在企业的日常经营中，“私车公用”现象普遍存在，若处理不当，极易引发税务风险。那么，当企业老板或员工将私人车辆提供给公司使用时，相关费用能否在企业所得税前扣除呢？“私车公用”到底该如何处理？
01税局回复：符合条件的可以报销！
问题内容：
公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍，所产生的的燃油费、过路费、停车费等，请问大家是如何处理的？实报实销吗？
税局回复：
企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式，属于租赁，企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得，企业租金费用不允许在企业所得税前列支，员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。 企业与个人签订了租赁合同，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。
小磊小结：
1、员工开私家车外出办公，在单位没有公车或现有车辆无法满足工作需要的情况下，要想顺利报销燃油费、过路费等，必须要与公司签订租车协议。
2、如果在没有签订租车协议，强行报销的话：（1）对企业来说，会面临相关车辆费用无法税前扣除需纳税调增的风险。（2）对个人来说，获得的报销款要按照“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。
02常见的私车公用处理方式
一、签订有偿租车协议
1、签订租车协议时，写明租入员工车的必要性，以及租车的用途。目的在于留存相关的证据来说明，未来车发生的费用是用于生产经营，与收入相关的费用。
2、签订协议的员工应该仅仅只是一部分员工，如果与所有员工签订，则有被视为发放福利的风险。
租车协议方式的优势及注意事项：
1、税前扣除的费用类型
租赁费、租赁期间的加油费、过路费、停车费可以税前扣除。但应由个人承担的汽车费用，如车辆保险费、维修费不能税前扣除。
2、税前扣除的凭证
租赁费的合法扣税凭证指的是个人去税务机关或通过电子税务局申请代开的增值税发票，但如果每月租赁费小于500元，也可采用收款凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。
3、加油费、过路费可以抵扣进项税
租赁费，由于取得的是普通发票或个人出具的收款凭证，进项税不允许抵扣。而后续的加油费、过路费，取得合法凭据是可以抵扣进项税的。
4、代扣代缴个人所得税
个人取得了租赁收入，企业应该代扣代缴个人所得税，起征点为每月800元，适用税率20%（即超过800元的，需要扣缴20%个税）。
5、个人出租车辆需承担的税费
①增值税及附加税：征收率3%减按1%
2023年1月1日至2027年12月31日，月销售额10万元以下（含本数）的小规模纳税人免征增值税，取得的适用3%征收率的应税销售收入，可减按1%征收率征收增值税。
个人按次纳税的，每次销售额未超过500元的免征增值税。
②城市维护建设税：市区7%；县城、镇5%；其他1%
若增值税免征，附加税费也免征。此外，增值税小规模纳税人可享受“六税两费”减半征收优惠。
③教育费附加3% / 地方教育附加2%
依据《财政部国家税务总局关于扩大有关政府性基金免征范围的通知》（财税〔2016〕12号）规定：月销售额不超过10万元（或季度销售额不超过30万元）的缴纳义务人，可以享受免征教育费附加和地方教育附加的优惠。
④印花税：租赁合同金额的千分之一（0.1%）
对于增值税小规模纳税人或自然人，可享受“六税两费”减半征收优惠（即0.05%）。
⑤个人所得税20%（不考虑部分地区核定政策）
个人出租车辆取得的收入，属于“财产租赁所得”。
计算规则：
每次收入不超过4000元的：应纳税额 = (收入额 - 准予扣除项目 - 800元) × 20%
每次收入超过4000元的：应纳税额 = (收入额 - 准予扣除项目) × (1 - 20%) × 20%
准予扣除项目: 在出租财产过程中缴纳的税金，以及由纳税人负担的该出租财产实际开支的修缮费用（需要提供合法有效凭证）。租赁期间车辆的保险、保养等费用一般不能扣除（除非有特殊规定或当地税务机关认可）。
⑥测算举例：（假设为市区、当月无修缮费用）
Ⅰ 月租500元：增值税免征，附加税免征，印花税0.25元，个税0元，合计0.25元；
Ⅱ 月租800元：增值税7.92元，城市维护建设费0.27元，印花税0.4元，个税0元，合计8.59元；
Ⅲ 月租2000元：增值税19.8元，城市维护建设费0.69元，印花税1元，个税235.7元，合计257.19元；
Ⅳ 月租5000元：增值税49.51元，城市维护建设费1.73元，印花税2.5元，个税791.4元，合计845.14元。
小磊小结：
此方法是税务局给出的标准答案。它在税收上的优势是非常明显的！
二、随工资发放交通补贴
2、交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。
小磊小结：
这是目前大型企业、国企最常采用的方式。
三、费用发票实报实销
根据每月私车的实际花销报销，更贴近实际。
实报实销方式的注意事项：
