|第33讲| 怎么开“部门会议”

怎么样开好部门会议呢？

举个例子，某个部门经理要开部门月度例会，例会确定了三项议题。

第一项议题是从部门的角度来谈一谈上个月的重点工作，月度回顾。第二个议题是讨论下个月部门的重点工作，以及各个岗位下个月的重点工作。第三个议题是由于有人生病，导致部门里面有两个运营岗位缺人，但是现在部门只能招一个人，应该招哪个岗位？在开会之前就把这三个议题和相关的资料发到了部门群里面，并要求下午四点在某个会议室开会。

你（部门经理）在四点之前就进了会议室，发现会议时间到了之后，有一个下属因为打一个电话迟到了十分钟。迟到了十分钟之后，他也没任何正当的解释，只是进来之后一边说对不起一边就进来了，然后坐下。为了保持部门氛围的宽松，你只是开玩笑的说了他一句就开始了会议。为了表示民主，你规定部门会议轮流主持，这一次轮到小A来主持，小A上来就说会议开始，请经理先讲两句，你本来准备说两句就算了，结果越说越有感觉，就把上个月部门工作的完成情况和关于下个月重点工作的考虑都说了一遍，一口气说了四十分钟。之后小A请大家针对你的话谈谈自己的看法……结果谁都不说话……小A就点名让大家轮流发言，等到大家发言完毕，小A请再你总结一下，你又聊了十分钟之后，小A想起来还有一个招聘的议题。然后和招聘直接相关的两个人发了言，但也没有得出确定的结论。这时候会议已经开两个小时了，大家都有点疲劳，小A在征求你的意见之后，结束了会议。

不知道大家觉得这个会开得怎么样？

在我看来，这次部门例会开得非常失败，最主要的问题是部门经理没有界定好自身的角色——作为部门的一把手，一般来说在开部门会议的时候，必须要去当主持人，但是却不能成为主讲人！——在尽可能少说话的情况下，做好话题引导、做好节奏掌控。

一般而言，开好部门要遵循以下六个要点：

第一要强调会议目的。部门会议目的基本上可以用三个词来表达，分别为互动交流、达成共识、共同决策。首先，部门会议是部门员工互相交流的平台，所以部门会议切忌开成独角戏。要让每一个人发言，并且尽可能真正地参与讨论。其次，在某些事情上，需要让部门成员达成共识，拥有共同的愿景，有助于他们在工作中拧成一股绳，加强部门所有人的归属感，提高工作效率。再次，部门会议是某些部门决策的最佳媒介。

第二，部门会议之前要做准备，在比较重要的部门会前需要所有人都投入准备。比如前面的例子是月度例会。如果每个岗位有周报或者月报，都需要在这个会上体现出来。每一个人做好准备，然后讲一些要点出来。

第三是会议纪律。有个人迟到了十分钟，如果部门中总共有十五个人的话，他迟到了十分钟，等于从部门偷走了一百五十分钟，他一定要为此受惩罚——严明纪律是优秀部门经理必须要做的事情。

第四是角色，角色是整个会议成败的关键点。你作为上司，你应该做部门会议的主持人，在部门成员成熟度没有达到一定程度的时候，也没有经过相关培训的时候，不要让他去主持。如果他们到了一定程度之后，即使让他主持，也要有非常完整和精准的会议流程。部门经理在部门会议里是主持者、参与者、协调引导者，发言一定要少，如果真的有必要，最后再以部门领导身份总结发言。格鲁夫说这种部门会议就像一家人在餐桌上的对话，家长尽可能少说话，千万不要一言堂。

第五是部门会议的会议氛围。前面说到部门会议的目的首先是部门员工互相交流的平台，所以让每个人都有真正发表意见的机会很重要。格鲁夫有一个具体的建议，他建议每次部门会议都可以额外安排一些时间，让大家畅所欲言，放开讨论怎么样才能让工作做得更好。比如会议时长是一个半小时的话，最后你拿出十五分钟时间让大家畅所欲言，围绕一些主题大家放开聊，讨论怎么样让工作能做得更好。

第六是部门会议结束之后，一定要有会议纪要和决议执行表。使会议的决议，特别是决策信息让所有人都知道。执行表上有负责人、有里程碑、有完成时间。然后每一次会议结束之后，到下次会议开始的时候，要进行更新和问责，这样才是一个完整的具有高杠杆率的部门会议。