很多公司都有这种情况：老板开自己车跑业务，员工开私家车出差，月底拿一沓油费发票来报销。可问题来了——公司名下压根儿没有车，这油费能报吗？报了能税前扣除吗？
别凭感觉操作，税局的最新回复已经说得很清楚了，咱们一条一条捋。
一
公司没车，油费发票能不能随便报？
先说结论：不能。
税局明确表示，公司名下没有车，在真实情况下是不可能有加油费的。如果业务不真实，你取得的加油费发票不仅不能税前扣除，连报销本身都有问题。
最常见的就是员工或老板随便找一张加油费发票来报销（俗称“替票”）。公司名下没车却报销加油费，这就涉嫌接受虚开发票，增值税专用发票不能抵扣，企业所得税前也不让扣。
更严重的是，根据《税收征管法》第63条，替票行为涉嫌偷税。一旦被税务稽查发现，不仅要补税，还可能面临0.5倍到5倍的罚款，外加每日万分之五的滞纳金。
所以，没车就别乱报油费，这不是小事。
二
私车公用，到底怎么操作才合规？
员工开私家车外出办公，这确实是真实业务需求。税局也认可这种情况可以报销相关费用，但有前提条件。
陕西省税务局曾明确答复过这个问题：
关键点就一个：必须签租车合同。
如果没签合同，或者签的是0元租金协议，那麻烦就来了：
对企业：车辆相关费用无法税前扣除；
对个人：报销款要按“工资薪金所得”计算缴纳个税。
签了合同之后，租赁期间发生的油费、过路费、停车费，在取得真实合法凭证的基础上，允许税前扣除。但车辆保险费、维修费等应由个人负担的费用，公司不能报。
三
想合规报销，这3件事必须做到位
签订租赁合同
公司和员工签书面租车协议，明确车辆使用情况和费用分摊方式。这不仅是规范操作，更是以后税务审查时的重要证据。提醒一句：签合同要缴印花税。合同模版见最后
建立用车制度
公司要有一套公务用车管理制度，每次用车做好记录，分清是个人消费还是企业费用。员工还应向公司提供汽车租赁发票。
规范财务核算
私车公用的费用税前扣除范围要清晰，相关费用不能相互混淆，不能把员工个人承担的费用塞到公司账上报销。
四
私车公用涉及哪些税？
增值税
根据增值税最新政策，按次纳税的起征点为每次（日）销售额1000元。简单说，单次或单日销售额没超过1000元的，不用缴增值税；超过的，就得全额缴纳。特别留意：如果你一天内有多笔业务，要把当天所有销售额合并计算，按“日”来判定是否达到起征点，而不是每笔单独算。
所得税
1000元以下个人可不提供发票，1000元以上需申请由税务机关代开发票，缴纳3%的增值税（现在税收优惠1%）
企业因业务需要，租用员工、老板车辆，在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。
印花税
财产租赁合同，个人和企业签订的车辆租赁合同，立合同人应按租赁金额的千分之一缴纳印花税。注意：附加税可以享受六税两费减半优惠
个税
公司以租赁的方式使用员工的车辆，则以“财产租赁所得”申报个税
总结一句话：
公司没车，油费不是不能报，但必须走正规流程——签租车合同、建管理制度、规范财务核算。图省事直接拿票报销，看似方便，实则是在给自己埋雷。
合规操作，才能睡得踏实。
附：私车公用协议
出租方（以下简称甲方） ：
公民身份证号：
承租方（以下简称乙方） ：
社会统一信用代码：
甲方为乙方员工，在甲方为乙方工作过程中，甲方为了方便服务 同意在办公期间将甲方私人所有车辆租给乙方办公使用。为明确甲、 乙双方的责任及义务，特制定本协议。
一、甲方提供汽车的情况甲方为乙方提供设备齐全、车况良好、运行安全可靠、证件齐全的，其中车辆品牌： ，车牌号： ，甲方车辆外观、部件及整体损坏情况： 。
二、汽车用途甲方同意将上述车辆租用给乙方用于工作需要。乙方向甲方承诺，租赁该汽车仅作为乙方员工（限甲方）工作使用，并遵守国家和汽车登记地政府部门关于汽车使用和管理的规定。在租赁期内未征得甲方书面同意，乙方不得擅自改变本款约定的使用用途。
三、租赁期限从 年 月 日到 年 月 日止，合同期满后，在同等条件下，甲方拥有续约优先权，并可根据实际需要进行调整和增减，乙方应给予支持。
四、租金及相关费用的支付甲、乙双方约定，该汽车每月租金为：
1. 基本租金：人民币 元(大写： )；
2. 附加租金：为甲方收取汽车租金时，按照国家税收相关规定的开具增值税发票缴纳税费和缴纳的个人所得税等税费，具体金额以完税凭证为准。3.上述租金包含汽车的车辆购置税、折旧费、保险费、维修费
