一、为什么整理客户信息和跟进记录是外贸人的“基本功”？
外贸不是“一锤子买卖”，而是一个持久博弈、长期跟进、阶段成交的过程。
若不系统记录客户细节，可能导致：
- 遗忘报价内容或样品发送情况
- 重复沟通，影响专业形象
- 热客户逐渐流失，原因不明
- 无法区分高潜力客户与低效联系
客户信息与跟进记录是可积累的“成交资本”，依赖系统而非记忆。
二、客户信息 = 三个层次的结构化资料库
1. 基础信息层（客户画像）
字段 |
说明 |
客户公司名 |
ABC International Ltd. |
国家 / 地区 |
德国 / 柏林 |
主联系人 |
Anna Schmidt（销售主管） |
职位 |
CEO / 采购经理 / 项目负责人 |
邮箱 / WhatsApp |
邮件、手机、Skype |
官网 / LinkedIn页面 |
判断客户实力 |
客户类型 |
工厂 / 代理 / 品牌商 / 零售商 |
客户价值评级 |
A/B/C（潜力 + 付款习惯 + 成交历史） |
一次建档，永久管理，避免重复劳动。
2. 沟通互动层（开发+跟单日志）
日期 |
沟通方式 |
内容简要 |
当前阶段 |
下一步动作 |
6.3 |
邮件 |
回复开发信，索要报价 |
初步兴趣 |
发正式报价单 |
6.4 |
客户询问MOQ |
对比供应商阶段 |
建议打样 |
|
6.7 |
邮件 |
确认样品颜色 |
打样确认阶段 |
发样品DHL |
通过时间轴与进度记录，确保团队内外都能快速掌握客户状态，防止关键信息遗漏。
3. 商务记录层（价格+样品+订单）
内容 |
样例 |
报价历史 |
2024.05.10，FOB SHENZHEN USD 0.86/pc（MOQ 5000） |
样品寄送 |
2024.05.15 DHL#562729，3个规格，灰板样 |
PI记录 |
PI20240517-A，金额USD 4280，发票已发送 |
订单状态 |
试单已下，尾款未收 |
发货信息 |
预计6月20日出货，海运30天 |
集中管理报价、样品、订单等关键信息，清晰呈现客户所处阶段。
三、客户跟进记录怎么做最专业？用“客户进度表+自动提醒”搭配
跟进节奏建议：
客户类型 |
跟进频率 |
建议方式 |
热客户（有询盘、有样品） |
每2–3天一次 |
邮件+WhatsApp |
潜力客户（回复积极） |
每周1次 |
邮件/LinkedIn |
冷客户（没回或长时间未动） |
每2–3周一次 |
发新品、案例 |
老客户（已下单） |
每月1–2次 |
节日祝福、产品更新 |
样品客户（样已寄） |
到达3日内，7日内再次确认 |
邮件/视频通话 |
跟进记录模板示范（可用于Excel或Notion）：
客户名 |
最近联系时间 |
最近内容 |
当前阶段 |
下一次跟进时间 |
下次跟进内容 |
ABC Ltd. |
6月1日 |
报价已发，未回 |
开发中 |
6月5日 |
发催报价信 |
XYZ GmbH |
5月28日 |
DHL样品已收 |
打样后等待反馈 |
6月4日 |
询问样品反馈 |
GlobalBuy |
6月3日 |
已完成首单 |
已成交 |
6月20日 |
推荐新品复购 |
每日工作前查看该表，明确当日沟通对象与内容，杜绝“碰运气”式跟进。
四、推荐整理客户信息的工具组合（轻量+效率高）
工具 |
作用 |
优点 |
Notion / Trello |
信息数据库+时间轴跟进 |
可视化强，自定义高 |
Excel / Google Sheets |
客户卡片 + 简单管理 |
上手快，兼容性强 |
CRM系统（如小满/Zoho） |
自动提醒+团队协作 |
具备提醒功能 |
WhatsApp Business标签 |
快速标记客户冷/热状态 |
实现客户沟通分层 |
邮件文件夹分类法 |
Gmail分组存档：报价/样品/已下单 |
便于归档与查阅历史 |
五、客户信息表标准字段模板（直接可套用）
客户信息总表字段：
- 客户公司名
- 国家 / 地区
- 联系人（姓名+职务）
- 邮箱
- 电话 / WhatsApp
- 客户类型（工厂/代理/品牌）
- 官网 / LinkedIn链接
- 标签（潜力大、价敏感、谈判型）
沟通记录字段：
- 时间
- 沟通方式（邮件/WhatsApp/电话）
- 内容摘要
- 当前状态（报价/样品/下单）
- 下次跟进时间 + 目标
商务信息字段：
- 报价记录（含时间+金额）
- 样品编号 + 寄送时间
- 是否成交 + 金额
- 出货信息
- 客户反馈
六、常见客户管理混乱原因 + 解决方案
症状 |
原因 |
解决方案 |
客户多了就忘了谁是谁 |
没有标准记录格式 |
建立客户卡片+分类 |
反复发报价还不成交 |
没有阶段判断 |
每次跟进都标注“当前状态” |
客户说“我上次讲了你忘了” |
没有沟通日志 |
每次沟通后花1分钟填写记录 |
热客户没跟，冷客户频联系 |
没有优先级管理 |
打标签+颜色标记客户 |
忙到不知道先干什么 |
跟进表不清晰 |
每天查看“今天该跟谁聊” |
七、总结：客户管理不是靠脑子，是靠系统
外贸初学者 ❌ |
成熟SOHO做法 ✅ |
客户信息靠记性 |
每位客户都有卡片 |
沟通内容散在邮箱、微信 |
所有沟通都统一记录 |
不区分客户阶段 |
每次跟进都知道下一步 |
忘记样品寄到哪 |
样品编号+物流号归档 |
工作靠灵感 |
客户跟进表就是你的“地图” |
记录越清晰，系统越健全，客户信任度越高，转化率随之提升。
