相信一些人刚接触国际空运听到“随机文件”的时候，会一头雾水，还以为是概率论当中跟“顺序”相对的随机因素、随机组合中的那个“随机。
其实，此“随机”彼“随机”也。随机文件中的“机”是指飞机，“随机”顾名思义可以简单理解为“跟随飞机一起……”，“随机文件”就是“随飞机一起带走的文件”。
具体什么文件呢？当一批货物通过空运出口时，国外清关或其他用途所需要的、随同货物一起装上飞机运走的文件，就是这票货物的随机文件。
随机文件通常涵盖装箱单、发票、产地证、质量证书以及卫生证书等。此类文件一般是应国外客户要求而随货附带。其主要用途如下：
其一，用于目的港清关。例如，箱单、发票以及原产地证等均在目的港清关时发挥作用。其中，原产地证尤其是优惠原产地证，主要功能在于能够申请关税减免或优惠。客户所需的随机文件，在其清关时会用到；目的港代理（如在 DDU、DDP 等条款下）所需的随机文件，目的港代理在清关时同样会用到。
部分国家或目的港有明确规定，必须随货附带箱单和发票，例如飞往南美洲的众多地点，都要求随机携带箱单和发票。若遗忘随机附上箱单和发票，目的港清关可能遭遇麻烦。
其二，有助于机场货站分货。像分单、分舱单等文件，在起运港进行货物集拼后，到达目的港时必须依据分单 / 分舱单，将不同批次、不同票、不同收货人的货物区分开来，然后分别通知收货人，或分别进行清关、提货以及送货等操作。
其三，可防止客户清关被耽误。由于航空运输速度较快，特别是直达航班，倘若通过国际快递邮寄清关文件，容易出现 “货等单” 的情况，即货物已抵达，然而清关文件（发票、箱单、产地证、卫生证书等）却尚未送达，进而耽误客户清关。
需要指出的是，随机文件仅针对空运而言，海运不存在 “随机” 或 “随船” 的情况，无法将文件随船运输。国外若需正本提单和箱单发票等单据，只能通过国际快递寄送。
同时，鉴于随机文件是航空公司免费提供的服务，因此航空公司不会对其丢失负责。所以，重要文件（如配额证书等）最好不要以随机文件的形式一同运输。