在外贸业务中，Quotation（报价单）、PI（形式发票）和CI（商业发票）是三份频繁使用且极易混淆的核心单证。许多新人常有以下疑问：
“客户让我发PI，而不是直接接受Quotation？”
“PI和Quotation有何区别？”
“CI是否仅用于清关？”
若无法准确区分三者，可能导致沟通不畅、货款延迟、货物滞港，甚至引发贸易纠纷。本文将系统解析三者的本质差异、法律效力及适用场景，助力提升外贸专业度。
核心概念：一分钟定义
1. Quotation（报价单）
性质：要约邀请，属于价格预告。
用途：向潜在客户提供产品信息、价格与交易条款，旨在吸引客户下单。
法律效力：较弱，不具备强制约束力，内容可调整。
2. PI（Proforma Invoice，形式发票）
性质：交易承诺的预演，具备合同雏形功能。
用途：在订单确认前书面固定交易细节，作为客户支付定金或申请信用证的依据。
法律效力：较强，一经客户确认即构成有效销售合同，双方须遵守。
3. CI（Commercial Invoice，商业发票）
性质：交易最终凭证与结算账单。
用途：用于出口报关、进口清关、尾款结算及财务记账。
法律效力：极强，是海关核定货值、征收关税的法定文件。
深度对比：一表厘清差异
为便于理解，以下是三者关键要素对比：
使用流程：实战中的应用顺序
以美国客户采购办公椅为例，展示三份文件的实际流转过程：
第一阶段：初步接洽 — 使用 Quotation
客户询盘后，卖方核算成本并制作Quotation，内容包括产品图片、规格、FOB/CIF报价、建议付款方式及交货期等，目的在于争取订单。
→ 作用：传递信息，试探合作意向。
第二阶段：订单确认 — 使用 PI
客户接受报价后要求发送PI，卖方据此出具正式形式发票，内容应包含：
- 明确标注“Proforma Invoice”
- 买卖双方完整信息
- 商品描述、单价、总价
- 付款条件（如T/T 30%定金，70%发货前付清）
- 贸易术语（如FOB深圳）
- 交货周期
- PI编号与日期
客户依据PI支付定金，款项到账即视为合同生效，卖方启动生产。
→ 作用：锁定交易，确立合同关系，收取定金的法律依据。
第三阶段：出货结算 — 使用 CI
货物备妥准备出运时，根据实际出货数据开具CI，内容必须精确，通常包括：
- 清晰标注“Commercial Invoice”
- 买卖双方信息
- 真实申报价值
- 唛头（Shipping Mark）
- 包装明细（箱数、毛重/净重、体积）
- 船名航次、起运港与目的港
- 签字盖章
CI是报关、清关、收汇及会计入账的核心单据，客户凭此向本国海关申报纳税。
→ 作用：完成清关手续，结清尾款，形成最终交易记录。
常见误区与注意事项
误区一：Quotation与PI混用
不可互换。早期发PI易显急迫，影响客户体验；订单确认后仍发Quotation则显得不专业，易引起条款争议。
误区二：PI与CI金额必须完全一致
原则上应一致，但允许因包装或数量微调导致的小幅变动。重大变更需提前协商并更新PI。
高级提示：PI的延伸用途
部分国家实行外汇管制，客户需凭PI向政府申请进口许可或外汇额度。此类情况下，PI可能需经使馆认证，要求更为严格。
此外，客户开立信用证（L/C）也以PI为依据，因此PI内容务必准确完整。
总结操作逻辑：
询盘 → 发送Quotation → 客户确认 → 出具PI → 收取定金 → 安排生产 → 开具CI → 办理出运、清关与尾款结算。
掌握Quotation、PI与CI的区别与应用场景，是外贸从业者专业化的重要标志。建议及时整理归档，确保三类文件分类清晰、使用规范。
