如何开好一场远程团队会议？- 大数跨境

会议桌协作白板

2020-04-20

导读：使用「会议桌」效果更佳～

在当今相互联系的世界，通过雇佣远程职员可以帮助公司找到更好的人才，随之而来的远程工作也为构建分布式团队带来了各种挑战，其中沟通是远程团队面临的头号问题。在远程工作中，你必须更有目的性、更有计划地进行每一次的沟通。

在管理远程团队时，促进团队沟通和协作的最佳方法之一是安排定期的团队会议，通过会议沟通使团队能够共享更新、对新想法进行头脑风暴并定义明确的优先级。

然而，开一场高效的远程会议并不是一件容易的事，今天我们将通过这篇文章和大家分享一些高效远程会议的最佳实践。

固定会议时间

开启高效远程会议的第一步就是为远程会议确定一个合适的日期及时间。

建议为团队会议选择一个固定的时间，例如在每周一召开团队会议，固定的团队会议时间有助于团队成员合理规划日程安排，并形成一个持续的沟通渠道。

为分布式团队找到适合每一个人的会议时间并不容易，特别是当团队成员身处不同时区。为大家推荐两个时区工具，可以直观的看到不同时区的时间：Every Time Zone，Worldtimebuddy。

🔗everytimezone.com

🔗worldtimebuddy.com

设定会议规则

一旦确定了会议日期和时间，制定一套远程会议规则就非常重要了，这将帮助团队充分利用每一次会议。可以通过邮件分享团队成员这些规则，或者将它们作为讨论要点添加到会议议程中。

下面是一些远程会议的指导方针:

· 找一个没有背景噪音的地方

· 有人发言时将自己的麦克风静音

· 尽量开启视频，这样每个人都能看到你的面部表情

· 在会前熟悉会议议程，并准备好发言

· 不轻易打断他人的发言，你可以先写下自己的想法，之后进行说明

· 开会时不要盯着手机或做其他事情

· 为每个讨论话题设定时间限制

提前规划议程

没有议程规划的会议必定是一场无效且混乱的谈话，因为大家可能需要花费15～20分钟来弄清楚这次会议的目的。

会前商讨会议议程，清晰的讨论话题不仅能帮助团队成员为会议做适当的准备，还能促进会议讨论，让每个人（特别是比较内向的团队成员）都感到有权利参与讨论。

分配会议角色

“怎样才能让远程员工在开会时保持专注？”，这可能是每个分布式团队都在经历的问题。

建议为参会者分配并轮换不同的会议角色：讨论协调人、会议计时员和会议记录员。这有助于提高会议的参与度，促使参会者为会议的成功投入更多的精力。另外，在会议讨论中，询问特定参会者的意见也有助于提升成员的会议参与感。

会议纪要和任务

会议记录对分布式团队尤其重要，它可以帮你将讨论想法记录下来，当有远程成员错过会议时，会议纪要将更快帮助其同步信息。如前所述，在远程会议中，可以指定团队中的一人记录讨论点，指定另一成员在会议结束时检查分配的任务。

使用会议桌特有的「会议纪要」和「任务管理」功能为团队打造了一个集中的信息枢纽，成员可以快速了解优先项及项目任务，让团队保持在既定运行轨道上。

会后跟进

会议是大多数头脑风暴和决策制定的地方，团队负责人应在会后跟进关键要点。在会议结束后通过电子邮件重述决策或行动，有助于加强决定和明确信息。

跟进的另一个重要部分是询问与会者参会体验，以及是否有意见反馈，以使团队会议更富有成效，让未来的远程会议更高效。

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