刚做外贸的时候，最头疼的就是那一堆单证名字：
提单、发票、装箱单、原产地证、保单……
哪个是干啥的？哪个先哪个后？哪个弄错了会出大事？
别急，今天把这 7 种最常见的单证逐个拆开讲清楚，看完你就知道怎么用了。
1. 提单（Bill of Lading，B/L）
一句话作用：货归谁，看提单。
提单是所有外贸单证里最重要的一个，没有之一。
它是货物的“所有权凭证”——谁手里拿着正本提单，那批货就是谁的。船在海上漂着的时候，提单就是货的身份证。
实操中的铁律：
客户没付清尾款之前，正本提单必须攥在自己手里，绝对不能先放给客户。
提单分“正本”和“电放”。电放速度快，但风险自己要掂量清楚。
2. 商业发票（Commercial Invoice）
一句话作用：这笔交易“长什么样”，全写在这张纸上。
它和国内买东西那种发票完全不是一回事。
商业发票记录的是本次交易的完整信息：
品名、规格、数量、单价、总金额、付款方式、贸易条款（FOB/CIF 等）。
客户在目的港清关，全靠这张发票。
注意：发票上的金额必须和报关单完全一致，差一分钱都可能出问题。
有些客户会要求把金额写低一点来避税，这个操作有没有风险，你自己要判断。
3. 装箱单（Packing List）
一句话作用：每个箱子里到底装了啥，一笔一笔写清楚。
不是一句“内含 XX 产品”就完事了。
装箱单必须列出：
每箱装了多少个、毛重多少、净重多少、外箱尺寸、体积是多少。
客户收货的时候，要对着装箱单一件一件核对。
海关查验的时候，也是对着装箱单来查。
写得越细，后面纠纷越少。
4. 形式发票（Proforma Invoice，PI）
一句话作用：订单确认前的“草稿合同”。
报价谈好了，先出一份 PI 发给客户确认。
双方在上面签字盖章后，这笔订单就算定下来了。
客户拿着 PI 去申请外汇额度、去开信用证。
PI 本身不是正式成交凭证，但客户一旦签回来，就有约束力。
很多外贸纠纷，都是 PI 上的条款没写清楚导致的。
5. 原产地证（Certificate of Origin，CO）
一句话作用：证明你的货是“中国制造”。
客户在目的港清关时，有了原产地证，可以享受关税优惠。
没有的话，可能要多交税，甚至被加征反倾销税。
常见的有：
一般原产地证（CO）
Form E（中国 - 东盟自贸区）
Form F（中智自贸区）
Form A（普惠制）
具体用哪一种，看客户所在国家和双边贸易协定。
6. 检验证书（Inspection Certificate）
一句话作用：证明这批货质量合格。
有的是工厂自己出的内部检验报告。
有的是 SGS、BV 这类第三方机构验完货之后出的正式证书。
不是每单都要。
但如果客户明确要求，而你拿不出来——客户可以拒收、要求退货、甚至索赔。
7. 保险单（Insurance Policy）
一句话作用：船在海上出意外，这是理赔的唯一凭证。
CIF 条款下，卖方负责买保险。
FOB 条款下，买方自己买。
投保金额一般按发票金额的 110% 来投，覆盖货值加预期利润。
买保险时注意险种：一切险和基本险，差别非常大。
8. 报关单（Customs Declaration）
一句话作用：向中国海关申报出口，货才能上船。
报关行帮你报关时用的就是这张单子。
上面的品名、数量、金额，必须和发票、装箱单完全一致。
报关不通过，货就出不去。
现在大部分是电子申报，但资料准备一样不能马虎。
给刚入行朋友的一点建议
入行前半年，先把提单、商业发票、装箱单这三样彻底搞懂，大部分订单就够用了。
PI 可以找个靠谱模板固定下来，每次改几个数字就行，省得漏掉关键条款。
其他单证，走一单货就能熟悉一样，做多了自然就全了。
单证做对了，客户觉得你专业。
单证出错了，轻则耽误船期，重则货到港了客户提不了、款收不回来。
这件事，值得你认真对待
