|第23讲| 简单动作影响大——用好日程表

有一个流传很广的小故事，某个大学教授拿出一个铁桶，然后往桶里面装石头。石头装满后，他问台下的学生说：“桶满了没有？是不是装不下其他东西了”？下面的学生下意识地回答：“是的，桶已经装满了”。然后教授从旁边拿出一袋碎石子往里装，把这袋碎石子全装到桶里去之后，教授又问了一句：“装满了吗？是不是装不下其他东西了”？这回学生学聪明了，不说话，等着教授继续。教授又拎出来一小桶沙子。往里面倒沙子，又将一小桶沙子全部倒进去了，桶还是没满。教授又拿出一小桶水，把水又慢慢的倒进去。大桶仍然容纳了这些东西，没有溢出来。

这个故事很有意思，它告诉我们，我们应该先放石头，再放其他东西，出乎预料的结果会出现，这就是我们说的，时间就像海绵里的水，挤一挤总会有。但是，如果我们把顺序倒过来，先放水，再放沙子，再放碎石子，你会发现大石头最后放不进去了。

这和我们的日常工作的日程安排有关系。你每天都很忙，但是如果你忙的事情都是沙子和水，那么给石头的空间一定不够。最关键的是你要知道你的大石头究竟是什么，对此你需要非常认真的去思考，因为这件事情直接决定了你的绩效产出。

比如，你确定下一个季度你最重要的工作是运营侧的流程优化，这是你最重要的工作。那么是不是每一周都应该拿出至少五个小时来思考、计划和推进这件事情。不过，在你的实际工作中，有时候你根本就保证不了五个小时的聚焦（你被时间推着走），那么究竟应该怎么做呢？这就涉及到工作日程表的使用。

日程表几乎每个人都在用，但是很多人把它当成一个记事本，完全是被动的——别人无论扔什么事情过来，你都会接住。你需要重新思考日程表的使用方法，必须让日程表变成一个主动规划的工具，让它能够先放石头，后放碎石子、沙子和水——换句话说，一定要把你必须要做的事情优先体现在日程表里面，然后把重要但是时间上有弹性的事情插入空隙。再之后就是不重要、不紧急的事情。这样的事情可以在整个日程表满了之后再插进去，因为中间会有很多空隙存在。如果这时候别人扔过来一件事情，跟你的日程表冲突怎么办？那这时候你就要毫不犹豫的say no。

但是，有时上级的安排无法say no，上级安排打乱了日程表怎么办？其实很简单，你的日程表一定不能全部排满，让它至少有百分之三十到四十的冗余。如果你只是在你的日程表里面放了必须要做的事情，以及重要不紧急的事情，它不会被填满。你也不用去担心百分之三、四十的冗余会怎么样，剩下的沙子和水、突发事件、上级的安排等等会填满这百分之三、四十。

每个人都有自己的机会成本，你永远做不完你想做的一切事情。千万记住，你的时间有限，在接下一项任务的时候，你同时拒绝了另外一件事。

TIPs：在此之前，统计一下你的时间使用情况是必要的。