我司是第一次申报出口退税，税务人员提醒我们要留存备案单证，申请退税前不是已经进行备案了吗？
申请退税前的备案并不等于单证备案，两者概念不同，具体区别请看下文。
出口退税备案
政策规定
纳税人应当于首次申报出口退（免）税或者申请开具出口退（免）税证明时，向主管税务机关申请办理出口退（免）税备案。办理时，需如实报送《出口退（免）税备案表》，并根据出口业务具体情况，报送《出口退（免）税备案附送资料清单》列明的附送资料。
办理路径
登录电子税务局，依次点击进入【我要办税】-【出口退税管理】-【出口退（免）税企业资格信息报告】-【出口退（免）税备案】功能菜单办理。
操作流程示意图：
备案单证管理
政策规定
纳税人应当在申报出口退（免）税后十五日内，将下列备案单证妥善留存（因成交方式特性，纳税人没有相应备案单证的除外），并按照申报出口退（免）税的时间顺序制作备案单证目录，注明备案单证存放方式，以备税务机关核查。
具体包括：
（一）购销合同。包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等。
（二）出口货物的运输单据。例如海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，纳税人承付运费的国内运输发票，纳税人承付费用的国际货物运输代理服务费发票等。
（三）纳税人委托其他单位报关的单据。如委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等。
注意：若无法取得上述备案单证，也可以用具有相似内容或者作用的其他资料来替代。除另有规定外，备案单证需由纳税人存放和保管，保存期为十年，不得擅自损毁。
总结与提醒
温馨提醒
不论是“出口退税备案”，还是“备案单证管理”，都是企业申报出口退税的重要环节，二者缺一不可。
请务必按时限按规定办理，避免影响退税。
文件依据：《国家税务总局关于发布〈出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法〉的公告》(国家税务总局公告 2026 年第 5 号)
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来源：厦门税务