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出口退税单证备案到底要准备哪些材料？面对一堆单据不知道从哪下手？这个问题被问得有点儿多，拿出来晒晒吧~
出口退税的单证备案，核心就围绕着一张报关单来整理材料。每一票出口业务都有对应的报关单，我们所有的单证都是跟着这张报关单来配套的。
主要可以分成三大类来说：
01 合同协议类：这些文件包括你和外商签的出口合同、向供应商采购的合同、如果是外贸公司委托工厂代理出口还得有代理协议。另外，委托货代运输的运输协议、委托报关行报关的报关协议，统统归在这一类。说白了，只要跟你这票业务有关系的所有合同和协议，都放一起，准没错。
02 物流运输类：这里要分成两段来看。一段是国内运输，就是货从你们公司或者工厂运到海关这段路程，由你们公司自己支付运费的，需要准备好国内的运输发票。另一段是国际运输，货物从中国出口到国外，不管走海运、空运还是铁路公路，都要有对应的提运单证，比如海运提单、空运运单这些。这些单据能证明货物确实从你们工厂运到了国外客户手里。
03 配套服务类：也可说是辅助类，比如货代帮你在港口处理各种杂项事务，你要拿到港杂费发票。再比如报关行帮你填写报关单、办理报关手续，你需要准备好报关费用发票。这些虽然看起来是小事，但都是完成一票出口业务必不可少的环节。
把这三类单据放在一起，就形成了整票业务的完整证据链。从合同签订到货物运输，从国内到国际，再到港口服务，一环扣一环。S局要求的单证备案，目的就是要核实你出口业务的真实性、完整性，检查单据的合规性。
所以，平时在整理的时候，就可以按照这个思路来，把报关单作为主线，然后对应着把合同协议、物流单据、服务发票分别归集好。这样整理下来，该有的都有了，该对的都对上了，单证备案也就齐活了。