今天我们一起聊聊：企业采购需求提报环节现状、风险汇总

一、企业现状

（一）业务现状：部门只看自己有没有用的

现在大部分企业的采购需求，都是业务部门自己说了算，想要什么就提什么，基本没有统筹核对。

很多部门提需求只盯着自己当下缺什么，压根不会去仓库查库存、不会去盘点闲置设备、不会复用现有物资。经常出现库里明明有存货、设备明明闲置可用，业务照样采购，最后造成库存堆积、设备闲置、资金白白浪费。

更普遍的一个问题：很多部门把“好用、体验更好”当成必须买的刚需。盲目要新的、要高端的、要高配的，完全不考虑企业产能、实际使用频次。

（二）制度现状

很多公司的采购制度，全部聚焦在采购的具体执行环节，对最关键的“需求提报”，基本是放任不管。

没有统一的提报标准，物料、设备、服务、耗材全部混在一起提，没有固定模板、没有必填要求、没有分类规范。员工怎么填、填多细，全看个人心情和经验，每个人提报的样式、标准、内容都不一样，非常混乱。

公司也没有需求评审机制，都是业务部门提起，没有多部门论证必要性。很多拍脑袋的采购、没必要的采购，从源头就没控制住。虽然公司有库存、资产管理制度，但都是摆设，没有硬性规定“提报前必须查库存、核存量”。

（三）执行现状

目前企业的需求提报流程非常简单：业务提报、领导签字、转给采购部门，全程单线走完，没有前置沟通和校验环节。

采购、技术、财务在前期完全不参与，业务不懂采购规则、采购不懂现场实际情况，两边信息脱节，导致很多需求提报上来本身就不合理。

整个流程没有设置库存核对、预算核对、参数核对的固定环节，全靠员工自己能力、经验。结果就是：大部分人不查、漏查、错查，需求报错、参数报错、重复采购的问题层出不穷。

遇到临时需求、紧急项目，更是毫无规矩，基本都是先买先用、干活要紧，后续再补单据、补流程。最关键的是，公司不对提报问题做复盘，没人总结、没人优化，同样的问题反复犯，流程得不到改进。

（四）财税现状

大部分企业的需求提报和预算是完全脱节的。部门提需求从来不看预算有没有额度，超预算、无预算提报是常态。尤其到了年底，为了不浪费年度预算，很多部门会报非刚需采购。

成本管控也非常片面，所有人只看采购花了多少钱，完全忽略后期闲置损耗、仓储积压、设备运维、物资报废等隐性成本。

日常零散采购、临时采购最不规范，前期不规划票据、不规划费用科目，后期经常出现票据不匹配、账务不规范、费用列支不合理的问题。大量无效采购、重复采购，让企业流动资金卡在库存和闲置设备里。

二、风险解析

（一）业务风险

1.未做存量核对，极易引发重复采购、物资积压、资产闲置问题，造成企业资源浪费、资源利用率下降；

法律依据：

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）

第三条企业采购业务至少应当关注下列风险：

（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。  

《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》（财会〔2010〕11号）

第十条企业仓储部门应当详细记录存货入库、出库及库存情况，做到存货记录与实际库存相符，并定期与财会部门、存货管理部门进行核对。

2.需求提报缺乏参数细化要求，容易出现采购物资与业务场景不匹配的情况，导致物资无法使用、返工换货、二次采购，拖慢业务进度；

法律依据：

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）

第四条 企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。

第六条 企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

3.过度追求高配采购，容易造成设备功能冗余，直接推高企业经营成本，形成不必要的费用损耗。

法律依据：

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）第一条、第三条、第四条，企业采购应以满足生产经营需要为限，采购计划安排不合理可能导致资源浪费。

（二）制度风险

缺少标准化、分类提报的规范与统一填报标准，需求提报随意性强、无执行依据，整体管控失效；缺乏前置性与必要性核验机制，需求提报无多部门论证环节，易引发无效采购、过度采购行为；无存量核查与制度的硬性要求，资产与库存管控落地失效，无法从源头规避不合理的采购。

法律依据：

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）第四条  企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。

第六条 企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

（三）执行风险

跨部门前置联动缺失，各个岗位信息断裂，容易造成需求提报不合理、不规范，与采购标准、业务实际脱节；流程没有固定审核节点，靠人工自主校验，漏核、错核频繁发生，采购需求精准度无法保障；临时、应急采购流程不规范，普遍存在先采购、后补单的情况，存在流程违规、资料无法溯源的隐患；没有复盘优化闭环，同类提报问题反复发生，流程漏洞无法根治。

法律依据：

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）第四条，企业应当全面梳理采购业务流程，明确各环节职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节；第十二条要求实行全过程采购登记制度，确保采购过程的可追溯性。同时参照《企业内部控制基本规范》第二十八条关于手工控制与自动控制相结合的要求、第三十条关于授权审批控制的要求、第三十四条关于运营分析控制的要求，当前执行层面存在跨部门联动缺失、审核节点缺失、临时采购流程不规范、缺乏复盘闭环等问题，与上述规定存在明显差距。

（四）财税风险

1.存在无预算、超预算行为，导致预算管控失效、资金无序支出；

法律依据：

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）第六条第三款  具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理请购手续。

2.成本管控维度单一，只核算显性采购费用，忽视闲置、运维、损耗等隐性成本，造成企业综合采购成本失控；

法律依据：

《企业会计准则第1号——存货》（财会〔2006〕3号）第九条：仓储费用等非正常支出应当在发生时确认为当期损益，不计入存货成本。企业应当区分采购成本与后续持有成本，完整反映存货的实际经济消耗。

《企业会计准则第4号——固定资产》（财会〔2006〕3号）第八条：外购固定资产的成本，包括购买价款、相关税费、使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（财会〔2010〕11号）第四条及财政部会计司官方解读：企业应当定期对采购成本进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节。

3.零散、临时采购提报不规范，票据归集、科目列支缺乏前置规划，易引发账务处理不合规、费用列支不合理等财税隐患；

法律依据：

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局2018年28号公告）第四条  税前扣除凭证管理遵循真实性、合法性、关联性原则。真实性是指税前扣除凭证反映的经济业务真实，且支出已经实际发生；合法性是指税前扣除凭证的形式、来源符合国家法律法规等相关规定；关联性是指税前扣除凭证与其反映的支出相关联且有证明力。

4.无效采购导致流动资金大量沉淀，资金周转效率降低，直接影响企业整体资金健康流转。

法律依据：

《企业内部控制应用指引第6号——资金活动》（财会〔2010〕11号）

第十八条 企业应当加强资金营运全过程的管理，统筹协调内部各机构在生产经营过程中的资金需求，切实做好资金在采购、生产、销售等各环节的综合平衡，全面提升资金营运效率。

第十九条 企业应当充分发挥全面预算管理在资金综合平衡中的作用，严格按照预算要求组织协调资金调度，确保资金及时收付，实现资金的合理占用和营运良性循环。

第二十条 企业应当定期组织召开资金调度会或资金安全检查，对资金预算执行情况进行综合分析，发现异常情况，及时采取措施妥善处理，避免资金冗余或资金链断裂。