2 企业管理瓶颈的出现
OA系统上线约一年的时间，杨总还记得那是2013年9月18日，集双方辛勤耕耘与智慧结晶的OA系统全面上线启用，将S公司带入了无纸化协同办公时代，企业信息化由此跨上了一个新台阶，真正解决了企业面临的“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”问题，借助OA系统企业实现了信息共享、业务整合以及资源协同。然而在系统上线之前，企业管理上面临诸多问题，杨总还记得当时发生的几件事情，那几件事促使他意识到公司管理的缺陷和不足：
2012年初春的一个下雨天，杨总在办公室处理各种公文文档，此时听到敲门声，“进来”，话音刚落见培训中心王科长抱着一沓材料进来，培训中心主要负责公司下属工人的培训教育工作，办公场地设在离S公司驱车半小时时程的一个办公大楼。王科长是冒雨赶来的，他带来了一叠厚厚的A4纸文档资料，是关于改进的培训教育工作的相关流程和管理制度的初稿以及上年培训工作进展情况和本年培训预算情况，这些是杨总先前下达的工作任务，杨总正要听王科长汇报相关情况，总经办的科员小李便来向杨总汇报说副总经理请杨总前去共同敲定煤——电——路循环经济招商引资事宜，这是很久之前副总经理王总便一直跟进的项目，如今终于有了眉目，杨总放下手中的文档，对王科长说道：“这个事我先去处理一下，你先到会客室坐着稍等一会”，王科长微笑道：“您先忙”。在杨总不在的这段时间，王科长陆陆续续看见有几个部门的同仁来敲杨总办公室的门，王科长没有理会，百无聊赖的翻着自己整理出来的材料。
两个小时过去后杨总终于回到了办公室，王科长立即上前向其汇报工作，杨总重新翻开材料，听王科长汇报，突然杨总打断道：“这个流程和管理制度改进工作我记得我上上周就安排给你了，怎么今天才完成。”王科长无奈说道：“主要和子公司培训中心协商相关问题花费了些时间，大家总是有各自的想法，难以达成一致意见，特别是在培训预算方面，杨总，我今天来主要也是为了和你商讨下预算分配问题，各子矿都想自己拿到更多预算，提出要提高培训质量，想增加一些培训设施，而且各子矿之间均不满各自的预算情况，这个事还需要您拿主意。”杨总听完后若有所思，回答道：“你把大家的要求都给我列个明细，标明需要预算增加的原因，拿来给我审核，然后把所有矿预算总额及明细都传真给各矿负责人，若他们还有异议让他们及时反馈，我会酌情予以考虑。”“是，杨总。”于是王科长继续汇报培训工作情况，在说到各矿培训工作进展情况时，王科长反映到：“杨总，我有一个请求，每次汇总各矿培训情况的时候，上交的表格格式存在差异，还有很多不一致的地方经常需要向子矿培训中心确认，所以我希望我们能够给子矿下发一个标准表格，让他们按照标准表格填报自身情况，这样我们的工作才能做到既准确又及时。”杨总思考了下答道：“可以，这个工作你落实下去，我给你审批通过。”“好的”王科长高兴地说道，经过约一个小时的汇报，王科长走出了杨总办公室，出来后便看见总经办的李科长，他也是来找杨总的，跟李科长寒暄了几句便又冒雨驱车回到了办公地点。
另一边李科长进去后将一份邀请函递给杨总并请示到：“煤炭工业协会将组织一个煤炭转化技术大会，届时还会邀请著名专家做技术讲解，其邀请我公司参与交流，杨总，您同意参与吗？”杨总看了看邀请函，回到：“这是个交流学习的好机会，给煤炭工业协会回我们会准时到场，还有你协调下各个部门工作，把该准备的材料都准备好。” “好的，杨总”，说完李科长便回到办公室，安排部门的小王协调办理相关事宜。
李科长走后安监分局朱科长也来请示工作，对杨总说到：“省里文件下来，需要对我公司下属矿生产应急管理和重大危险源管理工作进行专项检查，杨总，这项工作需要您指示。”“你要尽快把这个文件传真给各下属矿，让他们汇报下各自的生产应急管理和重大危险源管理工作情况，有什么问题要及时上报，我们统一解决。还有你马上临时成立安全专项检查小组，陪同配合省里的专项检查工作。”“是，杨总”。
李科长和朱科长回去处理杨总指示的任务时都不轻松，李科长根据过去经验交代小王分别向生产技术部、经营管理部索要相关资料，然后将资料交给领导审批，审批完后再去财务部门报批费用。小王在协调各项事宜的过程中频遭阻碍，首先其给生产技术部发了封邮件说明了这个技术大会的事情，并要求其提供相关技术资料，技术部门很久不回邮件，小王就只能电话通知，没想到对方说技术资料属于内部资料，需要各层领导审核通过才可以交给他，于是经过一个上午的电话催促才拿到需要的技术资料，然后小王又向经营管理部索要公司煤转化产品的销售数据，小王又面临新一轮的邮件电话催促，又过去一下午才拿到销售资料，终于可以将整理好的资料交给李科长审批了，结果李科长出门办事去了，于是流程被搁置，只能等到第二天再依次进展下去，第二天终于李科长审批完成，然后小王再提交高层领导审批，经过层层审批终于可以去财务部报批费用了，最终经过整整两天时间这件事才办利索，小王觉得这两天过得口干舌燥、晕头转向的。
另一边朱科长回来后也发现工作一点都不好办，跟下属矿协调效率太低，用传真或电话协调总是会有来回折腾来回问的情况，朱科长怕影响企业接受专项检查的结果，于是亲自到各个下属矿进行安全督办，并将相关情况亲自同各矿安全负责人沟通。成立安全专项检查小组也不是件容易的事，领导经常有下井安排，还要协调好领导的工作，跟下井冲突了还要及时调整下井安排，朱科长忙活了好几天才终于把这件事给安排妥当。