3. 租赁期内汽车使用过程中所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，由乙方承担，甲方租赁期内汽车使用过程中发生上述支出时，需要提供在取得真实、合法、有效的发票等凭证。
4. 租金采用先付后用方式，每年（合同年）支付一次，首期租金于本合同签订后天内支付给甲方，以后每期租金在上期已付租金所覆盖的租期届满前日内向甲方支付。
五、甲方权利义务
1、甲方保证交付乙方的上述汽车性能良好，符合道路运输要求，并具备相关的运营许可手续。如因上述汽车质量及权利瑕疵造成乙方人身或财产损失的，由甲方负责赔偿乙方因此而造成的一切损失。
2、甲方在为乙方办公期间使用私人所有车辆的，非因乙方原因导致的本人及第三人损害（包括但不限于包括但不限于人身或财产损失）由甲方自行负责。
3、甲方非在乙方办公期间使用私人所有车辆所造成的一切损失（包括但不限于包括但不限于人身或财产损失），由甲方自行承担。
4、租赁期间内，未经乙方同意，甲方不得将提供给乙方的上述车辆转租或转卖于他人。
六、乙方权利义务
1、租赁期间，乙方应做好上述汽车的日常维护保养，确保上述汽车的正常使用功能，仅在甲方为乙方办公期间上述汽车发生故障时，维修费用由乙方承担。
2、乙方有权要求甲方协助处理车辆保险事故、修理受损车辆、进行正常保养及年检的。
3、乙方在租赁期间内经甲方同意后，可以对上述汽车进行外观装饰或设备添附。租赁期满后，添附的所有权归乙方所有，添附物不能拆除或拆除后会对租赁物造成损害的，由双方协商处理。租赁期满或合同解除后，乙方有权将租赁物上一切有关乙方所使用的企业标识及注册商标标识予以覆盖或拆除。
4、租赁期间内，未经甲方同意，乙方不得将甲方提供的上述车辆转租他人。
七、合同的变更与解除
1. 经甲乙双方协商一致，可以变更或解除本合同。
2. 如因租赁物质量及权利瑕疵造成乙方重大人身、财产损失或无法满足乙方正常使用需要的，乙方有权单方面解除合同并要求甲方赔偿损失。
3. 如乙方怠于履行双方约定的应由乙方交纳的各种保险、交通管理、危险品安全管理等费用的义务，甲方有权单方面解除合同。
4. 甲乙双方的劳动合同终止时，甲方有权单方面解除本合同。5.任何一方单方解除本合同的，应当以书面通知另一方。
八、违约责任
1、在租赁期内，非因乙方原因造成上述汽车不能正常使用的，甲方应当赔偿乙方因此而造成的全部损失。
2、甲方在租赁期内没有法定事由任意解除合同的，除应返还乙方剩余租金外，还应当赔偿乙方因此而造成的损失。
3、乙方在租赁期届满前30日内向甲方提出续租书面要求后，因乙方原因导致未在租赁期届满前签订书面续租合同的，乙方应当向甲方支付1万元违约金，不足以弥补由此造成的一切损失的（包括但不限于返还已交货款和双倍定金、律师费、诉讼费、执行费等），按损失赔偿。
九、争议解决方式双方在履行合同过程中若存在分歧，双方协商解决，协商不成，向（ ）仲裁委员会申请仲裁解决。
十、通知条款
1、凡涉及双方权利、义务的事宜，双方应以书面形式通知。可由一方授权委托、指定专人递交，或以合法的快递服务、电子邮件、传真发至另一方在合同中列明的地址。
2、合同中所列甲乙双方的通讯地址如有变更，变更方应在变更事宜发生之日起十天内书面通知对方。变更方如未按前款约定履行通知义务，相对方按原通讯地址发出的通知则为有效送达的通知。
十一、其他
1、本合同未尽事宜,双方可根据国家有关法律、法规的规定,共同协商做出补充协议，补充协议应视为本合同不可分割的一部分。
2、本合同自双方签字盖章后生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具备同等效力。本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章日起生效。
本合同条款如与国家及地方法律、交通法规等不符时，以相关法律规定为准。
本合同如有未尽事宜，经双方协商签订的补充条款及协议，与合同具有同等法律效力。如双方协商无法解决可向合同签订所在地的人民法院提起诉讼解决。
甲方(公章)_________ 乙方(签字)_________
_____年____月____日 ____年____月____日
END