上海嘉加（集团）有限公司及其前身成立于1956年，在改革奋进的浪潮中成长壮大。囿于多种客观因素，长期以来未对改制企业档案开展全面整理工作。
随着因改制产生的各类历史遗留问题增多且部分历史遗留档案存在混杂凌乱及缺失现象，不少档案纸张脆化、破损、泛黄、霉变、碎末化、字迹模糊，集团于2018年启动改制企业档案抢救整理专项工作。专项工作小组克服人手少、任务重、困难大等多重因素，在三年零七个月的时间里对26300余件财务档案、9000余卷文书档案、1400余份基建档案、1000余户公有住房资料开展二次鉴定、分类、整理、著录、合并组卷、装订、质检。至2021年年底完成改制企业档案整理工作。
整理前 VS 整理后
深刻认识档案工作事关发展，必须聚力推进。集团党委成立改制企业历史档案整理专项工作领导小组，制定工作方案、明确工作要求，切实落实党管档案工作政治责任；办公室负责具体落实、推进及各项日常管理工作。
整理过程中守好工作原则、优化工作方式方法，注重工作质量和工作效率。一是守好保密原则。集团与档案整理人员签订保密协议，确保档案涉及的部分历史经济数据、经营决策、特定历史事件、职工个人资料等不宜对外公开信息在清理过程及其后一段时间内的保密性。二是优化工作流程。在实践中引入“看板管理”工作方法，每一本案卷最前页附“案卷标签”，标注清该案卷目前所处工序，防止遗漏某道工序或出现工序错乱现象。强调“完成一本案卷离开桌位”的工作纪律，避免因工作思路中断造成的工作失误；强调“后道工序为前道工序负责”的工作态度，及早发现问题，及时修正，避免二次修改造成的时间浪费和对档案页面的损坏。三是善于归纳总结。针对较为集中的工龄查询需求，以分类和汇总的方式，梳理出工资单、工作调配单、进出入人员汇总表及其他可以反映员工工作情况及工龄的佐证材料，并编制检索目录，提高查询效率。
在做好“守史”“管档”的基础上，突出“用档”，积极发挥改制企业历史档案职能，为集团经营管理和决策服务，为原改制企业员工服务。仅2018-2021年期间，涉及改制企业档案查询120余次。
此外，积极发挥档案“育人”功能，在“四史”学习教育活动期间，共计推出7期“学‘四史’·知‘家史’追寻嘉加发展印记系列微信连载”，让干部员工在档案史料丰富的文字、图片及影像中追寻企业发展的印记，感触大时代背景下集体经济演变，激发员工更生动地学史、知史、爱企。
👉【连载】学“四史” • 知“家史”：追寻嘉加发展印记（序言）
👉【连载】学“四史” • 知“家史”：追寻嘉加发展印记（第一期）—— 光影嘉加，成长的足迹
👉【连载】学“四史” • 知“家史”：追寻嘉加发展印记（第二期）—— 光影嘉加，可爱嘉加人
👉【连载】学“四史” • 知“家史”：追寻嘉加发展印记（第三期）—— 光影嘉加，集体荣誉墙
👉【连载】学“四史” • 知“家史”：追寻嘉加发展印记（第四期）—— 笃行嘉加人
集团以扎实推进改制企业档案清理专项工作为契机，总结经验成果，补齐短板弱项。一是完善档案管理机制。修订完善原档案管理制度，细化明确各部门、子公司文件归档范围目录，确保工作有章可循、有据可依；将各部门归档资料的移交及时性和完整性与绩效考评相挂钩，形成共同推进档案工作的良好氛围。二是建立内部档案队伍 “主力军”。形成集团本部一名专职档案员持证上岗，各部门、各全资子公司一名兼职档案员的梯度团队，由办公室不定期组织业务交流培训活动，确保兼职档案员岗位发生变化时，及时补充调整。三是持续强化干部员工的档案意识。以中心组学习、课堂培训、座谈会、微信宣传等形式持续强化全体干部员工的档案法治观念及档案意识。四是深化数字档案室建设。推行使用电子档案存储查询系统，目前已实现1962至2005年所有文书档案检索目录及全文电子化，提升了档案查询工作的便捷性和效率。
在推进历史遗留档案整理的过程中，我们也收获了一些关于改制企业档案的管理的启示及经验。
一是意识要“先”。不仅仅在改制时，更在于之前按统一领导分级管理原则进行的监督管理和全员档案意识普及，以确保档案在形成之初的真实性、完整性。
二是动作要“准”。企业改制工作不是一蹴而就的，移交接收工作要与改制工作同步谋划、同步部署、同步推进，确保移交接收不漏、不错。
三是挖掘要“深”。作为托管单位档案人员，要从单一的“管档案”向“用档案”转变，并突出用好、用活。对改制企业档案要做到“家底清”“查得深”，为处理并解决各类复杂的历史遗留问题提供积极依据；做好档案史料编研工作，深挖档案价值。
改制企业历史遗留档案是企业也是企业老职工的一笔巨大财富，我们既要爱护好、管好、更要用好这笔财富。
撰稿：张晓鸣
编辑：邱苗苗
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