扎实开展能力作风建设 丨九三集团运用信息化手段 提升督办管理水平
九三粮油工业集团
督办管理工作是一项重要而复杂的工作，集团自成立之初就建立了督办工作管理制度。就集团而言，督查催办适用于集团的各个发展阶段，是集团确保各项重大决策和工作部署不折不扣地落到实处，是提高集团生产运营效率的必要手段。
目前拥有集团总部13个部办，二级平台及三级生产公司22个。集团各基层单位分布范围广，业务差别较大，工作性质不尽相同，在这样的组织体系下强化督办工作手段、提升运营效率显得尤为重要。随着九三集团的快速发展，督办事项越来越多，时效性、实效性要求也越来越高，传统的督办方式、运作机制和工作手段已难以为继。同时人手少、任务重是当前督办工作中普遍存在的现象。用尽可能少的时间完成越来越重的任务，采用信息化系统彻底改变督办工作显然是一种必然趋势。
在改进督办管理工作的实践中，九三集团将督办工作作为推进公司各项重大决策和工作部署落实、提升企业运行效率的重要手段，不断创新督办工作理念，率先组织开发了督办管理信息系统，用信息化平台构建督办工作新模式，建立了科学的督办工作流程，形成了完善的督办工作考核机制，改变了传统的电话沟通、纸质文件传递、手工跟踪台账的督办方式，在督办工作业务量大幅增加的情况下，实现了督办效率的显著提升。
随着九三集团的快速发展，传统的督办方式、运作机制和工作手段难以适应督查催办工作量大，时效性、实效性高的要求。集团督办内容涉及到北大荒集团交办工作任务的督办落实、九三集团职代会重点工作贯彻落实、集团各类专题会议的工作安排、集团领导交办事项及集团领导现场调研事项的督办落实。为了适应集团高效率、快节奏的要求，九三集团树立了“效率为先、注重质量、严格考核”的督办工作理念，将督办工作作为促进企业内部管理、确保各项重大决策部署落实、提升企业运行效率的重要手段，将提升督办落实力度，发挥“大督办”作用作为企业管理部的重要职能，创新了督办管理思路，优化了督办管理体系，健全了管理流程，完善了管理机制，大胆创新模式和手段，采用了信息化手段，提升了督办工作质量和效率。
九三集团的督办工作遵循一套科学的工作流程。概括起来主要有督办通知下发、督办进展反馈、督办事项办结等环节。督办通知是根据需督办事项的重要程度、必要性，对拟办事项进行筛选、审核，并最终确认，督办管理部门将督办任务交由二级平台和承办单位进行落实。承办单位收到督办任务后，按照要求牵头组织有关部门和单位共同办理。督办进展反馈是承办部门根据督办办理情况，对督办进展情况进行按时反馈，反馈贯穿于整个督办过程，是承办单位按照督办要求的反馈时间对督办落实情况进行回复。督办任务办结是承办单位完成了督办任务，提交督办发起部门请求确认完成的过程。九三集团督办管理部门根据督办工作流程、督办事项的重要程度，确定了每个环节审批级别、审核权限，并严格规定了处理时限，用科学的工作流程，确保了督办反馈质量与运行效率。
2021年，集团企业管理部联合数字化控制部，在流程中台系统中自主开发了督办管理信息化处理平台，建立了九三集团督办管理信息系统模块，并于2022年2月正式上线运行，结合试运行存在的问题，2022年4月又进行了系统优化和功能改进，拓展了覆盖范围，截止目前已经建立起一套督查有力、落实及时、闭环控制、信息共享的信息化督查模式和运行体系。九三集团督办管理系统以流程控制、信息查询及统计分析为核心，实现了对集团各项重要工作督办的闭环管理。它的主要优点是：
督办管理系统设计体现简单、适用、便捷，用户可通过集团oa办公系统进入督办管理系统，在系统中即可完成督办的任务导入、督办立项及通知下发、进展反馈、办结申请、任务归档等环节。而且督办查询非常方便。不论是集团领导、还是二级平台对接人、具体督办承办人，用户都可在督办管理系统中对已下发的任何一条督办内容以及落实等情况进行查询。在系统中可直接看到督办事项的各要素，非常直观明了，一目了然，大大缩短了查阅时间。
由于信息化操作方便快捷，督办任务的通知下发时间由原来的2-3天缩短为1天。在某些情况下，督办任务甚至可实现“现场直播式”的随时下发，对于领导安排的紧急事项，通过“你说我写”的方式，在督办系统中立项并及时下发，具体落实单位实时就能接收到督办任务，流转顺畅高效。同时督办反馈提高了实时性，只要督办落实人进行反馈，管理人员就能看到反馈信息，实时关注督办落实进展，极大地方便了承办单位的信息反馈。
在督办系统的查看界面中，突出显示了重要信息，并对总体任务、主要任务及措施、完成可量化标准、责任人、计划完成时间、反馈频率等信息进行了显示，对关键节点都有管控。集团领导可以随时了解督办工作进展情况，及时对督办进展情况进行批示和要求，指导重要工作的有效落实，实现了零距离沟通。督办管理系统建立了网上一站式督办平台，全面实现督办任务“网上发布、网上督办、网上反馈及网上办结”，实现闭环控制，提高了督办工作效率。
承办单位内部实现了督办信息共享。每个具体督办落实人可看到本单位、本部门所有督办任务，对本单位近期工作重点有所了解，大大促进内部工作人员的衔接配合。
督办管理系统设置了表格导出功能，方便分析利用。在导出功能中还可以设置不同条件，如“事项状态”、“跟踪频率”等，用户可以有选择地对督办管理系统中的督办任务进行导出，形成格式统一的EXCEL表格。
集团管理层一直以来对督办工作高度重视，董事长、总经理亲自部署督办工作事项，定期检查完成情况。集团管理层的高度重视使集团总部各部办、各基层单位都十分重视督办任务的落实，各部门、单位负责人都对督办事项亲自安排，反馈信息亲自把关，确保了反馈质量。在集团内部营造了抓督办、抓落实的良好氛围，为全公司督办工作开展、督办体系建立奠定了坚实基础。督办管理信息系统的成功建立，表明利用信息化手段将从根本上改变督办工作的工作流程、管控方式、统计分析等等各方面，减少了流转环节，大幅提升了督办工作效率。随着信息化督办管理模式的创新应用，部门职责更加清晰，工作流程更加理顺，执行力进一步增强，工作质量和标准会进一步提升。督办管理系统模式将逐步带动企业管理的内控、风控、运营、绩效管理等方面，充分发挥服务企业发展大局，推进决策落实、确保政令畅通的重要作用，助力推动企业的可持续高质量发展。
出品：北大荒九三粮油
监制：王文霞
编辑：王唯俊
文字：赵彦生
