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这8个Excel函数,可以让你晋级成职场老鸟~

这8个Excel函数,可以让你晋级成职场老鸟~ 睿敏木业
2016-12-01
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导读:睿敏木业上海睿敏木业有限公司主产印尼菠萝格 非洲菠萝格 柳桉等硬杂木产品服务专线:陈经理:183219924


大家都知道二八原则,我试图用八个函数涵盖80%的工作场景,你只需要用心掌握这八个函数,工作效率可能会有质的提升。


-   01  -

文本类型函数


1、TRIM、CLEAN函数

——数据清洗器。

工作中难免从网页或者其他文本格式中向Excel中粘贴数据,但从其他地方粘贴的数据,往往含有不确定的空格以及换行,在进行公式计算、数据查找、引用时就会出错。

Trim函数可以轻松把单元格内容里单词之间空格之外的空格去掉。


有时表格中的数据不仅有空格,还有换行,甚至还有一些莫名其妙的乱码和字符,

Clean函数可以用来删除文本中中的换行,使你的数据就立马变得干净整齐。

 

简单来说,Trim删除空格,Clean删除换行。



2、LEFT、RIGHT函数

——左右取字符


Left——从文本字符串的开头返回指定数目的字符

Right——从文本字符串的尾部返回指定数目的字符


这两个函数语法简单,日常中用的也比较多,但是两个函数结合使用,你用过么?


举例:人事管理工作中,需要把身份证号中的出生年月提取出来。

思路:先把身份证后12位提取出来,再提取12位中的前8位。





-   02  -

数学类型函数


3、SUMIF 函数

——条件求和利器

SUM的意思是“求和”,再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。


◇函数语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)

◇应用场景:你负责给销售员评定业绩,星爷私下找到你问你他本月的销售业绩是否达标,你如何快速给他算出来呢。




 


◇解读:在C列中,查找等于星爷(C2)的销售员,然后对应的D列的和。

 

4、SUBTOTAL函数

——数值计算全能王

 

SUBTOTALl是分类汇总中最常见的函数。

什么意思呢,一旦创建了分类汇总,这时需要通过subtotal函数才能求出正确的值。


◇函数语法:SUBTOTAL(function_num,Range)

function_num:1到11(本函数包含11个函数,你需要指定使用哪一个函数。)

Range:需要进行计算的区域

◇应用场景

同样是给星爷计算业绩,你对销售员进行了筛选。你会发现,如果使用SUM求的话,不受筛选结果影响,会对所有数据进行求和。

而SUBTOTAL,他只对筛选数据结果数据进行求和。


这个功能对我们的实际工作的帮助是很大的。


 



-   03  -

逻辑类型函数

5、IF函数

——给你多一种选择

If函数的意思就是“如果”,如果满足某个条件,就返回一个值,如果不满足,就返回另一个。

◇函数语法IF(logical_test, value_if_true,  [value_if_false])

◇应用场景:领导分配给你的任务,需要在某个时间点之前完成,利用Excel做一个任务到期提醒。


 


IF函数是一个基础函数,基于if函数可以延伸出很多功能,比如刚才讲的SUMIF,比如设置条件格式,比如设置高端的数据有效性。


-   04  -

统计类型函数


6、COUNTIF函数

用来计算区域中满足给定条件的单元格的个数。


◇函数语法COUNTIF(range,criteria)

COUNTIF函数看起来很简单,参数也只有两个,但是他能实现的功能非常强大。

大家要多体会这个函数使用的思路:如何通过变换及与其他函数结合实现高级功能。

 

◇应用场景

1)重找录入的数据有否重复


 

注:本列只能判断出来数据是否重复,但是不能判断出来是哪两个数据重复了。



2)第几次出现?

输入公式=COUNTIF(B$2:B2,B2)

 


 



COUNTIF函数的统计区域是B$2:B2,第一个B2是行绝对引用,第二个B2,是相对引用。当公式向下复制时,就会变成B$2:B3、B$2:B4……一个不断扩展的区域,从这个动态区域中统计B列销售员的个数。


想一想,如果这个区域变为B2:B$15,是不是将变为一个不断缩小的区域,这样能出现什么效果呢,动手试一试吧。


-   06  -

查找类型函数

 


7、VlOOKUP函数

——用处非常广的查找函数

VLOOKUP是按列查找,最终返回该列在查询范围内所对应的值。

 

◇函数语法VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num  , range_lookup)

关于函数的详细用法,可以阅读官方相关说明。

◇应用场景:

公司客户通讯录中存数量庞大的客户联系方式,突然有一天你老板给你一份客户的名单(从通讯录中选出来的,一百人左右的数量),说:把这些客户的电话找出来,打电话拜访!


干,难题来了,你要如何去拜访完这100个客户,不,难题是你要如何快速的把这100位客户的电话号码提取出来。


 

 


8、INDEX MATCH函数

——能够发挥1+1>2的一对好基友

这两个函数对多数人来说比较陌生,我们先通过例子看一下这两个函数是做什么的。


INDEX函数语法:

坐在第3排第2列的那个同学,给我站出来。。。!

=INDEX(座位方阵,第3排,左数第2列)

 

MATCH函数语法:

你算老几?

=MATCH("你自己",{"星爷","雷哥","你自己","李想"},0)

 

◇应用场景:我们使用这两个函数来解决第11个案例中匹配电话号码的难题。


 

 


回顾:我们来看看到底是怎么匹配的?

 =INDEX($A$2:$D$15,MATCH(F3,$B$2:$B$15,0),4)

 

首先根据语法解读MATCH函数,你算老几?

F3(李想)在B2:B15(姓名这一列)列中属于第几个,显然是4.


然后解读外层的INDEX函数,=INDEX($A$2:$D$15,4,4)

A2:D15区域中的第4行、第4列的数据(18312528256)你给我出来。

这样,你所需要的电话号码就被提取出来了。

 

注:选择的区域之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”,不管我怎么下拉,这个区域都是固定的。

 


好了,这几个函数掌握后,可以在你简历上光明正大加上熟练使用Excel这一条技能了。



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