询比价采购方式是最常用的采购方式，因为它程序简单、过程快，是九个采购方式中的“效率之王”。
遗憾的是，我们常常看到，采购员在询比价时，往往并没有抓到本质。
比如，昨天，我看到采购员的手纸比价单上，单位是捆。
我问，一捆多少张？回答：“不知道，我去问问。”
我说，先别急，我为什么会这么问你？你想一下，如果你用捆做单位，每家供应商的“捆”对应的张数不一样，你对比这个价格是不是没有可比性？
她点点头，说我问清楚。
问完后，果然，有的供应商报价是一捆60张，有的是100张。这样的比价，不问清楚，是比不出真正的性价比的。
当然，这是浅显且极端的例子。实践中，有些情况往往更隐蔽，比如某个技术参数的差异，不深究，往往很难被发现。
问题出在哪？不出在供应商，出在我们的询价文件本身就不专业。
询比价和招标采购最大的不同，不在于流程简单还是复杂。
真正的区别在于：招标有法定的招标文件编写规范和澄清答疑程序，询比价没有。
这里插一句：很高兴看到，昨天一个采购员找我说，废品招标项目的招标文件中有个事情，有个投标方提出不清楚，需要统一澄清，您看这个澄清文件可以统一发吗？——这是指导她做的人生中第一个招标项目，这位研究生真是好学且能热爱思考。
关于招标采购，可以看《四大采购方式之招标采购（一文说清招标采购的定义、形式、原则、流程与注意事项）》《招标采购方式怎样才规范？》《招标采购方式，招标文件应怎么写？用这7步结构范式！》《公开招标 VS 邀请招标，怎么选？》《为什么招标项目不允许议价？》《招标项目中，投标方可能发生哪些串通行为？采购方如何识别？》《为什么你比别人专业？因为你掌握招标采购方式中的这四种法定报价评分方法》。
供应链重构，公众号：供应链重构021 四大采购方式之招标采购（一文说清招标采购的定义、形式、原则、流程与注意事项）
没有法定约束，并不意味着可以随意应付——恰恰因为“没有硬性规定”，询价文件写得好不好、答疑管得严不严，才是拉开采购专业度的分水岭。
一、向谁询价，是决定性因素
询比价的质量，首先受制于向谁询价。如果没有找到合适的供应商，也许我们都在“盲人摸象”，以为是三家中选了最低价，殊不知是三家都是市场高价。
因此，广泛寻源，是询比价的首决因素。详见《四种采购方式之询比价采购，有四大核心关键点》。
二、询价文件写了什么，决定了你会收到什么
询价文件不是复制粘贴一个表格就完事。一份合格的询价文件，至少要覆盖以下六个板块。缺一个，你收上来的报价就多一个不确定因素。
板块一：采购需求描述——不仅要写“要什么”，更要写“不要什么”。
很多采购在询价单上只写产品名称和数量，比如“采购办公椅100张”。这等于把规格定义权完全交给了供应商——他按最低配报价，你按最高配做预算，比出来的结果毫无意义。
合格的采购需求描述至少要包含三个层次：
一是技术参数——材质、尺寸、承重、环保等级、阻燃等级，能写多细写多细；
二是质量标准——适用的国标编号、企标编号、验收方法和抽样比例；
三是排除条款——明确写清楚“不接受以下材质”“不接受以下工艺”“不接受非原厂配件”。排除条款比包含条款更重要，因为供应商不会主动告诉你“我这东西哪里不如别人的好”。
板块二：商务条件清单——不要等报价来了再问。
这是实践中最常见的翻车点：报价单收上来才发现，甲含运费乙不含，甲开13%专票乙开1%普票，甲要预付50%乙能给90天账期。再回头一家家去统一口径，时间浪费了，管理也混乱了。
询价文件必须在商务条件中统一载明以下事项：税率要求（含税还是不含税、专票还是普票）、运费承担方、付款方式（预付款比例和账期天数）、交货期要求、质保期限和售后服务范围、报价有效期。
板块三：统一报价表模板——不要让供应商各报各的。
供应商自己的报价单格式五花八门——有人发Excel，有人发PDF，有人微信截张图。不提供统一模板，比价的时候光整理数据就要搭进去半天。
统一模板要包含：物料编码（与企业ERP一致）、品名和规格（锁定不可改）、单位与数量（锁定不可改）、单价、税率、价税合计（分三列，不要混在一起）、交货期和质保期（逐项填写不能用"见合同"糊弄）、供应商基本信息区和签章区、备注栏（允许供应商补充说明，但不能替代必填项）。
目前，AI嵌入的SRM已经可以实现报价单整理功能。关于SRM，详见《SRM与电子采购平台》《询比价采购方式，怎么嵌入AI技术？》。
板块四：评审方法与中选规则——提前说清楚，事后才能说得清。
这是审计进场必查的一页。你没提前写清楚怎么评，事后说“我们综合考虑了”，那就是标准的黑箱操作。
询比价采购方式，必须先明确五个问题：
一是本项目是否采用最低价中选原则，如果不是，说明评审维度和权重；
二是若采用综合评估，价格占多少分、质量占多少分、交付与服务占多少分；
三是是否设有异常低价否决机制及其触发条件；
四是是否有品牌、产地等限制性要求及依据；
五是是否允许供应商提供替代方案报价及替代方案的评审规则。
板块五：供应商应答须知——把规矩立在前头。
