九三创新 | 试析新时期企业文秘工作的特点及应对措施
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摘要：新时期对文秘工作提出了更高的工作要求，从整体来看，新时期文秘工作具有辅助性、全面性以及机密性的特点，这些特点使得新时期的文秘工作人员应当具备良好的心理素质、全面的知识储备以及超强的业务能力。作为文秘工作者需要从提升自身修养、持续锻造服务精神与坚持提高执行能力等方面应对新时代文秘工作要求，从而助力企业高质量发展。
随着信息化与全球经济化浪潮的来袭，企业若想要在竞争日益激烈的市场中获得立足之地，就需要不断提升自身的核心竞争力以及工作效率。企业办公室作为维护企业日常工作效率的重要枢纽，同样需要与时俱进、不断进步，这就对企业办公室的文秘工作人员提出了更高的工作要求。办公室文秘工作人员不仅需要具备良好的日常办公能力和较高的综合协调能力，还需要不断地提升自己的全局统筹意识和创新应变思维，才能在协助领导做好各项日常管理经营活动的过程中更有效地发挥文秘工作人员的作用和价值。
现阶段，文秘工作职能要求不再仅仅围绕着文件传递、会议安排等简单的事务性工作。从现阶段实际的工作要求来看，要想真正让文秘工作人员更好地发挥具体的工作职能，使工作效率提升到最大化，首先就要求文秘人员了解自身的工作性质以及实际工作的工作特点。根据新时期文秘工作要求的特点来看，文秘工作的主要特点包括：辅助性、全面性以及机密性。
办公室文秘工作相较其他业务部门看似难度较低，通常以简单性的辅助工作为主，但实际上，办公室文秘工作人员需要对企业领导的行政工作进行综合性地协作辅助。简而言之，办公室文秘工作人员需要根据领导的实际需求，在领导进行决定或决议之前，综合协调各方，准备并提供好领导需要掌握的信息和资料，从而辅助领导进行决定。但是，文秘工作人员决不能只根据领导的指令被动性地进行辅助工作，需要根据实际情况积极主动的帮助领导统筹安排相关的活动和会议，切实发挥自身的主观能动性，提升工作的质量与效率。
文秘工作的内容涉及到本机关的方方面面，其办公活动和工作方式必定具备一定的综合性以及全面性。文秘工作人员作为企业领导日常工作中的辅助人员，其主要的工作内容是为企业领导的整体性工作进行全方位地服务，因此，只要涉及领导关注的各项工作，文秘工作人员做到了解工作内容、辅助领导进行决策并传达领导的指令、要求。此外，不单要围绕领导的各项安排做好全面服务性工作，文秘工作人员自身的工作范围同样具备全面性的特点，在企业中，文秘工作范围具有多向性的特点，同时文秘工作人员在企业中的角色也具有多样性的性质，文秘工作人员需要配合参加各种会议，以便于了解、掌握企业发展运营的各项工作需求。在企业不断的发展的进程中，伴随着企业与政府机构、客户伙伴、产业链上下游等多方联系的增加，文秘工作人员需要承担的工作范围和工作数量也会不断提升，这就要求文秘工作人员不断提升自身的工作效率以及加快对新技术发展的适应性，，因此，随着社会进步以及办公数字化技术的发展，文秘工作人员必须紧跟时代的步伐，加紧学习和磨炼抗压能力、学习能力、写作能力、交际能力，才能更好的适应强度更高、广度更宽、难度更大的工作。文秘工作人员必须具备较强的综合性素质才能为企业管理者做好有效的服务
文秘工作不仅包含日常事务性工作，作为各层级领导干部的工作协助者，文秘工作人员时常会接触本单位的核心机密工作，包括起草、传递或保管各类机要文件、整理记录密级会议的纪要、记录，故而文秘工作具有一定的机密性。每个接触机密工作的文秘工作人员都应当学习、了解保密工作相关的制度与内容，并模范地执行相关的工作条例，形成严守机密的工作作风与工作习惯。
