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外贸新人成长流程（指南）

跨境电商与创业文摘

2024-01-28

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导读：外贸新人成长流程（指南）

一、前期基本工作

外贸业新人入职以后，需要如何做好前期工作呢？前期工作的基本内容又包括哪些呢？

（1）首先，作为外贸新人刚入职到一家公司，需要了解基本的岗位职责、熟悉工作内容和流程以及管理制度等；

（2）了解企业文化背景、发展历程，企业的规模状况、行业背景地位以及公司管理制度，主营业务，主要产品和服务；

（3）企业组织架构、内部管理流程、各部门基本工作内容和流程，方便后期工作上的联系和对内业务跟进；

（4）通过公司产品画册、宣传资料以及官方网站等去了解产品基本属性特征、用途；

（5）到生产车间去熟悉生产流程和产品制造、检测工艺，熟悉产品原材料和关键部件等（到车间学习期间需要带上笔记本和做好拍摄记录，将不懂的制造流程、工序和重要制造设备记录好方便后面去咨询工程师）。熟悉生产制造流程及工艺等相关知识也是为了后期接待客户访问企业和了解生产情况做介绍说明；

（6）熟悉一些基本外贸资源开发渠道和方法、外贸推广及服务平台操作（如推广平台的种类、基本特点）、聊天软件及邮箱的使用方法。

二、售前培训学习

作为外贸业务新人参加公司内部的售前培训是十分重要和快速的学习途径。通过售前培训可以学到以下几方面的综合业务知识：

（1）可以学到更加专业的产品知识，包括产品原材料知识、产品参数特性、结构工艺、特色优势、产品应用及关键技术以及基本项目方案；

（2）可以学习如何阅读产品报价表，如何给产品做报价（包括算法以及方式）以及报价方案的制作方法；

（3）可以学习到产品的推广方法、业务资源开发渠道知识以及相关业务软件操作使用（如客户资源及开发跟进管理软件），如企业B2B网站；

（4）可以了解和学习客户资源管理系统的基本知识，包括：客户分类、如何跟进和实际管理操作流程；

（5）可以学习基本的业务流程，包括企业内部事务处理流程以及对外业务流程（包括：外贸出口业务流程，以及具体的客户开发跟进问题处理流程等）。

因此，作为业务新人一定要多去参加公司内部的售前知识培训，把握这些快速的学习渠道和机会。

同时在这一阶段业务新人需要开始学习制作产品规格说明资料、产品介绍方案、收集不同产品的应用案例、制作不同型号的产品报价单（Quotation Solution）、形式发票PI文件模板和整理公司提供的合同模板并对其进行学习（包括各个部分合同细节条款研究学习）等。

此外，业务员还需要下去车间了解产品测试、老化以及打包出货流程。因为前面主要是学习生产制造流程和了解工艺、原材料，所以在售前培训学习阶段，还需要业务员多去生产车间进行生产后阶段的学习（要重点去了解包装的种类，基本尺寸和计算这些以及向跟单员去要一些包装数据和箱单模板。）。这些准备工作是为了方便后期给客户提供报价方案时使用。

三、客户资源开发（开始实践）

1.客户资源开发

经过前期的学习和参加售前培训以后，我们就需要进入客户资源搜索开发阶段。作为新人我们需要在这一阶段努力地去搜索客户资源。因为前期的开发也是在为后面做铺垫。前期可以通过搜索引擎，B2B网站（企业站以及免费推广站）、Facebook、Linkedin、Twitter、Instegram等社媒平台去开发。我们在搜索和开发客户资源的同时需要不断地去尝试新的方法，这样我们才可能搜到更多的客户资源。

2.客户资源分类

搜索到客户邮箱以后我们需要做的就是进行客户信息整理和分类。首先，外贸业务员需要对客户信息进行调查和筛选分类，以便后面跟进工作有一个轻重之分。业务员可以通过客户的网站信息或者企业活动媒体信息等判断客户的类型以及综合实力，然后将搜索到的客户资源分类跟进。

