丁邱洁律师｜中国律师 / 美国加州律师

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本文仅为美国法律知识分享，不构成法律意见。具体案件请咨询相应执业律师。

为什么律师第一句话总是：不要删文件

很多企业负责人第一次与美国诉讼律师开会时，都会遇到一个有趣的场景。

律师还没有分析案情。

还没有讨论胜诉概率。

甚至还没有认真看完合同。

第一句话却往往是：

“从现在开始，不要删除任何相关资料。”

对于很多企业来说，这个建议似乎有些奇怪。

如果某些文件对自己不利，删掉不是更安全吗？

在美国诉讼中，答案往往恰恰相反。

一个典型场景

假设一家中国企业与美国客户发生争议。

客户发来律师函。

企业负责人认为事情可能会升级，于是安排员工整理资料。

过程中，有人顺手删除了部分聊天记录、清理了邮箱，或者重置了相关设备。

几个月后，案件正式进入诉讼程序。

对方律师发现部分数据缺失。

此时，争议已经不再只是合同纠纷本身。

法院还会进一步关注：

这些资料为什么消失？

是在正常管理过程中丢失？

还是有人故意删除？

很多企业没有意识到，一个简单的删除动作，可能引发新的法律问题。

什么是 Litigation Hold？

在美国诉讼实践中，有一个非常重要的概念：

Litigation Hold。

中文通常翻译为：

诉讼保全通知。

简单来说，当企业已经合理预见未来可能发生诉讼时，就应当开始保存与争议有关的资料。

这些资料可能包括：

合同文件；

电子邮件；

聊天记录；

财务数据；

会议纪要；

服务器记录等。

从这一刻开始，企业的重点不再是清理资料，而是保存资料。

法院为什么如此重视保存义务？

因为美国诉讼强调公平。

如果一方能够在诉讼开始前删除不利证据，那么另一方就很难获得完整事实。

因此，美国法院不仅关心证据内容，也关心证据是否被妥善保存。

很多时候，法院甚至会专门审查：

企业是否建立了合理的数据保留措施；

员工是否收到保存通知；

相关资料为何丢失。

对于法官而言，这些问题本身就可能影响案件判断。

什么是 Spoliation？

如果证据被不当销毁，美国法律通常将其称为：

Spoliation of Evidence。

即证据毁损或灭失。

需要说明的是，并不是所有文件丢失都会受到处罚。

关键问题通常在于：

资料是否具有诉讼相关性；

企业是否已经预见诉讼；

删除行为是否具有过错。

如果法院认为当事人故意销毁重要证据，后果可能相当严重。

最严重会发生什么？

很多企业以为：

最坏结果无非是找不到文件。

实际上，美国法院拥有广泛的制裁权。

根据具体情况，法院可能：

要求承担对方额外费用；

限制相关抗辩理由；

允许陪审团作出不利推定；

甚至直接作出制裁性裁判。

对于企业而言，这些后果有时比原始商业纠纷本身更加危险。

对出海企业的启发

很多中国企业非常重视合同管理，却容易忽视数据管理。

但在数字化时代，诉讼中的关键证据往往并不存放在纸质档案中，而是散落在邮箱、聊天工具和各种业务系统里。

因此，真正成熟的风险管理，不仅是签好合同，也包括建立合理的信息保存机制。

当争议出现时，第一步通常不是删除资料，而是暂停删除。

丁邱洁律师提示

美国诉讼有一个非常重要的特点：

法院不仅审查你保留了什么证据，也会审查你失去了什么证据。

对于企业而言，最安全的做法往往不是主动清理，而是在专业律师指导下进行资料保全和风险评估。

很多案件的问题，不是因为证据存在，而是因为证据消失了。

相关法条

Federal Rule of Civil Procedure 37(e)

Failure to Preserve Electronically Stored Information.

下期预告

《美国律师一天都在忙什么？》

很多企业收到律师账单时都会疑惑：

律师没有开庭，为什么已经产生大量费用？

第二周最后一篇，我们从 Discovery 的角度，看看美国律师一天到底在做什么，以及美国诉讼成本究竟来自哪里。

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