包括：报价截止时间（精确到分钟）、报价提交方式和收件人、是否需要同时提供样品或资质原件、答疑截止时间和答疑联系方式、是否有现场踏勘或看样安排、报价发出后是否允许撤回或修改、是否允许在截止时间后补交材料。
板块六：报价偏离声明——把潜在差异窗口打开，光明正大地比。
这是一个被严重低估的设计。
在询价文件末尾设置“报价偏离声明”条款，要求：供应商在无法完全响应询价文件任何一条要求时，必须在此栏逐项书面声明偏离内容，并提出替代方案。未声明视为完全响应。
这样做有两个根本好处：
一是逼迫供应商把“暗箱操作”变成“公开竞争”，不敢偷偷降配置来压低报价；
二是审计来查的时候，你可以说“所有偏离项在询价阶段已完整披露，评审环节已逐项纳入比价考量”，逻辑清晰，闭环完整。
三、答疑管理——不会管答疑，等于把定价权交给别人
询价文件发出去之后，才是真正的考验。
供应商会来问问题。有人问技术参数能不能明确一点，有人问付款方式能不能松一松，有人不提问——不是因为看懂了，而是故意留后手。
答疑管理的水平，直接决定接下来比价结果的含金量。
答疑管理的标准流程，三个步骤一个都不能少：
第一步，集中收集。
答疑截止时间一到，把所有供应商的提问全部收齐。核心铁律：严禁私下单独回答任何供应商的问题。
某一家供应商问了一个关键参数的解释，你只告诉这一家、不告诉其他家——这就是向该供应商泄露了差异化信息，比价结果的公平性被直接否定。
第二步，统一澄清。
把所有问题和答复整理成一份《询价澄清文件》，用“有供应商提问”的统一表述隐去提问方，发给全部参与报价的供应商。
此处有两个关键细节：
第一，澄清文件必须在文首声明“本澄清文件为询价文件的不可分割的组成部分，与询价文件具有同等效力”；
第二，如果澄清导致实质性变更——比如规格调整、数量增减——必须重新设定报价截止时间，给所有供应商重新报价的机会。
第三步，边界管控。
澄清只能“解释”和“细化”询价文件中已有的内容，不能借澄清之名“实质性变更采购需求”。
举个例子：原来写的是“材质：冷轧钢板”，通过澄清改成“材质：304不锈钢”——这就越界了。如果有一家供应商恰好擅长不锈钢加工，而之前因为报价条件不对口报了高价，这个澄清就会被审计认定为“为其量身定做”。
答疑管理中最容易掉进去的三个坑：
坑一：供应商故意不提问。有经验的供应商对询价文件中的模糊条款心知肚明，故意不提问、不加偏离声明，等中选之后再跑来说“你们询价文件又没说含这个”。对策：询价文件发出前，在采购内部做一次“漏洞扫描”——让没有参与编写的同事看一遍，专门找不清晰、不完整、有歧义的地方，补齐之后再发。
坑二：技术部门口头答疑。采购把供应商的技术问题转给技术部门，技术部门一个电话打过去说清楚了，全程无书面记录。这是审计眼中的致命伤——“你们询价全程没有形成技术答疑记录，存不存在选择性沟通、选择性告知？”对策：所有面向供应商的技术答疑，必须通过采购部门中转，以书面澄清文件形式统一发出，原件存档。
坑三：答疑之后马上截止报价。澄清文件发出到报价截止之间，不给供应商留消化时间，或者只留一两个小时。审计会问：“这么短的时间，供应商来得及根据澄清内容调整报价吗？是不是有意压缩竞争空间？”对策：如果澄清涉及实质性的技术或商务调整，至少留出48小时；如果仅为文字解释，至少留出24小时。
四、询价文件与答疑的“留痕铁三角”
做了这么多，如果不能在审计面前证明你做过，等于没做。询价文件和答疑管理必须形成一套完整的留痕体系。以下三份文件，缺一份就是证据链的缺口：
文件一：询价文件（定稿版）。
不是过程稿，不是草稿，是发给供应商的那一版最终定稿。必须带编制人签字、审核人签字、版本号和发布日期。发给谁、什么时间发的，要有发出记录。
文件二：澄清文件。
逐条记录——供应商提问内容（隐去身份）、答复内容、答复日期。澄清文件必须以正式文函形式发出，不能是微信群里的几句话。
文件三：答疑过程记录。
包括所有供应商提问的原始记录（邮件截图或系统截屏）、澄清文件的发出记录（发出时间、接收人清单）、供应商确认收到澄清文件的回执或已读记录。
询比价看似简单——编个询价单，收几份报价，排个序，签个合同——但真正决定含金量的从来不是最后那几步。
也就在昨天，采购员下单菜籽油，单价12.4元/kg。我审批订单时驳回了。直觉告诉我，价格高了。
我随手打了一个不在比价单上的供应商电话，同等条件下，价格才9.8元/kg。
供应链重构，公众号：供应链重构询价采购方式的弊端及应对办法
询价的供应商，决定了询比价质量的天花板；询价文件的质量，决定了询比价的基础靠不靠谱；答疑管理的水平，决定了询比价的过程经不经得起推敲。
每个采购都该记住一句话：我们交给供应商的那份询价文件，是交给审计的第一份答卷。这份答卷写好了，后面所有的流程才有根可循。
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