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案例分享|航天信息A8云费控携手广西卫健委，为行政事业单位费用报销管理提供新思路

航信云享

2022-02-10

导读：航天信息A8云费控在卫健委的成功应用为广大行政事业单位的费用管控提供了一个新的思路，那么对费用报销严格管控的行政事业单位广西卫健委是如何成功实现费用报销管理数字化转型的呢？下面将做详细介绍......

航天信息A8云费控在卫健委的成功应用为广大行政事业单位的费用管控提供了一个新的思路，那么对费用报销严格管控的行政事业单位广西卫健委是如何成功实现费用报销管理数字化转型的呢？下面将做详细介绍......

单位背景

广西壮族自治区卫生健康委员会作为广西壮族自治区的卫生健康的负责单位，组织拟订全区全民健康政策，统筹规划全区卫生健康资源配置，指导区域卫生健康规划的编制和实施。协调推进深化医药卫生体制改革，贯彻落实国家药物政策和国家基本药物制度。负责自治区保健对象的医疗保健工作，负责自治区重要会议与重大活动的医疗卫生保障等工作。

卫健委日常报销业务现状

卫健委严格遵守行政事业单位对费用管控报销的严格管控，按照中央八项规定的要求，做到日常报销的严肃、真实、合规。

从制度上来说，卫健委建立了比较完善的报销管理制度：

报销管理制度

建立了费用报销的预算制度，实行财务报销的预算制度，并根据实际情况对费用报销预算进行及时的调整。

建立了专门的费用报销明细制度，对差旅费、招待费、会议费、培训费、公务用车等，专门的费用都有细化的管理。

对不同层级的领导干部有专门的费用报销标准。

对出差城市等级、城市淡旺季标准在报销制度中都有明确规定。

审批制度完善。

在实际报销中，卫健委业务繁，票种多，由于大多还停留在手工阶段，因此可能会造成一些问题：

费用报销超预算，没有按年初预算项目报销，手工记录预算使用情况。进行预算通知预警等，通过事后分析进行预算控制，预算与报销不能实时联动。会出现超出预算或者预算没有正常使用的情况。

人工审核费用报销发票，可能有不合规，如发票抬头写成报销个人名字，可能无法看出虚假发票、关系人白条报销等。

费用报销超标准，如出差时违规乘坐火车一等座、飞机头等舱等。

费用报销程序不规范，如报销人出差前的申请报告未经相关科室、分管领导签字审批。

费用报销不及时，跨年度报销，占用下一年预算额度。

费用报销审批不按照流程，不按文件制度规定报销。

费用报销单据填写不规范，随意涂改。

电子发票重复打印重复报销问题难以避免。

大量发票财务部门手工查验，费时耗力。

以上发现的种种问题，既揭示了行政事业单位费用报销业务问题多，同时也暴露了费用报销管控方面的不足。

A8云费控解决方案

在梳理了卫健委所有的报销业务后，航天信息A8云费控为卫健委提出针对性的解决方案，该系统实时联动预算与日常费用申请、报销。通过规范流程、统一标准，实现预算控制严格化、员工报销及时化、流程审批网络化、大大提高了报销的效率，成功解决了手工报销的弊端。

具体来说，A8云费控系统在以下方面帮助卫健委进行费用管控：

费用标准

卫健委大约300人，每人有自己的费控账号，权限。且为各级别领导、员工设置了报销标准。所有报销标准，按照线下标准，提前预置：包含交通工具标准、省内外住宿标准、城市淡旺季标准、出差补助标准、公务接待标准等设置，可进行严格控制、或者个别人员设置非严格提醒。

业务类型

(1)举办会议

组织会议前在A8云费控进行会议申请，会议申请描述会议事项，申请预算等，领导对会议申请进行审批并批示相关拟办意见。会议申请中占用预算，并计算预算执行比例。会议后对会议费用进行报销，在A8云费控中录入报销单据，预算未使用即释放预算。按照提前设置的流程进行审批。

