客户还没付清，咱自己账上误操作给结清了。

信息不对称导致漏记

很多费用会临时产生如：改单费、滞箱费等。有时同事和客户沟通好了新增费用、客户也认可需支付这笔钱，但没及时把新增费用同步给财务。等到客户按最初金额结账，才发现还有一笔杂费没有收。此时再去找客户补钱，沟通难度大，后续不了了之，导致亏损。

供应商账单条目杂乱，容易出现多收错收

有时供应商账单条目多、名称乱、格式不统一。对于新人财务来说，容易只看总金额，忽视具体资费项。这会出现很多问题，比如：同一票货物，被重复收订舱费、操作费等，或是收取根本没发生的费用。又比如：费用标准和当初约定价格不一致，多收款项。一旦没仔细核对、直接付款，后续多付的钱就难以追回。

小差额懒得处理，变成巨大历史烂账

货代业务多，会产生很多小差额。若长时间忽视，账上会堆积大量对不上的小额差异，最后全部只能通过强制调账、坏账处理解决，导致利润损失。

STEP1:书面记录费用变更并同步财务

业务同事和客户确认完所有新增费用、变更费用之后，必须第一时间同步给财务完整的费用明细、对应提单号、柜号、确认截图。

STEP2:有账即对即销

收到客户回款单，当天完成信息核对登记。如遇到一笔回款对应多票货物，就在台账写明分别核销的是哪几票货物、每一票核销了多少金额、剩余未结金额是多少；遇到客户备注不清晰、无法匹配的回款，第一时间找业务同事对接客户核实，不随便做账。

STEP3:坚持三项核对

不只看总金额，必须同时核对三个信息：提单号码、集装箱柜号、收费项目。任意一项存疑，第一时间和供应商核对原始单据、核实收费原因。

STEP4:定期清挂账不留旧账

（1）梳理应收：哪些货物已完成出运但未出账单、哪些客户已超期没回款、哪些账目长期挂账。

（2）梳理应付：哪些供应商账单未收到、哪些费用未核实、哪些款项无法匹配。

（3）所有小差额当月发现、当月调账。

STEP5：台账记录详细可追溯

完整记录回款水单编号、转账日期、对应提单号和柜号、本次核销金额、剩余未结金额。确保台账够详细，有据可查。