|卓越的全球化语言服务供应商
排版人员不是来欣赏文档的，而是来打造文档的。所以打开一篇文章时，除了默认出现的自动换行符之外，其他隐藏字符我们也要看到。要使这些隐藏文字出现，可以点击“文件”菜单，利用“选项”对话框中的“显示”来设置，勾选“始终在屏幕上显示这些格式标记”下的复选框即可（如图一）。但是计算机和软件是给人方便的东西，上次我们有提到“快捷键”这一看起来很厉害实际又很快捷的途径，那么这一设置有没有快捷键呢？在开始菜单栏中的“段落”里有一个按钮就能轻松做到这一点。图二中右下角有相对两个箭头的按钮就是它的真身。将鼠标放到这一按钮上，我们就能得到它的功能提示“显示/隐藏编辑标记（Ctrl+*）”。所以以后排版时就不要傻傻地去“选项”对话框里慢慢设置啦。
（图一）
（图二）
首先，由于是翻译过的文档，会出现字数多了或者少了的问题。英语译成中文后虽然字数虽然是多了，但是由于中文是方块字，英文则是由字母拼写而成，所以在同样的格式下，中文占的空间要比英文少得多。于是原本被英文字母占得满满当当的页面（如图三）就会变成中文吊在上边的样子，且由于分栏还会很不整齐（如图四）。
（图三）
（图四）
于是第一个问题来了，翻译后的文字要不要和原文一样铺满页面，要不要修得平整？答案当然是肯定的，排版虽说最好是按原文的格式来排，但是两种文字之间不可能是对等的，所以我们要灵活变通。但是修整也是有讲究的，不能随心所欲，还是要多多参考原文，至少尽量让关键字在该在的地方。什么意思呢？我们接下来细细地说。
下手排版之前，我们要知道什么是需要调整的，什么是只能稍稍调整的，以及什么是坚决不能调的。比如在这种情况下，调试字号和行间距等等来把中文字符占得空间扩大是没有问题的。这是需要调整的部分，经这么一调，其实问题已经解决一半了。然后你会发现有一些小地方还要再调，比如图二第一栏和第二栏的末尾明显缺了几个字，那这几个字在哪儿呢？当然是下一栏的开头了。话说了一半就换一行显然是不可以的，既然缺字那就得把那几个字找回来，盲目地删除换行符或者分栏符什么的是十分不保险的做法，所以简单的“剪切”和“粘贴”这时候最简单好用了。这是稍稍的调整，改动十分小。那么既然能从下一栏补几个字过来，是不是也能从下一页补一段字过来呢？可以是可以，但是补字越多，就和原文件的原页面的内容相差越多，显然是补得越少越好，那么极限在哪边？有一条明显的界限就是文字和当页的图片对应时，相对应的文字是不能挪的。道理也很简单，图片是排版中最显眼的的部分，当然也就是最不能动的部分，如果图片被改动了，那么整个页面的格局就会和原来相差十万八千里了。
以上就是面对分栏符、分节符、分页符、等格式符号时排版的规则，知道了规则，其实就可以自己慢慢调整了。否则就会手足无措，不知从何下手。
其次就是最复杂难搞的在分栏符、分节符、分页符、等符号出现的格式下，图、文和文本框混排的版式了。图五就是典型案例。虽然说它是图，但是除去最中间的图片外，选中状态下我们可以清晰地看到文本框、文字和图片是分开的，且他们的位置需要调整。但是也可以看到许多换行符、制表符、分栏符、分节符等符号以及图片左边的说明文字。过多地符号使得文字位置的调整十分艰难，简直牵一发而动全身，看到图六这样的版式，我一下就懵了，对着它发呆半小时也下不了手，就算试着改改，结果也十分糟心，最后还是以“不保存”告终。
（图五）
（图六）
到底该如何下手呢？是什么让它变得复杂我就删除什么。一股脑儿把所有的文字都删除除了，视界一下就清净了。然后召唤出“变通”时最有用的文本框把文字塞进去，摆到相应的位置就行啦。当然，说起来简单，这其实是很精细的活，也挺耗时间的。如果会P图，那么就会简单一点儿，格式也会更加简洁。当然，非要追求一张图也不一定就要P，用文本框调整完之后截图另存一下再插入回来也是一样的效果。一般来说，我们追求越简单的排版越好，但是有时客户可能会有要求，不能用图片代替原来的文本，那就还是得保留文本框。
为什么说简单的格式好一点儿呢，是因为它不容易出错，或者说即便出错了，要调整也会快一点儿。而许多文本框和图片混搭的话，极容易出现“错位”的问题。而要避免这一问题其实很简单，只要像图按Ctrl键选中文本框和图片，右键点击“组合”，那么文本框所有就会和图片紧紧黏在一起，就像一张图片一样不可分割了。再点击文本框，会发现它变成了图六中的样子，这就表示文本框的属性是不可更改的，就像用钉子钉住了一样。当然，这一过程是可以“反悔”的，除了用“撤销”键，还可以点击图五中“组合”底下的“取消组合”来拆散他们。
（图七）
（图八）
在处理这篇文档的时候，心态很重要。看到这么复杂又乱的格式，我手足无措地忙活了一下午结果也是白忙。第二天早上才能静下心来慢慢调整，最后处理完了看起来和原文也是大差不离了，所以说遇到复杂的问题一定要冷静，有耐心、细心才能找到解决办法。再者生活中没有那么多绝境，所有的困难都是纸老虎。
作者：舜禹本地化事业部Nicole
