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企业合规课程系列二:合同订立中的常见问题(三)

企业合规课程系列二:合同订立中的常见问题(三) 律动网商
2023-02-09
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一、合同签约中常出现的签章陷阱

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(一)常见的公司印章类型

1、公章:主要用于公司对外事务的处理,如以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明等,还有工商、税务、银行等对外事务的处理均需要加盖公章。

2、合同专用章:通常在公司签订合同时需要加盖,可以在签约的范围内代表公司,在合同上加盖合同专用章,公司需承担由此而产生的权利义务。

3、法定代表人章:是以法定代表人的名字篆刻的印章,在法定代表人履行职务、行使公司对外代表权时使用,主要用于公司的有关决议,以及在银行办理有关事务时需要加盖。

4、财务专用章:主要用于公司各种凭据、汇款单、支票、票据的用印,同时,也可用于公司与公司间财务往来的结算。

5、发票专用章:根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定,企业、单位和个体工商户在购买和开具发票时,需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章,印章印模里含有公司名称、发票专用章字样、税务登记号。

6、项目/资料专用章:项目承包人在特定项目中所用于有关工程项目的资料的印章。

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(二)合同签字、盖章中的常见风险

1、未使用有效的印章订立合同

      在签订合同时,容易忽略核查合同相对方签字人员的身份及印章,例如:合同相对方在合同上加盖的印章非合同生效条款所约定的公章(或合同专用章),而是项目部章,甚至是未经合法备案的虚假印章。上述情形均将导致合同效力存在法律瑕疵。签订合同应当使用公章、合同专用章,有特定用途的只能在特定业务上加盖,不能用于签订合同。例如财务专用章、物流专用章是肯定不能用于签订合同的。

2、未甄别合同签字盖章的不同表述

      (1)双方签字或盖章后生效:公司法定代表人代表法人行使职权,签字或盖章两者有其一后合同即生效。

      (2)双方签字盖章后生效:若未明确要求合同生效需要同时具备当事人的签字、盖章,公司法定代表人代表法人行使职权,签字或盖章两者有其一后合同即生效。

      (3)双方签字、盖章后生效:如最高人民法院(2005)民一终字第116号民事判决书认为,一般需签字且盖章均具备合同才能生效。

      (4)双方签字并盖章后生效:签字且盖章均具备合同才能生效。

【案例研究】(2021)最高法民申2554号

      [法院认为]关于案涉《补充合同》和《承诺书》的效力问题。一方面,《补充合同》和《承诺书》均加盖有汉丰公司印章。原审判决综合证据认定,汉丰公司在本案中提交的因案涉项目对外出具的收据及与案外人签订的合同均使用了编号相同的该枚印章,且汉丰公司在再审申请中未对印章的真实性提出异议,故应认定汉丰公司在《补充合同》及《承诺书》中盖章属实。

      另一方面,汉丰公司在《补充合同》和《承诺书》中盖章行为,符合合同约定的生效条件。《补充合同》虽然约定“双方签字盖章生效”,但未明确必须由公司加盖公章并经法定代表人签字后方可生效,故合同当事人盖章行为即可视为双方就合同内容达成合意。

      另外《承诺书》中写明“由承诺单位签字或者盖章后生效”,汉丰公司作为承诺单位在《承诺书》上盖章后《承诺书》即已生效。故汉丰公司提出《补充合同》《承诺书》不是汉丰公司真实意思表示,不能作为裁判依据的理由不能成立。

3、合同签字主体存在的无权代理情形

      在签订合同时,往往易忽略核查合同相对方签字人员的身份,如应当由法定代表人签字,但实际签字人却非法定代表人;或应由委托代理人签字但未附授权委托书。上述情形均可能将导致合同效力存在法律瑕疵。

      (1)若无额外约定,需要由合同相对方签名,即对方公司法定代表人签名。

      (2)若合同约定需要双方授权代表签字。在合同双方对生效条件有特殊约定的情况下,未经授权代表签字或由其他未获授权代表签字可能导致合同未生效。

      (3)若其他人员签字,可能被认定为无权代理或无权代表,从而导致合同未生效。

4、电子印章效力与使用风险

      使用电子章存在一定的效力风险,且甄别比较较难。根据《电子签名法》第三条,只有可靠标准的电子签名才与手写签名或者盖章具有同等的法律效力,根据《上海市电子印章管理暂行办法》的有关规定,电子印章本质上是数据,如需获得等同于盖章、签字的效力,必须经过法定程序产生。

      《电子签名法》第十三条规定了电子签名生效的四个法定要件:

      (1)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;

      (2)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;

      (3)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;

      (4)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

律师风控指引

(1)在订立合同时,应当严格按照合同生效条款约定履行合同签订程序,避免出现人、章不符或不完整的情形。签订合同时,应当关注合同生效条款的约定,若合同生效条款约定为“本合同自双方法定代表人签字或盖章(或委托代理人签字)并加盖公章(或合同专用章)后生效”等类似情形时,除应当确认双方是否均完成了相关人员签字及盖章程序外,还应当确认双方所盖公章(或合同专用章)与合同签订主体名称是否完全一致,是否符合印章类型要求,避免出现合同主体系某分公司,却加盖的是总公司的印章,或印章为财务章或项目部章等不符合合同生效条款约定的情形。

