首次申报出口退税时，税务人员要求留存备案单证。许多企业误以为申请退税前的“备案”即完成了单证备案，实则不然。
“出口退税备案”与“备案单证管理”是两个独立且关键的环节，切勿混淆。具体区别与操作指南如下：
出口退税备案
政策规定
纳税人应于首次申报出口退（免）税或申请开具证明时，向主管税务机关办理出口退（免）税备案。需如实报送《出口退（免）税备案表》及附送资料清单列明的相关资料。
办理路径
登录电子税务局，依次进入【我要办税】-【出口退税管理】-【出口退（免）税企业资格信息报告】-【出口退（免）税备案】功能菜单办理。
备案单证管理
政策规定
纳税人应在申报出口退（免）税后十五日内，妥善留存备案单证（因成交方式特性无相应单证的除外），并按申报时间顺序制作目录，注明存放方式以备核查。
留存单证范围：
（一）购销合同：包括出口合同、外贸综合服务合同、购货合同等。
（二）运输单据：如海运提单、航空运单、铁路运单、承运单据、邮政收据，以及国内外运输发票、货代服务费发票等。
（三）报关单据：如委托报关协议、代理报关服务费发票等。
注意事项：若无法取得上述单证，可用具有相似内容或作用的其他资料替代。除另有规定外，备案单证由纳税人自行保管，保存期为十年，不得擅自损毁。
温馨提醒
“出口退税备案”与“备案单证管理”均为申报出口退税的核心环节，二者缺一不可。企业须严格按时限按规定办理，以免影响退税进度。
文件依据：《国家税务总局关于发布〈出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法〉的公告》(国家税务总局公告 2026 年第 5 号)