今天来说说四象限工作法,这个方法可以说已经成为了我的工作习惯,融入了我的生活中,成为我生活策略的一部分。
01. 四象限是什么
1. 重要且紧急
2. 重要不紧急
3. 不重要但紧急
4. 不重要不紧急
通过灵活运用这个方法,能够让自己对工作内容游刃有余,时间科学分配,合理安排自己的生活。
四象限工作法其实并不是一种具体工作的指导方法,而是一种归类方法。
它的意义在于区分自己当前的工作任务,明确当前的要事,减少不重要工作的干扰。集中精力干大事!
02. 如何使用
从上面的表格示例可以看出,有严格时间限制,影响重大,时间极短的紧急任务,会落入重要且紧急这一象限。优先级为第一位。
比如说,领导要你今天下班之前整理一份报告,因为明天领导和客户开会需要用到。毫无疑问,这件事情一定是最重要的!需要你今天之内全力以赴,漂亮地去完成它。
又比如说家里小孩突然发烧生病了,需要你尽快带他去医院。没有什么工作比孩子生病更重要了,能缓则缓,赶紧看医生最重要。
当然,这一类的事情一般来说不会经常发生,如果天天都是这种任务,那你可能是消防员。我们的目标就是,快速完成这一类的任务,让自己有足够精力,去做日常工作中,重要且不紧急的内容。
重要不紧急的工作内容,一般是我们的工作重心。比如说程序员,日常工作就是项目代码开发。在测试时间之前完成,时间充裕,并且重要,我需要每天用心工作把它完成好。
紧急不重要工作内容,比如临时性的会议讨论。这一类工作容易突然占据自己的工作时间,导致自己加班,其他重要工作被迫延后,甚至出现了恶性循环。
这一类的工作,我认为需要在短时间内解决,这要求自己在平时要做好充分的准备,以应对这一类事情出现。防止自己应接不暇,手忙脚乱。
别让突入其来的事情,打乱自己的节奏。
不重要不紧急的事情。一般来说,不应当存在这一类的事情,既然不重要,又不急。它可以择时去做,甚至拒绝这一类的事情。
但事实上,很多有拖延习惯的人,都习惯于把大多数事情错误地归入这一类,导致自己堆积了许多待办事项。一到紧要关头,手忙脚乱,分不清先后主次。
03. 我是怎么做的
比如说我今天本来打算今天继续开发某个重要功能,代码还没写几行,但是突然接到一个临时性的紧急重要任务。
先别慌,把手头的工作做好存档,迅速写好备注和思路。然后把重要任务完成,该加班就加班,重要的事情一定得办好,然后再接着去衔接之前工作。
紧急但不重要的工作,这一类工作如果除了自己以外,其他小伙伴也能够帮忙处理,那再好不过,这是优先选项。
但是如果非要自己处理,那最好先确认好内容和完成时间。尽量在不影响手头工作任务的情况下去把它完成。
比如说,有个会议需要讨论某些需求或者计划,那看看是否时间上可以缓一缓,一个是自己有缓冲的余地,做好手头工作的收尾,另一个是做好充足准备,到时候迅速解决。
既然是紧急但不重要,我相信它一定会有可商量的余地。
我的清单里面,很少出现不重要不紧急的事项,如果有,尽量随手掐灭,让这一象限清空,把精力放在有意义的事情上。
04. 时间的意义
四象限法对事项进行划分之后,最大的意义在于我们有了规划,心里有了底。重要的事情必须什么时候干完,日常工作怎么继续,捋清楚计划,妥当安排好时间,多给自己留一些余地。
我们的生活,不一定要被工作任务填满,就像996。除了工作任务以外,我们很有可能丧我们的创造力。
最近听到这么一个故事,很有启发,分享给大家。
一座小岛上有三个人,每天靠徒手抓鱼谋生,但一整天费尽全力,也只能抓到一条。其中一个人某一天决定做一个工具,提高效率,虽然不一定能成功,而且还得挨饿一天,但一天饿不死。好在他成功了,后面他每天得到了更多鱼,不用天天抓鱼,可以抓一天休息一天了。
这个故事告诉我们,尝试和创新需要代价,需要时间,一旦自己每天都是塞的满满,996和007,哪里还有心思想着创新,提高自己。
合理规划好生活和工作,给自己多留点余地。去思考,去制作更高效的“捕鱼工具”,让自己更从容地面对生活。

