外贸订单全流程操作指南
客户询盘
客户在下达采购订单（PO）前，通常会先进行订单询盘，业务部门需与客户沟通确认产品名称、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等细节。
报价流程
业务部门应及时回复客户询盘，制作正式报价单（Quotation），包含公司抬头、客户信息及报价有效期。由于汇率和原材料价格波动，建议明确标注报价有效期限，便于后续调整。
接收订单
客户确认报价后，将发送采购订单（Purchase Order），业务员需据此制作形式发票（Proforma Invoice, PI），并发送客户确认。
生产准备
收到客户订单确认后，启动生产准备工作，向工厂下单。
业务审批
业务部将订单明细连同客户订单复印件提交管理人员审批，审批通过后交由跟单员跟进；无专职跟单员的公司由业务员自行跟进。
下达生产通知
确定交货期后，满足以下条件可通知工厂安排生产：
L/C付款客户
交货期前一个月确认信用证已收到，并由业务员与单证员共同审核信用证内容，发现问题及时要求客户修改。
T/T付款客户
确认定金已到账后方可安排生产。
放账或D/A等收汇方式
须经经理审批确认后执行。
验货安排
内部验货
交货期前一周通知验货员进行验货。
客户查货
如客户指定人员查货，应提前一周联系并告知计划部查货时间。
第三方验货
若由第三方机构验货，需在交货期两周前预约，并将验货时间通知工厂。
出口文件制备
根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同、商业发票、装箱单等文件，交由单证员处理。
商检办理
属法定商检产品的，应在下单时明确商检要求，提供出口合同、发票等相关资料，并告知出口口岸，确保发货前一周取得商检换证凭单。
租船订舱
FOB条款
客户指定货代时，应尽早联系确认出口口岸、船期等信息，确保工厂交货时间早于开船期至少一周。开船前两周提交书面订舱通知（SHIPPING ORDER），一般开船前一周可取得订舱纸。
卖方承担运费
应提前咨询船期、运价及开船口岸，比较选择合适船公司并通知客户确认。客户不认可时需更换其指定公司。订舱流程同上。
散货运输
货物不足整柜需走拼箱时，向货代预订仓位，并了解截关时间、入仓报关要求等事项。
安排拖柜
货物完成并验货合格后，委托拖车公司提柜装柜。优先选择长期合作、安全可靠的拖车公司。
资料提供
需向拖车公司提供：订舱确认书/放柜纸、船公司、订舱号、拖柜委托书、装柜时间、柜型数量、装柜地址、报关行及目的港等信息。如有验货公司监装，须特别注明到场时间要求。
工厂协调
向工厂发送装车资料，包括上柜时间、柜型、订舱号、订单号、车牌号及司机联系方式。
装柜反馈
要求工厂在货柜离厂后立即提供装货通知，列明离厂时间、实际装货数量、柜号及封条号码，作为提单制作依据，并确保装柜后及时上封条。
委托报关
拖柜同时，将报关所需资料交予合作报关行，办理出口报关及商检通关换单手续。建议预留至少两天报关时间（截止至船截关前）。需提供装柜资料，包括货物信息、数量、口岸、船公司、订舱号、柜号、截关时间、拖车公司、柜型数量及联系人信息等。
获取运输文件
提单补料
最迟在开船后两天内，向船公司或货代提交提单补料，内容须符合L/C或客户要求，准确填写货物数量及相关特殊条款，如需随附船证明等。
提单确认
督促船公司尽快提供提单样本及本地费用账单。核对无误后书面确认内容；若需客户确认，应先传真样本待其批准后再签发正本。
费用支付与取单
及时支付运杂费，付款后通知船公司交付提单正本及其他运输文件。
其他出口单据准备
商业发票
严格按照信用证要求制作，日期应在开证日后、交货期前；货物描述须与L/C完全一致，大小写金额准确无误，标明唛头及L/C相关条款。如需大使馆认证，建议提前20天办理。
FORM A原产地证书
应在发货前向检验检疫局申请办理。运输日期须在L/C规定的交货期内且晚于发票日期。未能及时办理的可申请后发证书，需提供报关单、提单等材料。经香港中转的货物，通常需在香港中国商检公司加签，证明未在当地加工。也可委托专业机构代办。
备注：FORM A为普惠制原产地证，是我国出口产品享受给惠国关税减免的官方凭证，目前38个国家给予我国普惠制待遇。
一般原产地证（CO）
可在中国国际贸易促进委员会办理，要求相对宽松，允许发货后短期内补办。如需大使馆加签，亦建议提前20天申请。市场有代办服务，费用约100–200元。
装运通知
开船后数日内通知客户发货详情，包括船名、航次、开船日、预计到港日、货物名称、数量、金额、包装件数、唛头及目的港代理信息。如L/C要求提供发送证明（如邮件底单、传真记录等），须按时提交。
装箱单
应清晰列明每箱内装数量、毛重、净重、外箱尺寸，总体积须与计算相符。标注唛头和箱号以便识别，重量与体积数据须与提单保持一致。
交单收款
L/C收汇
在规定交单期内备齐全套单据并严格审核，确保无误后交银行议付。
T/T收汇
取得提单后，立即电邮提单复印件供客户支付尾款，确认收款后再寄送提单正本及其他文件（PI、PL、FORM A或CO）。严禁未收全款即寄出正本提单，以防客户凭正本提单提货导致收款风险。对于100%预付款（T/T in advance）客户，可提前与货代协商采用提单电放服务。
业务登记与存档
每笔出口业务完成后应及时登记，便于后续查询与统计分析。所有业务文件、信用证及议付单据均应完整归档保存，以备查验。