四、产品推广跟进（初步建交）

在做好客户资源分类以后我们就可以进行产品信息推广和跟进工作。初步开发阶段，我们新人可以通过写开发信和聊天工具以及社媒平台给客户发送产品推广信息并争取得到客户的咨询从而建立联系。写开发信的时候，外贸新人需要多些咨询老业务员，借鉴一下他们的模板，然后再根据自己发送和回复的情况总结经验去改进和完善。这里需要提醒新业务员：需要注意一些开发信书写规则，类似开发信的标题和内容，图片及附件大小等。因为很多国外客户会对他们的邮箱进行反广告、反垃圾邮件信息的设置。如果我们不注意开发信内容和图片大小那么很容易触及反垃圾邮件限制。例如，如果内容里面含有一些比较敏感的推广词，往往会造成我们的邮件被拒收，甚至遭到拉黑。所以写开发信之前我们需要注意这些细节，多去咨询老业务员或者部门领导，避免一些不必要的弯路。除了开发信之外，我们还需要结合SKYPE，WhatsApp，Facebook,Google+等社媒以及聊天软件和平台给客户发送产品信息和进行业务洽谈。在必要时我们还需要通过Skype或者国际长途热线给客户打电话进行沟通。

五、询盘分析处理（前期跟进）

在收到客户回复或者有关产品信息咨询后，我们业务员第一时间需要做的是仔细阅读询盘资料，初步判断询盘是不是真实询盘。因为有些询盘是虚假的，也有些是故意来试探价格的。有些询盘不是十分重要的，不需要紧急处理的。有些询盘是十分紧急的，因为客户可能之前就了解过我们的产品，别的供应商那边没有的，目前需要做紧急采购，亦或者是我们的产品是客户急需的，那么我们就需要针对性地跟进服务。如果不是特别紧急处理的询盘，那么我们需要做的就是长期跟进。做好客户背景信息调查和询盘内容分析，判断客户真实需求和动机，然后再通过邮件或聊天软件进一步获取客户更多有价值的信息。最后再去提供报价或产品技术方案。

作为外贸新人在这个阶段还是欠缺经验的。因此遇到解决不了的紧急询盘和项目咨询，需要找部门经理协助指导，这样的跟进和处理才会更加高效。从刚接触到询盘处理和回复的时候，我们就需要培养一种主动意识，主动想办法去解决问题，而不是被客户牵着鼻子走，更不是做一个被动的“报价工具”。

六、中期业务培训

中期业务知识培训主要包括以下几个方面：

1.产品专业化学习

中期产品知识培训主要包括产品的使用操作和项目解决方案。随着客户跟进的深入，我们会遇到许多产品技术问题，很多关于使用或者方案的细节问题。包括项目可行性问题，产品安装、操作使用及应用方案还有维护问题等。因此，外贸新人参加中期培训，是为了更加专业地学习产品知识，只有这样才能更好地给客户提供技术方案和说明。

2.客户跟进技巧

中期培训除了对一些重要的产品方案和技术性问题进行讲解外，还会有一些客户跟进技巧的分析和分享。例如，会有一些价格磋商技巧，合同条款分析和拟定的技巧讲解等。因为我们在跟进中后期通常需要与客户进行价格的磋商，运输方案确认以及其他的合同条款的确认。这时候我们会遇到客户要求折扣、降价或者其他附加的要求。如增加备品数量，提供其他额外的售后服务条款等。这时候我们就需要学会一些跟进技巧去说服客户，以及寻找一些双赢的模式，以便争取与客户达成协议。例如，有些时候我们可以说服客户增加采购量来获得一个更加优惠的价格，或者多给一些备品给客户从而保持原来协商的价格，也可以通过延长售后服务期限等。此外，我们还可以跟客户协定提供一些广告或者推广材料给客户帮助客户进行推广宣传，这样客户心里面也会感激。

总而言之，中期培训相对前期培训而言更加具有针对性，专业性。外贸新人需要抓住这个机会去吸收业务经验，学习跟进技巧，加深自己对产品专业化的学习，从而全面提升自己的业务能力，争取在后面的跟进中拿下订单。

3.参展工作流程

参展是外贸企业推广产品和品牌的重要渠道。基本上有一定实力的外贸企业都会参加进出口展销会，并借此机会来推广和展示自己的产品以及寻找国外买家。对于外贸新人而言，参加展销会是一个非常好的获取客户资源和接单的机会。所以作为外贸新人需要通过中期展销会知识培训，学习和了解参展工作流程及相关的经验，从而争取通过展去会获得订单。

