引 言
无论什么类型、什么规模的企业，都需要建立各项制度，依据制度对生产经营进行管理。电商企业的财务管理也一样，必须有相应的制度。例如，运营人员找财务人员要10万元用于直通车，财务人员让运营人员找领导审批，审批通过了才能支出这笔钱，这个审批的过程就是一种制度。不少线下企业做电商业务做不起来，原因之一就是没有制定合理的财务制度。制定合理的财务制度对电商企业的发展有很大的帮助。
有人问：“从网上找财务管理制度模板套用一下，行不行？”财务制度其他制度也好，借鉴别人没有问题，但不能完全照抄。电商企业需要根据自身的实际情况制定各项制度，这样制定出来的制度对企业来说才是有用的。
电商企业要想制定一套健全的财务管理制度，就必须了解自身的经营模式及各项业务，据此确定财务部门的基础职能。
那么，电商企业的经营模式是怎样的呢？电商企业有哪些业务呢？
从数据的角度来看，电商企业与传统企业最大的区别就是从客户提交订单到企业发货、客户收货、企业收款，一直到企业提供售后服务，全程的数据都是可以实时查看的。电商企业一般通过各大电商平台进行销售，如淘宝、天猫、京东、拼多多等，这些平台的后台会记录每一个商家每一笔订单的具体数据。电商企业的财务人员需要将后台的数据下载下来，先整理数据并统计店铺的收入、支出等明细数据，再分别记账。
综上所述，电商企业的财务部门与传统企业的财务部门一样，都需要核算收入、成本、费用等，但是传统企业的财务部门需要从其他部门获取数据，而电商企业的财务部门可以直接从电商平台获取数据。由此可以推断出，电商企业的财务部门的基础职能就是核算店铺收入、货物销售成本，分析各平台费用、店铺盈利情况等。
一、制定制度的目的
制定制度的目的是什么呢？有很多企业并没有想清楚，不知道制度是用来做什么的、有什么作用，因此也就不知道制度应该怎么制定。其实，做纳税筹划也是一样的道理。有些企业不知道税是怎么来的，因此也就不知道如何做筹划。
制定制度的目的主要有两个，第一个是提高效率、达成共识，第二个是减少筹划风险、避免损失。
可能有不少电商企业都遇到过运营人员携款私逃的情况，这是让管理者非常头痛的问题。电商企业应该如何避免这个问题呢？这里有一个建议：针对特定的运营事项，支出费用的时候可以要求运营人员先填写借款单，分批次支出，并且要控制金额。这样做可以把发生损失的风险控制在一定的范围内。
制度不是用来看的，而是用来执行的。有制度但不执行，制度就是空的，没有作用。因此，电商企业在制定制度的时候要综合考虑管理目的、需求和现实状况，尽量制定出合理的、能真正执行的制度。
财务制度是否合理，不能看制度条文有多完善，而要看能不能真正执行下去，效果好不好。如果效果好，就说明这项制度适用于企业；如果制度执行前后结果没区别，或者执行后的结果还不如执行前，就说明这项制度不符合企业的需求。
电商企业制定财务制度时要遵循以下原则：
（1）财务制度不能违法。例如，某企业的财务制度明确说明发放给客服的提成不计入工资、薪金，不申报个人所得税，这就违反了《个人所得税法实施条例》，属于违法行为。
（2）财务制度要符合企业的现实情况。也就是说，企业制定的财务制度在当下能执行。例如，某企业的管理层只有一位总经理和一位运营主管，短期内不会新设其他管理岗位，那么具体业务的审批程序应该是运营主管审批完由总经理审批，不需要设置其他审批环节。
（3）财务制度内容要简单、容易理解。制度的约束对象包括管理层和基层员工，他们的理解能力参差不齐，制度内容越简单、越容易理解，就越不容易造成误解、越容易执行。
（4）省去非必要流程。为了减少信息传递环节、提供工作效率，在财务制度中应尽可能省去非必要流程。例如，某个单据需要审批，两个人能审批好，就不需要安排三个人审批。
二、合同审核制度
无论电商企业还是传统企业，都需要签订合同；无论采购合同还是销售合同，都会涉及金钱。因此，合同审核是财务人员的必备技能。
合同应该怎么审核呢？具体审核哪些项目呢？
以采购合同为例，财务人员要了解企业的采购流程。一般的采购流程是：仓库没有库存了，或者收到了库存最低预警，就会向采购部门发出货物采购申请；采购部门向供应商询价，供应商会做一份报价单发给采购部，采购部门把报价单发给总经理或其他领导审批；审批通过后，采购部门根据报价单拟好采购合同并将其发给财务部审核；财务部门审核通过后，采购部门才能跟供应商签订正式的采购合同。
一般来说，采购合同包含甲方乙方、商品名称、规格、数量、单价、总金额、付款周期或条件、违约责任等内容。财务部门不仅要审核合同内容，还要结合报价单进行审核。
首先要审核报价单中的规格型号、单价、金额、数量与合同中的规格型号、单价、金额、数量是否一致，计价方式是否一致等。例如，假设报价单中的单价是含税金额，那么采购合同的单价也应该是含税金额。
其次要审核采购合同中是否约定了开具发票，增值税发票是专用发票还是普通发票，税率是13%还是3%，等等。例如，假设价格是含税的，那么正常开票不会增加成本；假设价格是不含税的，而且合同条款写明开票会增加10%的成本，那么这种条款就是不合理的，企业应该拒绝签订不合理的采购合同。最后要审核付款条件和违约责任。很多采购合同的付款条件是签订合同后就支付30%的货款，等收到货物并验收通过后，7天内支付剩余货款，如果7天内没有支付就算违约，违约金按照未付货款的3%按日计算，最高不超过货款总额的30%。对于付款条件，我们首先要看的不是具体内容，而是合理与否。上述例子中的付款条件比较常见，算是比较合理的。当然，也有一些明显不合理的付款条件，例如，签订合同后就要支付100%的货款。这种付款条件一看就有很大的风险，是不合理的。再如，违约金超过货款总额的30%也是不合理的。
那么合同金额是含税好还是不含税好呢？进出口合同不合理的。是按美元付款好还是按照人民币付款好呢？
合同金额是含税好还是不含税好，主要取决于两个因素，一个是发票，另一个是税。合同金额含税对开进项发票有利，不含税对缴纳印花税有利，因为印花税是按照合同金额缴纳的。当然，这个问题在2022年7月1日《印花税法》正式施行后就出现了有法律依据的解决办法：合同金额可以是含税金额，只要签订合同的时候列明不含税金额是多少、税额是多少，就可以按照不含税金额缴纳印花税。
进出口贸易的收款方式一般是收汇结算，付款方用信用证支付货款，这些收付方式都属于跨境结算方式。在很多情况下，跨境结算采用美元计价。例如，收汇的时候，先换成美元，然后根据当时汇率换算为人民币；报关的时候也采用美元计价。因此，为了结算方便，进出口合同可以按美元付款。
总结一下，其实答案并不是最重要的，最重要的是考虑企业的现实情况和管理需要，适合企业的才是对的。
下一节：电商企业财务管理制度（二）
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