全面性、复杂性的工作特点要求文秘工作人员需要具备良好的心理素质。面对较为繁重、冗杂的日常事务性工作以及领导交代的临时性、特殊性工作，文秘工作人员必须拥有强大的心理调节能力和抗压能力，适时调整自身的心理状态，做到统筹兼顾、灵活应变，从而时刻保持良好的工作状态，确保各项工作能够顺利开展。除了这些，文秘工作者还负责在不同的组织、部门和领导之间进行交流和协调，并负责将各类信息传递给相应对接人。如何处理较为琐碎的层级关系，如何破解纷繁工作的矛盾和冲突，而且一般要处于随时待命的状态，工作时间没有规范性和固定性。因此，秘书们不仅要拥有良好的身体素质，更要拥有坚强的心理素质，以便在文书岗位上发挥出最大的价值。
文秘工作人员除了要具备完善的文秘专业知识技能外，还应当具备更为全面的知识储备。在工作中，为了应对全面性的工作需求，文秘工作人员不仅要处理与自身相关的文秘条线工作问题，还应当储备更多的其它领域知识，比如企业业务知识、法律常识、政治经济知识等，此外全面性的知识储备也有利于文秘工作人员的公文处理工作，只有全面的储备各类业务相关知识，才能准确把握文件收发的准确性、及时性，才能准确上传下达各类工作要求，以便维护企业的高质量发展。
文秘工作人员应具备出色的观察力、分析能力和协调能力，以便更好地完成工作任务。观察能力是指文秘工作人员在日常工作中能够敏锐迅速地找到各类容易疏忽的细小问题，保障工作不出现纰漏，此外还应当具备高超的信息捕捉能力，能够准确有效的收集捕捉政府机构、行业内部以及日常工作中的各类高价值政策、法规以及信息，为企业领导减少收集信息的精力耗费，从而能够利用更多的时间和精力来谋划企业未来的发展策略；分析能力也是秘书的必备能力，文秘工作人员在企业最重要的职能是承担领导的助手，就要为领导进行决策提供力所能及的服务，尽可能地帮助领导统筹协调好各类工作，提升自身服务的前瞻性、主动性，把问题想在前面，工作做到前面，从源头来处理各项工作，对各项工作做到底数清、情况明，全方位提升自身综合分析能力。协调能力相较于其他能力应对属于秘书的基础能力，文秘工作人员不仅要学会沟通协助领导做好对外建交工作，也要及时准确领会领导的意图，从而做好对内消息的上传下达工作，提高全体员工的工作效率。
若想成为出色的文秘工作者，就应当在各类工作中积极主动地拓展全方位能力，不断获取与企业以及工作有关的各类信息，及时更新自己的知识架构。在提升自身能力、增强服务意识、不断约束自身的同时，为企业高效能发展注入活力。
文秘工作者应当克服惰性思维，树立强大的求知欲，及时吸纳和关注文秘工作领域的各类新知识以及新技能、新规范，持续探索学习渠道从而不断提升自身各项业务水平，保障自身专业技能与新时代文秘工作要求同频共振。在学习过程中，不仅要提升各类理论思维，更要在日常实践工作中，善于借鉴他人有效的工作方法和技能，不断汲取他人经验从而解决问题、指导工作。同时还要不断立足新时代文秘工作要求，及时不断开拓新视野，积极学习与自身工作相关的其他领域知识，从而不断完善自身知识结构，持续提升自身各项业务水平与工作能力，要勤于学习、勤于思考、勤于汲取、勤于实践，善于多层次、全方位、宽角度地思考问题，使本职工作完成得更为出色。
文秘工作人员不但要作为领导的助手，还要善于调动企业内部人员的积极性，协助团队提升合作意识，协同配合各职能部门，共同完成既定任务，实现团队效能最大化。文秘工作人员要树立并坚持“明确的工作负责去做，临时性的工作主动去做，全局性的工作协同去做，边缘性的工作抢着去做”的工作意识，及时处理好对上、对下以及横向之间的各种联系，努力促进各个方面有效、有序、有利的联动和运转，统筹力量抓好协调，切实提升促进企业发展的服务能力。
文秘工作虽然具有临时性、纷杂性的工作特点，但在工作方法上仍旧有规律可循，有规矩可守，在传达与落实领导相关意见与精神的过程中，要切忌发生有令不行、有禁不止的现象。在工作中，要做到牢牢把握政治站位、全局视野以及问题导向， 树立专业思维，坚持实事求是，增强问计问需的主动性，最大程度的发挥出文秘工作人员的“助手”作用。
新时代对文秘工作人员提出了更高的工作要求，文秘工作人员在工作中必须具备独当一面以及综合协调的各种能力，从而推动新时代企业各项工作顺利开展。
出品：北大荒九三粮油
终审：王文霞
一审：王唯俊
编辑：王克蒙