(2)关于签字人身份的核查,应着重注意以下几点:

①签字人为法定代表人时,应提供法定代表人身份证复印件及公司营业执照复印件,并加盖公司公章。

②签字人为委托代理人时,应提供法定代表人的授权委托书及法定代表人、委托代理人的身份证复印件。其中,授权委托书中应明确具体授权事项及有效期限。

③签字人为负责人时,应提供公司开具的负责人身份证明及负责人身份证复印件,其中,公司开具的负责人身份证明中应明确负责人的职权范围,并明确是否授予其签订合同的权利。

(3)只要是公司使用的印章,无论是否在公安机关备案,一般对交易的相对人来说,均代表公司。如果发生争议,只要交易相对人能证明公司有使用该印章,公司不能以“该印章不是在公安机关备案的印章”为理由主张合同无效或者不是公司签订。因此,对于存在多种类型印章的公司,应有专门制度、专人管理各类印章,规范印章管理制度,以有效避免于各种经济、合同法律纠纷,若因公司印章管理不善等引发法律纠纷的,公司仍需要承担相应责任。


二、合同签约中常出现的客户主体陷阱

      1、合同签订主体与履行主体不一致时的承担责任:若无特殊情况,所有法律责任承担以签订合同的主体为准,若商洽主体与最终订立合同主体不一致时,只能要求签订合同的主体承担责任。

      2、合同首部所列主体与合同尾部盖章主体不一致时的承担责任:若签署合同时的签名或盖章与合同首部载明的当事人姓名或名称不符,实践中一般认定合同由实际签名或盖章的主体承担责任。

【案例研究】(2020)渝0235民初2898号

      [法院认为]本案争执的焦点:当合同首部列明主体和合同尾部盖章签字主体不一致时如何认定合同当事人:书面合同自双方当事人签章时合同成立,应当以签章当事人作为合同当事人。因此,当合同首部列明主体和合同尾部盖章主体不一致时,应当以合同尾部盖章签字的主体为合同当事人。

      本案合同首部列明主体是建设单位杨明清联建房和施工单位重庆市云阳县中胜建设有限公司,合同尾部盖章签字主体建设单位何兵签字按手印;施工单位负责人孙国成签字按手印。故本案的合同主体是何兵、孙国成。


      3、合同首部所列客户主体数量与合同尾部盖章客户主体数量不一致时的承担责任:如上图中,合同首部载明的主体甲方仅有A公司,但尾部盖章的甲方有A、B两公司,在发生纠纷时能否要求A、B共同承担责任?实践中,新增加的盖章主体不一定能成为合同当事人,故在发生纠纷时C公司一般只能向A公司主张权利。

【案例研究】(2015)浙民申字第476号

      [法院认为]本案争议焦点在于,案涉《租赁合同》是否系港升公司真实意思表示。

      首先,从案涉《租赁合同》之形式来看,首部及尾部当事人处只有甲乙两方,其中首部乙方即承租人处载明:“杭州鑫兆建设有限公司(浙江港升控股集团德意空港国际花苑Ⅱ标项目部)”,并未将港升公司列为单独主体。尾部承租人处虽分别加盖有鑫兆公司印章及“浙江港升控股集团德意空港国际花苑Ⅱ标项目部”字样之印章,但身份信息栏仅载有鑫兆公司地址及电话,法定代表人签字处仅有鑫兆公司公司法定代表人俞大伟字样,并无港升公司或其项目部负责人签名确认。且合同第七条第二款约定,本合同经双方签字或盖章生效,一式四份,甲乙双方各执二份。如港升公司亦系合同当事人,则理应一式六份,三方各执二份留存,才更符合常理。故形式上港升公司作为合同当事人存疑。

      其次,从合同履行情况分析,成算公司出具的发货凭证中载明租用单位系鑫兆公司,其填写的租费确认单中承租方亦只有鑫兆公司,上述单据均未将港升公司视为合同履行方,目前亦无其他证据表明港升公司曾直接向成算公司支付过相关租赁费用,一定程度上亦能印证,港升公司与成算公司之间并无直接合同关系。

律师风控指引

(1)在与客户商事洽谈时,因客户名下公司主体往往不止一家,故双方应当预先明确合同订立的双方所使用的公司主体,针对客户确认的其签订合同的商事主体,可对其进行相应的资信状况识别。

(2)在订立合同时,需格外注意客户在商洽中确定的主体与最终订立合同主体是否一致,若存在不一致的情形,应当及时向对方提出异议,并要求对方仍使用原主体签订合同。

(3)同时,亦应当对客户提供的订立合同的公司主体进行初步的资信识别,若该公司资信状况较差,则可合理怀疑该客户在商事交易中违约的风险较高。若我方未及时向对方提出,在双方签字盖章后,则商事合同生效,双方均须恪守合同约定,因此在发生纠纷时只能要求签订合同的主体承担责任。

(4)在订立合同时,仍需注意合同首部所列主体与合同尾部盖章主体是否一致(包括公司名称是否错误、是否缺字等常识性错误)、合同首部所列客户主体数量与合同尾部盖章客户主体数量是否一致,若存在不一致情形时,应当及时向对方提出异议,并要去客户按照双方原商定的主体重新签订合同,并对该过程做好证据留存。


-THE END-


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