连载第 5 天。昨天我们搞懂了 FOB、CIF、EXW、PI 这些术语；今天把它们"落到纸上"——教你做一份客户看了就想下单的报价单 / PI。看完这篇，你手里就有了一个能直接套用的骨架。

先讲清楚：报价单 ≠ PI

很多新手一上来就混。先理清这两个东西：

• 报价单（Quotation / Quote）
  ：你主动给客户的"报价预览"。像菜单上的价格表，客户还没决定点不点单。

• PI（Proforma Invoice，形式发票）
  ：客户点头要买了，你出的"准合同"。昨天说过，PI 是"假发票、真协议"——客户拿它去申请预算 / 开信用证，你拿它锁定价格、收定金。

简单关系：先有报价单（探口风、比价）→ 客户认可后，你出 PI（锁单、收定金）。

💡 实战里很多小外贸公司不分那么细，直接发一份"带 PI 字样"的文档当报价+协议用。新手阶段，先把"必备信息写全"练到位，比纠结叫报价单还是 PI 重要得多。

一个真实翻车现场

小李第一次给客户做报价单，微信甩过去一段文字：

"LED灯，1000个，FOB深圳，单价2.3，总价2300。"

客户回："Can you send a formal quotation? With delivery time and payment terms?"（能否提供一份正式报价单？需注明交货时间以及付款条款？）

小李傻眼——他忘了写交货期、付款方式、产品规格，连公司抬头都没有。客户连"这人靠不靠谱"都判断不了，自然不敢下单。

一句话：报价单不是"报个数"，是把一笔买卖的边界写清楚。

一份合格报价单 / PI，必须有这几块！

照着这个清单填，基本不会漏：

① 抬头信息（双方是谁）

• 卖方
  ：公司名、联系人、电话/WhatsApp、邮箱、地址

• 买方
  ：客户公司名、联系人、国家

• 作用：让客户一眼确认"这是发给我的正式文件"

② 文件信息

• 报价单号 / PI 号（自己编，方便追踪，如 Q2026-0801）

• 日期、有效期（如"本报价 30 天内有效"）

③ 产品明细（核心）

⚠️ 最容易栽的坑：单价写了 $2.3 但没写 FOB 还是 CIF。客户以为含运费，你以为不含——后续必扯皮。

④ 贸易术语与港口

• 明确写：FOB Shenzhen / CIF Los Angeles / EXW Factory

• 起运港、目的港写清楚（昨天那张表这时候就派上用场了）

⑤ 价格与币种

• 币种写明（USD / EUR / CNY），别让客户猜

• 是否含税、是否含包装，一句话带过

⑥ 付款方式

• 例如：30% T/T 定金，70% 见提单副本付清（T/T 是电汇，最常用）

• 或 100% 前 T/T、L/C at sight（信用证，后面会单独讲）

⑦ 交货期 & 有效期

• 交货期：收到定金后20天内发货

• 报价有效期：Valid until 2026-09-15（原材料、汇率天天变，必须设有效期）

⑧ 包装 & 备注

• 包装方式（纸箱 / 托盘 / 木箱）、毛净重、体积

• 备注：运费谁承担、是否含保险、特殊要求

一个能直接套的模板骨架

把下面这段复制到备忘录，下次报价先填空：

【QUOTATION / PI】No.: Q2026-____      Date: 2026-__Valid until: 2026-__ Seller:  ___公司      Contact: ___    Tel/WA: ___Buyer:   ___公司      Contact: ___    Country: ___ | No. | Product | Spec | Qty | Unit Price | Amount ||-----|---------|------|-----|-----------|--------|| 1   |         |      |     | FOB ___ $ |        ||     |         |      |     |           |        |Total: __________ Trade Terms: FOB ___ / CIF ___Currency: USDPayment: 30% T/T deposit, 70% against B/L copyDelivery: Within ___ days after depositPacking: ___Remark: ___

 
 
 
 

  
  
  
  
💡 填空时记住：单价那栏，术语和港口必须跟着价格走。这是新手和老手的分水岭。
 
 
 
 
 
 
 
 

举个完整例子（小李的 LED 灯）
 
 
 
 

  
  
  
  

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

  
  
  
  
  
  
  
  
【QUOTATION / PI】No.: Q2026-0801     Date: 2026-08-14Valid until: 2026-09-13 Seller: Shenzhen Bright LED Co., Ltd.Contact: Li   Tel/WA: +86 138xxxxBuyer:   ABC Trading LLC   Country: USA | No. | Product        | Spec              | Qty   | Unit Price      | Amount   ||-----|----------------|-------------------|-------|-----------------|----------|| 1   | LED Bulb A19   | 9W, 800lm, 6500K  | 1000pcs | FOB Shenzhen $2.30/pc | $2,300  |Total: USD 2,300.00 Trade Terms: FOB ShenzhenCurrency: USDPayment: 30% T/T deposit, 70% against B/L copyDelivery: Within 20 days after deposit receivedPacking: 100pcs/ctn, 10ctns/pltRemark: Price excludes destination port charges & insurance.
 
 
 
 

客户收到这份，信息全、边界清，立刻知道"这人专业，可以聊"。

新手最容易栽的 5 个坑

今日小作业

打开备忘录，把上面的"模板骨架"存一份。下次客户要报价，先填空、再检查三件事：

术语港口齐不齐？有效期写了没？付款方式说清没？ 三样齐全，再发出去。

明日预告

报价单会做了，下一步就是最让新手兴奋也最容易踩坑的——怎么找到海外客户？ 明天聊平台派单（阿里国际站、独立站）和主动开发（社媒、谷歌、海关数据）两条路，先帮你把"客户从哪来"这件事想明白。

外贸成长日记 · 第 5 天 / 共 30 天。明天见 👋