很多专业人士特别是在外资公司工作的人，离开办公室一段时间，比如请假或休假都习惯用out of office message。这样的message原来是专业体贴的一种表现，但如果犯了些小错误，反而会留下坏印象。网路上流传一个帖子，有个人要休假就写了一封邮件自动回覆信件，内容是：
“ I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you.
我正在休假，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝”
这个讯息有两大问题，第一个是透露太多私人的息，例如compensation leave (补休)或South Africa (南非)这类与公事无关的事，不需要在邮件中透露。
第二个是「if it is urgent/non-urgent」的语意含糊，这it指的到底为何，让人摸不着头绪?
写专业的out-of-office message其实不难，只要记这3个步骤：
第１步：礼貌招呼：
“ Thank you for your email. 谢谢来信。
Thank you for your message. 谢谢你的讯息。
You have reached the mailbox of Jason Wang.你已寄件给Jason Wang。”
第２步：告知不在，何时回来，有急事怎么办
" I am currently out of the office with limited access to email. 我目前不在，不方便使用邮件。
I will be back on Aug. 25, 2016. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO].
我将于2016年年8月25日回来。有急事请找陈小姐，她的邮件是[OOO]。"
" Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.
因国定假日我们公司今天不上班，我明天进办公室会尽快回覆您的讯息。"
第三步：结尾：简单的sign off
Regards, (your name)
Kind regards, (your name)
Thank you for your message. Best regards, (your name)
Regards, Kind regards和Best regards。意思都差不多，regards是致上问候，有了kind和best或亲切的问候、最好的问候。
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