1995年,丰田汽车公司在丰田集团所有公司中从生产到销售、管理等推进信息化,启动了“信息系统高度化项目”,其中,更推进销售方法的信息化,开发出了手提电脑PAL(汽车生活之友)。
被称为伙伴的PAL是销售人员和顾客在交谈时能够瞬间提取必要信息的信息终端,在销售最前沿发挥着巨大的威力。在日常业务中,各销售店向丰田汽车公司各营业部提交的各种营业成绩的业务报告大80种之多,原来,其中的60中业务是采用纸张进行的。为了进行统计、过账等,销售店耗费大量的时间和精力。为了将销售点方面提供的书面数据再次录入电脑,丰田汽车公司方面也耗费了许多不必要的人力资源,一家销售店,每个月仅耗费在这种报告业务的纸张就高达1000张左右。
于是,丰田汽车公司致力于在销售点销售人员的手提电脑PAL上开发编制出能够制作商谈购买新车时的报价单和订单以及计算分期付款、保险的软件,这种被大量编入了商谈支援功能的PAL,在一瞬间之间就能提供顾客想了解的信息。PAL不仅能够简单的制作订单,也能够利用在制作月初的销售计划与美日报告的制作、管理等方面,从而对改进业务、杜绝浪费发挥了很大的作用。
丰田花冠福岛的郡山连锁店的经理堀江晃说:“自从引进了PAL之后,自主制定计划进行战略性营业活动成为可能。PAL能够简单地制作订单,能够制作、管理月初的销售计划和每人报告,成为构筑与顾客之间的信任关系所不可或缺的工具。”
PAL并不仅限于是支援销售活动的终端,也是构筑和介绍库存功能,将一线销售人员的顾客信息反馈回丰田汽车公司内,协调生产,适时的商品计划等相结合的系统。以前,销售店的信息业同时被收集到丰田汽车公司,作为生产、商品企划的参考。PAL还能应用与卫星通信,其速度、容量和使用方法更是效率极高。
通过整个集团公司推进高度信息化,取得显著成效的业务改革之一就是实现了办公自动化的无纸化。据称,丰田汽车公司内部一年使用的办公自动化用纸达到3.3亿张,每位员工平均每天使用19张,总量达到200吨之多。为此,各个部门都开展了以用量减半为目标的办公自动化无纸化运动,并基本上达到了预期目标。估算一张纸的使用成本大约为80日元,这成为一项非常大的节约项目。
1996年1月,在国内业务部中设立了销售店支援组织——业务改进支援室,目的是强化销售店的体制和改善其收益状况。之所以在这时成立这样的组织,是因为在泡沫经济崩溃的影响下,丰田汽车公司无法增加日本国内销售,特别是系统经销商如果没有丰田汽车公司的销售奖金就会陷入赤字的经营困境。
业务改进支援室的负责人是丰田章男(常务董事、亚洲本部部长兼中国事务所所长),他是创始人丰田喜一郎的孙子,丰田章一郎的长子,1979年毕业于庆应大学法学系,后在美国金融机构任职,1984年加入丰田汽车公司生产调查部,熟悉丰田汽车公司的DNA“丰田生产方式”的思想、实践方法。业务改进支援室从19个部门召集来了60多名年轻人、经验知识丰富的中坚力量,他们的任务就是向销售店推广以及实践丰田生产方式的思想=TSL(丰田销售后勤)并取得成果。
1996年7月,为了缩短二手车从以旧换新到销售的时间,业务改进支援室的职员在丰田花冠香川连锁店首次试验性地引进使用电脑网络的销售系统。这是用网络和该销售区域内15家事务所相连接的一种简单的系统。
当时,在丰田汽车公司的经销商中,从新车进货到二手车的以旧换新,再到展览销售,平均要花45天的时间,如果能够尽快销售以旧换新的二手车,尽早回收现金,就能使这一部分的资金周转好转。于是,在商谈并产生以旧换新车辆时,丰田花冠香川连锁店的销售人员就使用数码相机对车主的汽车进行拍摄,并将其录入数据库中,作为“预定进货车辆”在网络中传送,即使预定以旧换新的车辆还在车主手中,也能够将二手车销售给希望购买的顾客。试验性引进的这种系统取得了惊人的效果,原来要花的45天时间被缩短到10天,销售额取得了比上一年度增长1.7倍的好成绩。
1997年,业务改进支援室在NETZ丰田苫小牧(原丰田AUTO室兰)公司,参与提高从事车辆装配、维修的薄板工厂(车身修理厂)的生产率的工作,取得了30分钟检验车辆这样推翻以往常识的成果,这就是虚拟修理厂(VBS)。这种系统大大提高了经销商的车身修理厂的生产率。
业务改进支援室取得的成功立即在各经销商中引起了极大反响,经销商都积极引进这种电脑的终端设备。后来,业务改进支援室相继开发出新车信息系统NVIS(新车虚拟信息)等新系统。就这样,有效利用网络对销售店的业务改进支援成了新型事业,2000年1月,从国内营业部门独立出来发展成为GAZOO事业部。
现在,GAZOO事业部所提供的信息有:①汽车超市(新车、二手车的车身维修以及以旧换新参考价格等信息);②摩托超市(新摩托、二手摩托以及用品和零部件的信息);③购物超市(销售从日用杂货到衣服、食品、家电产品);④媒体超市(销售CD、DVD、录像带、电视游戏等各种媒体商品);⑤图书超市(销售单行本、文库本、漫画等书籍);其他还有下载超市、旅游超市、生活理财超市以及GAZOO俱乐部等。GAZOO携手不同行业开展超越行业界限的新业务。
GAZOO的网站像是一个热闹的俱乐部。主页分为新闻、新车、二手车、驾驶、家庭等几个板块。主页上除了丰田的新改装车发布,播报一些丰田赛事赛车的情况以及活动会在显眼的位置以外,网站里大部分的内容都是与生活息息相关的东西。包括用车小知识、行业新闻、二手车消息、漫画故事、游记等等。
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