4.客户访问接待

中期培训除了以上方面知识培训学习之外，我们还需要学习客户的访问接待经验，包括展会上的接待以及客户访问参观企业的接待。因为作为外贸新人，我们对这方面是缺乏经验的，所以我们需要在培训过程中积极做好相关流程、步骤、注意事项及技巧的记录学习，以便后期我们在做接待的时候不会感到紧张慌乱。同时，通过客户接待培训学习，我们可以知道如何才能够做好充分准备来增加获取订单的几率。

七、后期业务跟进

在前期跟进中，我们做了大量的服务工作，包括给客户提供产品技术解答，方案报价和议价说明以及其他的服务。而到了后期的跟进是最为重要的阶段。这一阶段直接影响到我们能否拿下订单。很多时候，客户不仅仅是咨询一家公司的产品，所以在客户进行多家方案的对比后，可能会选择更改方案或者转向其他供应商合作。有不少业务员跟进到这个阶段后，就没有再收到客户的回复了，或者客户找其他的理由推迟合作甚至找理由取消订单等。

因此，后期业务跟进中，我们新人需要多去咨询业务经理，让他们提供一些经验以及帮助。因为这一阶段会有很多客户比较关注的问题。例如，产品的质量保证和项目的最终报价，付款条款、货物交期、货运事项等。很多都是合同条款里面的核心内容。而我们作为外贸新人通常是缺乏这块的经验的。所以我们很有必要向业务经理或者有经验的同事请教。

八、后期业务培训

后期业务培训的主要内容包括：

（1）订单最终确认

这阶段业务员主要去学习如何做好订单的确认，如何让客户安排合同定金或者落实信用证或者其他订单收付条款。

（2）生产备货跟进

通过培训学习生产备货跟进流程和一些细节工作经验。包括货物生产进度、质量把控跟进确认，（商检验货安排流程），货物出运报关流程及注意事项。此外还包括客户清关文件资料的准备和客户清关流程跟进的经验。

（3）工程与售后服务方面

此外，在后期业务培训阶段还有一个重点。那就是售后工程指导服务流程，主要包括内部申请流程，以及外派工程安装人员流程和相关规定说明。

九、合同签订落实

1.签订商业合同

签订合同阶段是业务员需要学习和掌握的重点。经过后期重点跟进之后，就进入到与客户签订合同阶段。这一阶段我们需要将合同里面的条款给客户进行分析和确认，同时对于一些客户没有考虑到的事项或者条款我们需要主动给客户讲解，去帮助客户解决流程性问题以及客户的顾虑的难题。

此外，很多合同条款信息是非常重要的，它涉及双方利益，同时也是对我们买卖双方都有约束的。

在双方各项条款协议达成一致后，我们才能签订正式的订单合同。通常情况下，我们需要将最后修改及整理好销售合同（Sales Contract）或者销售确认书（Sales Confirmation）盖章签字然后邮寄给客户进行签字盖章确认。此外也可以通过电子扫描的方式将PI或者销售合同传真给客户确认盖章。后面等客户盖章签字以后再将文件回传或回寄。

2.订单款项确认

落实合同预付款、订单有效信用证文件或其他有效文件，是业务员正式接单的最后一步。在正式签署PI文件或销售合同之后，我们就可以进行通知客户安排预付款或者开立有效信用证这些了。在这一阶段，作为新人需要咨询业务经理，尤其是在采用信用证结算方式的情况下。一定要让部门经理协助做好催证、审证和改证等细节流程工作，确保在收到合同预付款或者正式有效的信用证以后再安排后期的订单生产任务。

同时，催收定金款项也是有技巧和注意事项的，外贸新人在这个阶段需要谨慎处理，保证合同文件内容准确。通知客户安排预付款的函电内容要得体，同时要表达清楚款项比例、金额以及注意事项。不能因为接单兴奋而疏忽这些细节。客户支付款项以后要记得让客户发送转账水单或者有效信用证资料并第一时间去做确认和回复客户。到了这一步，业务员基本上可以说是通过考核了。后期就是需要时间去熟悉内部跟进流程、出货流程等相关工作了。压力就没有那么大了！

