|第39讲| 减少会议浪费的三大法宝（1）

在开始之前，可以准备一张白纸，一边听我讲，一边算一下这周开了几个会，花了多少时间来开这些会、因为开会加了几天班、因为开会耽误了多少部门里的工作……同时算一下，因为开这些会取得了些什么样的成果。综合算一算，在开会这件事情上，是否能达成损益平衡，有没有浪费现象存在。

如果你觉得有浪费现象，我们后面讨论的内容估计会对你有所启发。

举几个实际发生的例子。比如说，有的企业会议开的特别多，有一些会议是没有必要召开的，发个文件或者建个群通知一下就可以。有的会议参会人员太多，有些人跟会议主题的关系不大，在会上从头到尾一句话不说，头都不抬，他（她）来参会肯定是在浪费时间。有的会议开完之后也没有会议记录，或者说即使有会议记录，也没有最终决议；或者说有最终决议，也没人去执行；即使有人去执行，也没有相关的时间点和后续的监督人；或者说有时间点和监督人，也没有跟踪落实，下次也不去检查事情落实与否（一般来讲，只有比较紧急的事情，大家才会去盯着谁去落实，谁去监督。如果不紧急，即使是重要的事情几乎都无法落实）。

还有一些问题。包括开会时间长，无关的讨论和争执太多，动不动议题就偏移了，特别浪费时间。此外，如果会前不做准备，该发的材料，该看的材料都没发也没看。然后导致现场再去翻看，这样的会议效率是很低的。还有的回忆看起来组织得很好，会上大家也说了很多，讨论也很热烈，但实际上真正有价值的观点非常少，这是为什么呢？这往往是因为企业文化的问题，导致会上大家都不说真话。

关于会议的问题实在是太多了，而这些会议问题带来的浪费实在太大，甚至因为会议效率低导致企业运营效率低，给企业发展带来危机。

为了解决这些问题，我琢磨了减少会议浪费的三个法宝，在企业中有实际的使用价值，值得在企业工作中去试一试。

第一个法宝叫加强会议成本意识。对于会议有各种各样问题的企业，都是因为他们没人去在乎成本这件事情。要知道与会者的时间成本是非常昂贵的。会议成本不但要包括工资、福利等等些成本，还要计算劳动价值成本、中断日常工作成本和机会成本（即某人如果不开会，会给企业带来多大的收益）。日本有一家企业叫太阳株式会社，该企业有一个关于会议成本的计算方法——会议成本是平均工资的三倍乘以二，然后乘以开会人数，再乘以会议时间。为什么是工资的三倍呢？是因为工作劳动价值远高于平均工资；为什么要乘以二？因为参加会议要中断一些经常性的活动，损失要以两倍来计算。也就是平均工资乘以六乘以人数和会议时间。

我们来算一笔账，如果按照与会者平均工资一小时一百块钱算，你召集一个十人参加的两个小时会议，会议成本将高达一万两千元。所以会议开始之前，你必须要明确两个问题：

1、你开这个会，要达成什么目标？是不是值得花一万两千块钱来开这个会？如果不值得，有没有其他方式来达成目标？比如说我们在钉钉里建个群，在群里发布公告、提出问题然后进行讨论，这样成本就低多了，一万两千块钱就不用花了。

2、是不是能够小范围地解决这个问题？不要十个人，三四个人开个小会行不行。如果你开的不是旨在分享的运营总结会，那么人越少越好，而且参会人员不能陪绑，都需要对会议有所贡献。

Facebook创始人扎克伯格，他在企业内部做了一个规定。他说开会的时候，如果需要订餐，不管多少人只能订一张披萨。什么意思呢？就是开会人一定要少，人多你就只好饿着了。

3、会议能不能尽量减少议程、缩短时间？比如说，能不能把会议时间压缩在一个小时以内，争取用更短的时间完成预定会议目标。

如果每个管理者都有较强的会议成本意识，将所有企业需要开的会，无论是过程导向的还是问题导向，用以上三个点过一遍，相信企业的会议成本一定会大幅下降。

TIPs：还有一类很隐晦的会议成本存在，即开会不见得能解决问题，它可能还会带来新问题！因会议召开不当引致的负面效果并不鲜见，比如会议结论不当、打击人心士气等等。因此，加强会议成本意识势在必行。