👇 外贸团队是否每天都在重复处理：
网站收到新留言，销售主管需要手动分配；
客户提交询盘后，销售还要逐一发送确认邮件；
公海里有价值的客户无人跟进，需要定期筛选、重新分配；
客户多日未联系，要靠主管翻看记录、逐个提醒；
商机进入报价阶段，管理者却可能没有及时得到消息。
这些工作单独看都不复杂，但数量一多，就会消耗大量时间。更重要的是，任何一次遗漏，都可能意味着响应变慢、询盘流失，甚至错过成交机会。
问题不在于员工不够努力，而在于太多流程仍然依赖“人记忆、人检查、人催促”。
现在，通过询盘云“自动化流程”，企业可以把固定、重复的业务规则交给系统持续执行。
01 把管理规则，变成自动执行的流程
询盘云自动化流程，可以简单理解为 ️
当某件事发生/或者到达某个时间
系统自动找到符合条件的数据
执行预先设置好的动作
例如，当网站产生一条新留言，系统可以立即创建客户，再按照设定的权重自动分配给销售；分配完成后，还可以继续自动发送确认邮件、通知负责人。
整个过程不需要主管反复查看，也不需要销售手动领取。客户进入系统后，下一步动作立即开始。
自动化流程不是简单增加几个提醒，而是把企业已经验证有效的管理方法写进 CRM，让流程不再依赖个人习惯。
02 两类自动触发，覆盖不同管理场景
不同的销售管理规则，需要不同的启动方式。询盘云自动化流程支持事件触发和定时触发。
事件触发：业务一发生，流程立即启动
企业可以围绕表单、线索、客户、商机、联系人、报价单、订单和跟进记录等业务对象，根据新建、编辑、转移、分配及商机阶段变更等事件设置流程。
网站或 Facebook 产生新留言后，立即创建客户并分配销售；
客户或线索被分配后，自动启动后续协同流程；
商机进入报价阶段后，自动提醒销售主管；
客户资料发生变化后，执行对应的后续动作。
业务动作与管理要求实时衔接，减少中间等待。
定时触发：让系统主动检查
对于需要定期检查的工作，可以按一次、每天、每周、每月或每年设置执行时间。
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每个工作日早上 8 点，自动筛选公海中无人跟进的有效客户； -
每天 9 点，检查超过 7 天未跟进的客户并提醒负责人； -
每月指定日期或指定工作日，执行固定的管理任务； -
根据客户资料中的日期字段，自动启动相应流程。
CRM 因此不再只是被动记录数据，还能按照企业设定的节奏主动推动业务。
03 数据筛选与条件分支，让自动化更精准
自动化并不意味着对所有数据“一刀切”。企业可以在触发条件之上增加数据筛选规则，通过“满足全部条件”“满足任意条件”或高级公式，进一步确定哪些数据需要进入流程：
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超过 7 天没有跟进的客户； -
处于特定国家或地区的客户； -
进入某个销售阶段的商机； -
符合指定来源、类型或负责人条件的数据。
对于进入流程的数据，系统还支持最多 10 个条件分支。同一批客户可以根据国家地区、产品类型、线索质量或负责人等条件，进入不同处理路径。
过去依赖主管临时判断的规则，现在可以被稳定、统一地执行。
04 从提醒到分配，把后续动作连成链路
流程被触发后，系统可以自动执行多种动作：
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向客户发送外部邮件； -
向内部成员、数据负责人本人或其上级发送系统消息； -
自动分配客户或线索； -
根据表单内容创建线索或客户； -
在创建数据时完成字段映射，并结合权重轮询分配。
这意味着，从客户提交留言，到资料进入 CRM，再到分配销售、发送确认邮件和通知相关人员，可以形成一套连续的自动化链路。
05 五类典型模板，快速开启自动化
为了降低配置门槛，询盘云提供了五类典型场景模板。企业可以直接选择模板，再根据自身业务规则调整。
1. 新留言自动分配成员跟进
访客在网站留言或通过 Facebook 填写表单后，系统立即根据留言信息创建客户，并自动分配给销售成员。
👉 业务价值：缩短询盘流转时间，避免新客户长时间无人响应。
2. 新留言自动邮件回复
访客提交留言后，系统立即发送确认邮件。
👉 业务价值：第一时间回应客户，提升专业形象和沟通体验。
3. 公海潜客自动分配
每个工作日早上 8 点，系统自动筛选公海中无人跟进的有效客户，并分配给团队成员。
👉 业务价值：盘活沉睡客户，避免有价值的客户长期停留在公海中。
4. 未及时跟进客户提醒
当客户超过 7 天未跟进时，系统自动提醒客户负责人。
👉 业务价值：减少遗忘和断联，让跟进管理从事后检查变成主动预警。
5. 商机进入报价阶段提醒主管
当商机推进到报价阶段时，系统自动通知商机负责人的主管。
👉 业务价值：让管理者及时介入关键成交节点。
06 每次执行都有记录，自动化不是“黑盒”
询盘云会记录每一次流程的触发对象、触发时间、流程版本、执行状态、执行结果和完成时间：
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哪条数据触发了流程； -
命中了哪个条件分支； -
执行了什么动作； -
动作是否成功； -
流程在什么时间完成。
全过程留痕，让自动化流程可以检查、验证和持续优化。
07 版本管理，让流程调整更稳妥
同一个流程可以保留多个版本，但同一时间只有一个版本生效。新版本编辑并发布后，之后触发的数据按照新规则执行；已经开始运行的数据仍然沿用原版本。
这样既能避免正在运行的流程被中途打断，也能清楚追溯每一次执行依据的规则。
企业还可以按需启用、停用流程，或选择数据后手动触发，为特殊场景保留灵活空间。