杨总在后来听到上述人员汇报工作的时候才了解到这些情况，这让他对公司的办事效率及应变能力产生了担忧，杨总意识到要想让企业在激烈的竞争中保持优势，必须突破以下管理难题：
（1）“信息孤岛”和信息共享的矛盾
公司下属有“五矿六公司”，在完成集团公司计划的前提下各自负责自身生产运营，在信息系统规划上也是各自为政，并没有从集团的角度进行统一规划。公司的信息化现状是总公司与下属单位缺乏信息交流通道，甚至各独立单位内也存在各应用系统分散，信息流通受阻的情况，这就导致集团与下属公司及公司内部各部门间的不同的信息以不同的结构（如E-mail、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，这些系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存并缺乏应有的关联，从而给企业获取有用信息带来很大障碍。
在公司对其下属“五矿六公司”进行统筹管理方面，用以支撑决策的信息仅仅是下属公司提交的各种简单的汇总报表，如月度、季度或者年度进尺、产量、销量等情况，而无法获取能够更有力支撑决策的详细信息如每日进尺、产量或销量，这就造成信息滞后，难以迅速做出应对实际情况的有效决策，从而造成企业损失；在各单位公司内部管理方面，无法获得更多的信息来全面掌控公司实际运营，如费用报销关联信息都被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者只能根据简单电子化的报销单来支持决策，而对于费用发生的时间、地点及原因均难以掌握，这些对管理者了解真实全局的信息形成障碍。
（2）“应用孤岛”和业务整合的矛盾
公司在不断加快信息化建设的进程中根据某方面管理需求而引入了各种应用系统如销售管理、人事管理、工资管理、调度管理、安全管理、财务系统等，各系统在自己的业务领域内的管理均各有特色，很好的为企业的业务管理提供了便利。然而这些系统在完成自身功能的同时却暴露出无法面向公司整个的业务过程的问题，原本企业“环环相扣”的业务被这些分散的系统“分隔”开来，企业不得不花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，造成运营效率低下和反应迟缓。
公司时常遭遇业务关联不紧密带来的麻烦，例如企业部门与部门、员工与员工之间实现信息交流时往往通过电子邮件或者是电话沟通，而通过这些方式能够传达的信息往往有限，不仅如此，效率还非常的低下，比如有时候公司需要组织某项活动时，可能需要各个部门同时参与，而协调事宜往往十分繁杂，往往有理解不到位以及配合不积极的情况，从而给活动的开展造成一定阻碍。
（3）“资源孤岛”和资源协同的矛盾
企业运作的基本元素“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”，不能统一地被管理并在突破各种屏障和边界的工作环境下进行调配和紧密的整合，便难以为企业的目标进行一致性的协作和服务。在全球经济一体化时期，动态组织和动态流程尤其考验企业资源协同的能力，但是公司恰恰在这两个方面薄弱。动态组织方面，公司下属有五矿六公司，许多办公流程都是跨组织、跨地区的，如公司培训中心办公场所就专门设在其一个下属子矿，公文上报主要通过传真等手段，这既影响了效率又浪费了纸张；按照国家及省里的要求，公司经常会有一些专项检查活动，此时就需要从各个部门临时抽调一些人员来开展工作，而相配套的管理往往跟不上。就动态流程而言，近年来，S公司按照“主业做大做强、园区做高做新”的思路，打造以高、新、尖、绿为特色的绿色科技工业园区，实现了多元化发展，不断延伸其产业链，发展煤—电—路一体化、建筑建材、煤机修造、房地产开发、现代物流、绿色养殖种植、生态文化旅游以及高科技新兴产业等，这些均会产生一些企业运作的新流程，而企业对于动态流程还难以实现较好管理。
杨总在慢慢意识到这些问题后，整日忧心忡忡，思考治企良方，在煤炭行业供大于求，市场竞争日趋激烈的形势下，原有粗放式的发展模式已经无法满足现代企业的管理要求。杨总思前想后，认为企业要想能够适应新的市场环境必须集中精力于整合各种资源并打造高效和协作的运作体系，应该继续在信息化上做文章。经过一番搜寻杨总找到了中国矿业大学（北京）管理学院的谭章禄教授，通过电话联络，杨总向谭教授阐述了其在管理上遇到的阻碍及困惑，谭教授借助其多年做信息化的经验对杨总解释道：“如今问题的关键就是如何在现有环境下实现较好的协同管理，打造一个信息网状、业务关联以及资源随需而应的平台，协同OA是最好的解决办法，它会为管理者提供精确的辅助决策信息，通过对原有系统集成，在OA上抽取出各个管理层的管理者最需要了解的信息。同时，OA会关联所有业务系统，真正做到各业务环节共同为企业目标服务。与此同时，在动态组织和动态流程管理的问题上，协同OA可以通过引入柔性工作流，灵活应对流程变化。如此一来，企业的人员、资源、信息就可以高度协同，现有的管理问题也就迎刃而解了，杨总，您觉得呢？”杨总听完后，深有启发，高兴地对谭教授说道：“我想我们可以合作，希望您帮我们变革现有的管理模式。”随后，双方就细节继续探讨了一个小时，最终达成了合作协议。不久，中国矿业大学（北京）管理学员项目组便进驻了S公司，企业信息化项目如火如荼的展开。
未完待续……
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