(2)员工培训

在A8云费控中填制培训申请单，并预估费用，关联预算。培训结束后，填制报销单报销相关培训费用。

(3)出差申请&差旅报销

依据线下流程，出差人员出差前在A8云费控中填制出差审批表，并根据线下流程设置审批流，审批表中可预估费用，关联预算，系统自动计算预算执行比例。出差后填制差旅报销单进行差旅报销。报销单据关联出差人员部门，以及费用承担的部门或者费用类型。

(4)业务接待申请&报销

有来访人员时，相关人员填制业务接待申请单，单据说明本次接待对象的单位、级别、人数等，领导根据接待单据申请给出审批意见。不需拿着纸质单子去找领导审批，避免由于领导不在本地或者等其他原因导致审批延误。接待任务完成后，进行接待单据的报销。

(5)对公支付

A8云费控系统不仅可以管理内部报销业务，同时也支持部分对公业务，如对供应商的费用支付、对下级单位的转账拨款业务等。

发票收集&查验

在所有业务的报销中，报销的原始凭据有以下几种：增值税普通发票(纸质/电子)、增值税专用发票、出租车卷式发票、通行费发票、机票(行程单)、机票(保险单)、火车票、汽车票、地铁票、定额发票等。

各位报销人员将发票文件上传A8云费控，发票上传过程中，会自动进行发票的查验，验真、排重，校验不合规发票，避免发票的重复报销。解决了手工查验的繁琐，电子发票的重复报销等问题。

预算编制&变更

卫健委的预算按年度、项目编制，各处室使用EXCEL编制本处室年度预算表，逐级汇总上报、审批，由卫健委汇总总预算的模式。手工记录预算使用情况。进行预算通知预警等，通过事后控制进行预算控制。常常会出现超出预算或者预算没有正常使用的情况。

使用A8云费控报销后，各个项目实时调用预算，自动计算出预算执行比例，不需手动在EXCEL整理，且相关人都可一目了然了解预算情况。预算控制方式为严格控制，如果超出预算，进行预算调整审批后，再进行报销。

移动端

A8云费控不但包含PC端，也有移动端，移动端支持安卓和IOS系统。员工可使用手机随时、随地报销，领导可随时随地审批。大大减少了报销单据的流转时间，降低了员工垫付等压力，加速了资金的流转速度。

审批流

卫健委对于审批的把控非常严格，A8云费控可以设置个性化的审批流程，不仅满足同意、驳回等基本流程的审核，还可以进行加签、会签、代签等特事特办情形。审批人员不管是否在单位内，都可以随时使用手机进行批示。

打印设置

A8云费控可参照卫健委的线下单据审批模板进行打印设置，可设置带有单位LOGO的打印模板等，且单据可打印条码，便于快速查询各单据关联数据。

关联商旅

A8云费控对接商旅平台，可根据出差申请单据推送，直接到携程等商旅平台进行订票、订房，出差人员无垫付费用，公司统一与商旅公司结算。这既降低了员工出差垫付压力，也避免了某些成本虚报问题。

与财务数据对账

卫健委的费用类型大约包含以下几种：工资福利、商品和服务支出、对个人和家庭的补助、资本性的支出(购买专用设备等)。在A8云费控系统中预置费用类型，在报销时，为这笔报销费用指定费用类型及承担部门，可实现费控数据与财务数据的对账。

银联支付

A8云费控系统可与银行直接对接，因此各种报销支付可一键完成，缩短了报销的流程，提高了财务部门的工作效率。

报表统计与查询

各种统计口径进行查询报表，各部门及上级领导可随时查询各个部门费用情况、各个费用类型报销占用、及时了解会议费用、培训费用、各部门各项目的预算情况等，多查询方式协助事业单位做好费用管控。

自A8云费控系统应用至卫健委以来，报销申请、审批流程顺畅，大大提高了单位报销的效率，同时费用管理从事后分析转至事中控制，降低了费控管控中的风险。A8云费控在卫健委的成功应用为广大行政事业单位的费用管控提供了一个新的思路。

A8云费控

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