案例4:
Dear Sir/Madam,
I'm glad to know you,
This is Tracy Lee from . furniture hardware factory in China.We are the producer of high quality office furniture, modern classical furni-ture, metal furuiture, eames series furniture, furniture hardware and so on.
I attached our e-catalog for your reference; any demands please kindly contactwith us. Thanks.
Best regards,
点评:
1)开头Dear Sir/Madam，最好不要这样写，如果知道客户的名字，最好直接写上，这样会给他一种被尊重的感觉。即便实在不知道名字，能确定对方的性别，最好就明确写Dear sir或Dear madam。如果连对方的性别也不确定，那就写Dear Sir or Madam，最好不要出现“/”这个符号，容易让客户觉得这是一封群发的模板邮件。
2)I'mglad to knowyou.这句话是有问题的，我知道你想表达的意思，但是这句是典型的Chinglish(中国式英文)，是根据中文的字面意思翻译的。并非表达有误，只能说表达得不地道!我相信你肯定不会从欧美客户的邮件里发现它的。如果你见过这个客户，可以说Glad to see you in Shenzhen. Glad to meet you in Canton Fair, 者Thank you for visiting our company!等，或者干脆用Glad to write toyou!，尽量用欧美人的寒喧方式，不要将中国式问候翻成英文，那样会很别扭、很生硬。
3)This is Tracy Lee from ..factory in china. 这句话没错，但是为了突出工厂,最好写成... Furniture Hardware Factory.
4) We are the producer of high quality office furniture, modern classi-cal furniture, metal furniture, eames series furniture, furniture hardware andsoon.这句话是不是有点长?如果要写长句，最好用从句，结构上会比较分明，看上去更舒服。另外producer(生产者)这个词我个人觉得其视觉冲击力没有manufacturer(制造商)强。当然这只是我的个人看法。
5)I attached our e-catalog for your reference,先,这是-整句话,末尾要用句号，不是逗号。其次是邮件里第一人称过多，先是I，再是We，现在又是I开头的句子，句型太单调，会让看的人觉得很无聊。如果换 Attached our e-catalogue for your reference! 或 者 Enclosed oure-catalogue for your review!是不是会稍微好一点?
6) Any demands please kindly contact with us.-开始谈 "需求"是不是太直接了?如果换成Any questions,pls do not hesitate to contactus会不会更加委婉一些?
根据以上分析，我重新写一下，看看是不是比原文有一点进步:
Dear Sir or Madam,
Glad to write to you! This is Tracy Lee from .. Furniture Hardware Factory
inChina.
We're the MANUFACTURER of high quality furniture with competitive price!Such as office furniture, modern classic furniture, metal furniture, hardware,etc.
Attached our e-catalogue for your reference! Quotation sheet will be providedat once if needed.
Any questions, pls do not hesitate to contact me. Thank you!
Best regards,
Tracy Lee
所以，在任何情况下，写邮件都要“三思而后行”。每次写完后，都要重新通读一下，研究研究，看看哪些语句不通顺，或者哪些词用得不太恰当，有没有更加委婉的用法，能不能进一步瘦身减肥等。
检查后如果找不出问题，也没法继续浓缩，那就试着换位思考，把自己当成客户，模拟一下场景，设想如果自己收到这样一封邮件，有没有兴趣点开，有没有兴趣看下去。要尽量抓住客户眼球，简洁明了，一目了然，使对方看一眼就大致知道你在说什么，这样就成功了。
永远记住，邮件是写给客户看的，而不是给自己看的，要站在客户的立场来思考问题，哪些东西需要写，哪些废话可以省，都是需要斟酌的。不是说开发信越多就越好，数量不重要，质量才重要。要让客户有兴趣点开，要让客户打开时眼睛能多停留两秒，要让客户按delete(删除)时有那么一丝犹豫，要让客户考虑先保存这封邮件，要让客户考虑是不是应该回复一下，这才是最终目的。
既然有了目标，那就不要嫌麻烦，多看、多练、多研究外国人的行文方式和语言习惯，对自己水平的提高是非常有益的!