“让工作井井有条 办公环境更美好”|5S管理 带你解锁规范化管理新方式

      众所周知，对职场人士而言，办公室是重要的工作场所。除去睡眠时段，每天办公的时间远多于和家人、朋友相处的时光。可在现代工作快节奏的压力下，不少人觉得办公室整洁与否与实际的工作没有太大关联。其实不然，办公室的5s管理对企业运营有着重要影响。整洁、明亮的工作环境，给人以秩序感和舒适感，有助于调节员工情绪、提高工作效率。同时，这也是公司良好精神面貌和企业形象的一种展现。那什么是“5S管理”？公司推行“5S”有何用处呢？

“5S”即：整理（SEIRI）、整顿（SEITION）、清扫（SEISO）、清洁(SEIKETSU) 、素养(SHITSUKE) ，其因日语的罗马音均以“S”开头，因此简称为“5S”。

    “5S”管理起源于日本，后来传到了美国、香港等地，在世界范围内得到了广泛的应用。在欧洲，不仅企业、机关、学校、社会团体都在使用，它是企业品位的标志，能够创造明朗舒爽的工作环境，提升企业整体效能。并且有助于让员工养成对事认真的习惯（认认真真的对待工作中的每一件“小事”、每一个细节），自觉维护办公环境以及遵守规定的习惯。  

至于5S在管理中的作用，则是多方面的：

◆ 提高效率 ◆

      干净整洁的工作场所，有助于员工克服马虎心态，养成认真对待工作的习惯，物品摆放井然有序、一目了然，能很好地提高工作效率和员工的士气。

◆ 节约资源 ◆

      减少物品库存率，避免场地浪费，提高利用率。

◆ 展现企业形象 ◆

       一位观察力敏锐的考察人员，可以在几分钟之内判定出一家企业的管理水平，其重要依据就是该企业的5S水准。

◆ 改善员工精神面貌 ◆

      干净整洁、温馨舒适的工作环境也能给员工以信心，使员工工作得更加心情舒畅，更有成就和满足感。

◆ 提高安全绩效 ◆

       干净的场所，物品摆放井然有序，通道畅通，能很好地避免意外事故的发生。

（一）整理

1. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”。分类如下：

1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍资料等。

2) 空间：桌椅、储物箱、文件柜等。

3) 物品：个人用品、装饰品。

2. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”。 

3.“不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或变卖。

《必要品的使用频率和常用程度基准表》：

（二）整顿

1.个人岗位区整顿：

1）办公桌、椅、柜等物品放置要规划有序，布局美观。

2）办公桌面可放置办公设施、文件夹、正在使用的文件、电话、水杯等物品，需放置整齐有序；办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品；笔、橡皮、回形针等办公用具整齐放于桌面的笔筒中；人离开一小时以上应将桌面收拾干净；

3) 坐椅：椅背衣物要挂放整齐，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；

4) 桌洞下不得堆积杂物；

5) 垃圾篓：罩塑料袋，置办公桌下角；

6) 外衣、手袋、雨具等，严禁随意放在办公桌上，可放置在不影响美观处。

2.办公室整顿：

1）办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱；

2）电脑：竖式主机置办公桌面下；

3）垃圾篓：置于桌后，固定位置；

4）饮水机：放指定地点，不得随意移动；

5）报刊：报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要留存的整齐放于文件柜内或报架上由行政部统一管理（每周清理一次）；

6）盆景、花卉是否摆放在规定位置且定期修剪，有没有枯死或干黄的现象。

3.文件、资料管理整顿： 

1）公司内业务资料指定专人统一管理；

2）将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件；

3）硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。

（三）清扫

1．值日人员按《值日排班表》（下附）清扫会议室公共区域。其他人员清扫个人办公区域：桌面，桌洞；及办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等。

2. 个人区域：桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落，每天上下班5分钟前后清扫。

3．办公区域：

1）各办公室防盗门要里外清洁，无灰尘；窗内玻璃干净透明，窗框洁净无污迹；地面及四周墙角干净，无灰尘、污迹；室内墙壁不允许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。

2) 空调、电脑、打印机、文件柜、办公桌等电器家具，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。

3) 垃圾桶要及时清理，不能装的太满；扫帚、簸箕、拖把等清洁用具整齐摆放。

4. 文档、桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件。

5. 超过保管年限的文件、表单及时归档集中管理，办公室、桌面无破旧的卡片、册子、档案、报刊、无用的手稿等与工作无关的文件，做到每月月末清理一次。

（四）清洁

1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。

2. 保持整洁，持之以恒每天上班前对自己的卫生区进行清扫；上班时间随时保持。

3. 自我检查，对发现的不符合项随时整改。

4. 下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。

5. 下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。

（五）素养

1. 遵守公司日常管理规定及相关制度。

2. 保持良好精神面貌，上班时间穿着整洁的服装，仪容整齐大方；言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗。

3.工作时精神饱满，乐于助人；工作安排科学有序，时间观念强。

4.素养巡查：公司领导及行政部对各部门进行不定期巡查。

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