4.2系统实施，“超市”采购
在进行的为期九天的培训中，项目组的成员认真的给对所有涉及“物资超市”的员工介绍了系统的建立与实施过程。项目组的李博士说道，我们的基于VMI实施的系统，关键的措施主要体现在以下几个原则中：
①合作性原则
在实施该策略时，相互信任与信息透明是很重要的，与供应商建立信息交流与共享机制，建立了相应的管理信息系统，体现了与供应商相互信任与信息透明。
②互惠原则
运作“物资超市”时，通过供应商激励机制，在选定供应商后，和供应商签订一个较长时间的业务合同，使供应商通过长期稳定的供货来占领市场，降低成本。以供应商的库存作为自己的库存，让供应商的资源为我所用，减少了公司资金占用，双方的合作是互惠且稳定的。
③目标一致性原则（框架协议）
双方都明白各自的责任，观念上达成一致的目标。与供应商签订的协议书，明确了库存支付方式、管理费用、质量保证及售后服务等问题，并且在协议中体现。
④连续改进原则
通过供需双方对的不断磨合和改进，使双方都能共享利益和消除浪费。
讲到这里，孙博士紧接着说，“相信听到这里大家都很好奇系统的主要架构以及如何进行操作吧，现在，我就给大家进行一下详细的演示。”
（1）基础数据设置
项目组的李博士说道，“我们研发的系统是结合咱们司马煤业的物资供应现状，根据对物资超市平台的具体功能分析，该系统在基础设置部分，主要包括以下几个方面的具体设置：组织机构配置、成员管理、模板设置、合同信息设置、物资评价信息设置、仓库分类设置、服务设置等。”
（2）招标信息管理
根据招标管理业务流程，招标信息管理包括招标发布、询价议价、招标审核、中标公告四个主要环节。李博士继续讲到，“首先，由招标管理部门进行招标公告的发布，其他人员可以对招标信息进行查看，根据招标公告，具备资质的供应商在系统中选择参加投标；其次，进入询价议价环节，是投标者与招标者进行信息匹配、协商的过程；再次，相关部门就需要对招标过程中各项文件的审核，包括招标申请、供应商资质、预分配信息等。最后，煤矿按照“信誉好、质量优、价格低”的标准，根据供应商评价指标值和综合指标结果，从而确定该供应商是否可以为合格供应商，是否能进行采购活动。这时，煤矿就选择出较为稳定且合适的供应商。”
图4-4-2招标管理业务流程图
（3）制定合作框架协议
选定好供应商后，经过煤矿与供应商充分的沟通，将合作概念化并订于框架协议之中。建立起在VMI运作规程中的，对双方都有利的物资库存管理系统（物资超市），确定处理订单的流程、库存水平、库存信息的传递方式，同时明确库存所有权与订货责任等事宜。煤矿将库存、产品设备计划与控制，都告知供应商，使供应商完成日常补货业务。使得供应商与煤矿间库存信息共享，形成良性的信息互动互通，进而形成良性的信息环，实现“双赢”。
（4）物资选购
这时，孙博士接着李博士说道，“物资选购这一块，其功能是通过形象、人性化的界面，展现库存产品信息，物资需求部门人员可进入该界面，通过条件搜索查询满足条件的物资。同时系统会根据搜索条件，结合供应商信用、产品价格、用户评价等，为搜索人员提供采购建议。根据以上信息，操作人员可以将选择的产品放入购物车，通过虚拟结算，将选购信息汇总入需求计划中。”
图4-4-3物资选购总体业务流程图
（5）采购管理
需求计划和购物车内容自动生成物资采购计划，并核对相关信息，生成物资需求计划和物资清单（包括从单个供应商中采购物资内容）；同时，对比、标识各供应商同类物资价格，确定采购价格；进而生成、查阅、打印采购订单，并对订单审核，支持供应部查看订单内容和数量。这时，在VMI的模式下，供应商可以通过获取煤矿的库存数据和库存水平，快速的完成补给任务，来优化运作绩效。
（6）物资配送，取货存储
孙博士继续讲道，“进行物资采购及审核完毕后，进而对资金进行划拨等工作。物资配送是最后一步，包括采购物资和库存物资的配送，并且两种物资均存在供应商/供应部门进行配送和单位自行提货两种形式。物资配送功能对物资分配信息进行管理，同时追踪记录配送过程信息，并为煤矿提供在配送活动结束后的反馈功能，从而为配送评价提供依据。采取物资代储入库，核对相关信息、审核，并存储入库，物资入库前质量验收，打印、存档物资代储信息。”说到这里，李博士站起来，说道，“我补充一下，就在资金划拨、取货、存储之后，这些设备、零配件等的产权才由供应商转移到了煤矿的手中，在此之前，所有的库存成本都是供应商进行承担的。”
未完待续……
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