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我以前做外贸，有一段时间特别烦。不是客户多，也不是订单压得喘不过气，而是每天忙的东西都差不多，可每次又要重新来一遍。
有个客户问我资料，前面聊得还可以，后来突然要包装图片和样品寄送说明。我当时在外面，手机里翻了半天，图片倒是有，但版本很乱，有些是旧包装，有些文件名还是一串数字。最后我只能先回客户：“I will check and send you shortly.” 这句话发出去以后，我自己都觉得心虚。不是我没有这些东西，是我每次都临时找。
这种事多了以后，人会很累。你以为自己是在做业务，其实很多时间都浪费在翻记录、找图片、重新解释上。一个客户问过的问题，过几天另一个客户又问，你还是从头写。工厂那边也一样，第一次问价没把包装和交期确认清楚，等客户真的有兴趣了，又要回头补问，工厂一慢，客户那边也跟着卡住。
后来我开始改这个习惯。凡是被客户问过两次以上的内容，我都不再随手回完就算了。比如样品怎么寄、交期怎么说、哪些费用不包含、报价有效期怎么写，我都会留一份自己能直接改的版本。图片也按用途放好，常用的几张不再混在一堆文件里。这个动作不复杂，但对一个人做业务来说很有用。
以前客户让我发更多信息，我会临时拼一堆过去，自己都觉得乱。现在我会先判断他需要什么，不一定发很多，但要发得清楚。客户问样品，就把样品时间、费用、寄送方式说完整；客户问价格，就把包装、付款和有效期顺手写上。这样不是为了显得多专业，是为了少一点后面的反复解释。
工厂这边我也吃过亏。以前只问一句多少钱，拿到价格就急着报给客户，后来发现很多麻烦都是自己前面没问细。工厂说“可以做”，不代表包装确认了，也不代表交期一定能赶上。现在我问工厂，会把客户后面最可能追问的地方先问掉，哪怕多花十分钟，也比后面来回补救强。
做外贸想明白一件事，会省掉不少没必要的折腾：不要让自己每天都在处理同一批问题。你今天回过的话，明天应该能用得上；这次踩过的坑，下次至少要提前避一下。要是每次客户一问，你都现找、现问、现写，时间久了，人肯定累，而且累完也没留下什么。
一个人做SOHO，最怕的不是事情小，而是小事天天重复。资料乱一点、报价随意一点、工厂问题少问一句，当时看不出来什么，后面都会变成你自己的麻烦。
所以我现在不太相信那种“忙到很晚就一定有结果”的说法。外贸不是靠把自己熬住就行，很多时候是今天处理完一件事，明天别再用同样笨的方式处理第二遍。能把这些细碎的东西慢慢整理好，业务不一定马上变大，但至少不会一直被同样的问题拖着走
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