1、税前扣除（限额扣除）
根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定，企业报销个人的费用，属于职工福利费支出，在工资总额的14%限额内扣除。
2、加油费、过路费不能抵扣进项税。
加油费、过路费属于集体福利或者个人消费，进项税不允许抵扣。
3、代扣代缴个税
实报实销个人费用应并入工资薪金计算个人所得税并有企业代扣代缴。
小磊小结：
车辆产生的加油费、过路费等不能直接作为成本费用税前扣除，否则会面临纳税调增的风险。
03三种方法在税收上有何区别？
一、企业如何选择更划算？
签订租车协议方式未超800元时无需缴纳个税，成本费用可据实扣除，企业所得税无调增的风险，且取得发票符合条件的进项税允许抵扣，是最优选择。
二、私车公用的合规要求：
1、要签订租赁协议
公司与私车员工签订用车书面协议，约定明确车辆的使用情况及费用分摊方式。当然，签订合同需要相应缴纳印花税。
2、建立相关健全的制度
公司必须建立公务用车制度，做好车辆使用记录，分清个人消费和企业费用，员工应向公司提供汽车租赁发票。
3、财务要规范核算
对于私车公用费用税前扣除范围，企业应规范财务核算，相关费用不能相互混淆，不得将应由员工个人承担的费用改由公司承担，并在税前扣除。
4、不可所有员工都签订协议
签订协议只针对部分确实为工作发生交通费支出的员工，如果与所有员工签订，则有被视为发放福利的风险。
5、不可签订0元租金协议
与员工签订0元租车的私车公用协议，税务机关可能会根据独立交易原则来审视关联方之间的交易。公司与员工之间存在雇佣关系，属于关联方，0元租金的约定明显偏离了市场正常价值，因此很容易被税务机关进行纳税调整。
6、车辆本身的费用不可扣除
车辆的保险费、车船税、保养费、维修费等属于财产本身的费用，不可扣除。仅车辆租赁期间发生的加油费、过路过桥费、停车费可扣除。
04“私车公用”协议参考模版
车辆租赁协议
甲方（公司）：XX公司
统一社会信用代码：________________
地址：________________
联系人：________________
联系电话：________________
乙方（员工/车主）：________
姓名：________ 身份证号码：________________
所属部门：________ 岗位：________________
联系电话：________________
车辆所有人：（□乙方本人 □乙方直系亲属：关系：____________）
车辆基本信息：
品牌型号：车牌号码：________车架号：________ 发动机号：________
根据《中华人民共和国民法典》及甲方《私车公用管理制度》，甲乙双方本着平等自愿、协商一致的原则，签订本协议，以资共同遵守。
第一条协议期限
本协议自____年__月__日起至____年__月__日止（有效期__年）。期满前30日，乙方可向甲方申请续签，甲方审核通过后另行签订协议。
第二条车辆用途与使用要求
1.乙方同意将本协议约定车辆用于甲方公务活动，不得用于私人事务或转借他人使用；
2.乙方需确保车辆年检合格、保险有效（交强险+第三者责任险≥100万元+车辆损失险），并于保险到期前15日内将新保险单复印件提交甲方人事行政部备案；
3.乙方公务出行需遵守交通法规，填写《私车公用行程记录表》，确保行程真实、可追溯。
第三条费用补贴与报销
1.乙方车辆适用____类（A/B）补贴标准，单月租金____元；
2.加油费核算规则按甲方《私车公用管理制度》执行；过路过桥费、停车费凭公务行程发票实报实销，与加油费一同按月报销；
3.乙方享受1和2后，在甲方所在地县市内出差，甲方不再提供公车或报销出租车/公交车费；
4.乙方需按甲方要求提交报销材料，甲方于每月20日前完成费用支付。
第四条责任划分
1.车辆保险费用、日常保养费、维修费、洗车费由乙方自行承担；
2.私车公用期间发生交通事故，按以下方式处理：
·乙方第一时间通知交警部门、保险公司及甲方，配合事故处理；
·先由车辆保险按条款赔付，不足部分：乙方无重大过失的，甲乙双方各承担50%；乙方存在重大过失（酒驾、无证驾驶等）的，由乙方自行承担全部责任及费用；
3.乙方因公务交通事故受伤的，按《工伤保险条例》认定工伤，享受甲方工伤保险待遇；导致第三方损失的，按本条第2款划分责任。
第五条协议解除
1.出现以下情形，本协议自动终止：
·乙方离职（含主动辞职、被辞退），离职当日终止；
·乙方车辆年检失效、保险过期且15日内未补办；
·乙方累计3次违反甲方《私车公用管理制度》或本协议约定；
2.双方协商一致可提前解除协议，需提前10日书面通知对方。
第六条其他约定
1.本协议未尽事宜，按甲方《私车公用管理制度》执行；无相关规定的，双方协商签订补充协议；
2.乙方虚报费用、伪造材料的，需退还违规金额并按20%支付违约金，甲方有权解除协议并按公司制度处罚；
3.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效，具有同等法律效力。
甲方（盖章）：XX公司
法定代表人/授权代表（签字）：________
日期：____年__月__日
乙方（签字）：________
身份证号码：________________
日期：____年__月__日