十、订单后期跟进

我们拿到正式订单后并不是万事大吉了。还需要做好订单后期跟进工作。其中有些环节也是比较重要的。特别是货物出运以及协助客户清关的环节。这个过程需要我们提供准确的单据单证，同时还需要注意好各个环节的时间节点和相关具体要求。后期的跟进主要包括以下内容：

1、订单生产跟进

订单生效以后，我们业务员就要填制业务合同评审表，并找各部门经理审核确认之后交由计划部门制定生产计划和相关任务及排期。

然后，我们需要做到就是做好生产制程的跟进和监督，同时要不定期地给客户拍生产视频或照片告知进度和品质情况。此外还需要我们做好后期跟进确认工作，包括：成品测试、包装、刷唛确认、数量清点等。

2、尾款催收跟进

业务员在货物生产接近尾声的时候需要通知客户安排余款支付。在催收尾款工作的时候，我们也需要学会跟客户沟通和传达，并做好查收工作。

3、商检验货安排

在发货前一周多的时间，我们需要根据具体情况联系安排商检以及验货。验货环节根据客户的要求。我们业务员需要做好接待跟进并且在验货以后要让验货员出具验货报告等。并且在验货完成后将验货相关情况告知客户。

4. 联系租船订舱

通常在发货前两周我们业务员就需要向船务部门传达订舱或者联系货代帮租船订舱的事宜了（这时候，货物件重尺信息可以做估算）。我们需要提前整理相关的信息交给船务或者指定货代。及早的订舱对于我们来说可以有更多的保证。

5. 货物报关出运

完成租船订舱后，在货物生产好的情况下，我们就可以根据货代或船公司给到的入仓单或者配舱回单所指定的时间去联系提柜装柜事宜。装柜的当天，我们可以将提前准备好的报关文件一块给到货代让他们帮做报关。之后还需要传真提单补料并且与货代做好核对。同时还需要在装船出运前给货物买上保险，可以让公司的船务部门帮操作也可以让指定货代帮购买。

6. 提单补料核对

货物报关放行以后，装船出运前。我们需要与货代做提单补料核对以及做好相关信息的确认。（包括：货物的件重尺、目的港口信息和收货人联系信息等）。最晚在货物装船出运前两天时间内完成核对。以便后面船公司开出正本提单。

7. 发装运通知

船开以后我们需要将相关装运信息发给客户。其中内容包括：合同号或信用证号、品名、数量、金额、运输工具名称、开航日期、启运地和目的地、提运单号码、运输标志等，并且与其它相关单据保持一致，如信用证提出具体项目要求，应严格按规定出单。此外通知中还可能出现包装说明、ETD（船舶预计离港时间）、ETA（船舶预计抵港时间）、 ETC（预计开始装船时间）等内容。

【补充：如果是信用证结算，那么我们可以在货物出运以后将相关单据文件交给银行办理结汇工作。】

8. 邮寄客户清关资料

在核对提单资料和支付运杂以后，船公司就会在开船后的一到两天时间内向货代开出正本提单。我们只需联系货代要正本提单文件即可。然后将正本提单和其他客户要求的清关资料文件一同寄给客户。同时，在寄送单据以后需要将相关快件追踪查询网站和信息发给客户，以便客户做好查收。

9.货物到港通知

货物到港前一周左右时间我们需要告知客户预计到港日期，以便客户做好清关提货的准备工作。如有其他特殊情况也需提前告知客户。

10.到货确认及售后跟进

在客户办理完清关提货以后我们需要和客户做好确认工作。包括确认货物件数以及是否有运输导致的货物损坏情况。在货物确认没有问题以后，接下来我们业务员还需要进行相关的售后指导，以及后期客户关系维护。

11.后续内部业务跟进

发完货之后我们就可以收集核销退税所需的业务单据了。这环节工作我们需要配合财务和单证部门的同事去完成。

12.业务文件存档管理

每一笔订单完结以后我们都需要将相关的合同文件、单证资料做好存档备案，以供公司内部管理和市场评估使用以及后续我们审核查阅和学习借鉴使用。

13.业务工作分析总结

每成交一笔订单的过程中我们都会遇到许许多多的问题。如合同条款细节问题，客户要求的单据单证问题等。这些都需要我们学会去分析和总结。这样我们后续订单的操作才会更加高效。

【声明】内容源于网络

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