九三创新 丨督办系统的建设与应用
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摘要：企业督办管理工作是提高执行力，保证工作任务快速推进的重要手段。但在企业管理实践中，往往战略和执行存在诸多的偏离，执行效果不好，推进缓慢，跟踪困难等问题。本文主要介绍了以九三集团以流程中台为支撑，将各项重点工作纳入系统管理，提升效率，确保了公司战略和重要决策的快速推进。
关键词：督办系统，系统应用，系统特点、效率提升、闭环管理。
督办管理，既要督促落实，还要跟踪办理进展。督办管理是提高执行力重要手段，是保证决策部署快速推进的有效举措。在企业实际工作中，往往战略和方向已经明确，但执行不到位，落实效果不理想。最根本的是工作部署与推进落实之间缺少了跟踪问效这个环节。重要决策和具体任务布置后，工作才刚刚开始，后续需要跟踪任务如何贯彻落实、让其快速推进并实现目标。要保证工作落实到位，一定要抓好督办和过程的管控。
督办管理工作是一项综合性较强的工作，企业的督办管理主要适用于规模比较大的集团化管控型公司。督办管理是确保集团战略和重点工作全面地推进落实，是提高执行力的必要手段。大多数的公司普遍使用督办方式主要采用督办通知单、联系函、工作提示等常规手段，通过书面文件、表格台账的形式对上级单位部署的工作进行下发和反馈，下发通知时规定督办任务具体内容，落实的责任单位，完成时限等内容，然后定期进行提醒跟踪进展情况。在日常管理过程中，上述的传统的督办管理还存在推进进展缓慢，重视程度不够、反馈不及时，反馈内容质量不高等问题。具体表现在:一是督办的管理力度不够、各责任单位对督办任务敷衍了事，各行其是，推诿扯皮。二是集团各职能管理部门对本条线内督办任务落实的效果不好，对下属公司的执行监督也不到位。三是下发的督办各项工作任务标准不高、要求不具体，工作任务接收、落实、反馈、办结不及时等问题时有发生。
九三集团是北大荒集团骨干直属企业，是北大荒集团的中坚力量。目前拥有九三集团总部15个部办，3个二级平台板块及18个生产公司。集团各下属公司布局全国，各二级平台板块的业务差别较大，工作侧重点各有区别。这种集团化管控模式，优化督办管理方式、提升落实效率就非常必要。九三集团的近几年战略清晰，运营稳定，效益持续提升。由于管理需要督办工作持续增多，管理要求也持续提升，常规的督办理念、管理流程和督办方式已经严重落后。并且目前人手紧张、工作量大、要求质量高是当前督办管理的实际现状。为更好的完成督办管理的各项任务，采用系统管理，信息化手段是改变督办模式，提升管理效率的发展趋势。
经过多年来对督办管理工作的探索，九三集团的督办管理工作是推进公司各项重点工作落实、提升执行力的重要手段。九三集团不断升级管理理念，探索性建立了督办管理系统，用信息化手段解决管理过程中的难点和痛点，在工作业务量不断增加的现状下，完成了督办工作效率的提升。
随着九三集团的快速发展，传统的督办方式、运作机制和工作手段已不能适应目前管理的要求。九三集团督办内容涉及到上级单位交办工作任务的督办落实、本集团职代会重点工作推进、各类专题会议的工作安排、领导单独交办事项的跟进落实等。为了适应集团立即行动、马上落实的执行力的要求，九三集团树立了“提高效率、提升质量、加大考核”的管理理念，将提升督办管理力度，发挥“大督办”作用作为企业管理部的重要职能。实现了创新思路，优化体系，健全流程，完善了机制，建立信息化系统，提升管理质量和效率。
九三集团的督办管理持续优化工作流程。具体步骤主要有督办立项、通知批量和单独下发、工作进展反馈、事项办结等环节。督办立项是根据需督办事项的重要程度、必要性，对拟办事项进行整理、与承办单位对接征求完成标准和完成时限的意见，上传督办系统，并经领导审批确认立项；通知下发是管理部门在督办系统内将立项后的工作任务在系统内通知承办单位接收并落实。承办单位在系统内确认收到督办任务后，按照要求安排或协调有关部门按照要求推进。进展反馈是承办部门根据督办办理情况，在督办系统内对工作的进展情况进行按时反馈，反馈贯穿于整个督办过程。督办办结结项是承办单位完成了工作任务，在系统内提报经本单位负责人确认后上报集团主管部门申请任务办结结项的过程。九三集团督办管理部门根据各单位机构设置确定了每个单位的审核权限、审批级别，并规定了处理时限。有权限人员可以随时查看督办工作的反馈进展，确保了督办反馈质量与运行效率。
2022年，九三集团自主开发了督办管理信息化平台，建立了督办管理系统，并于2022年2月正式上线运行，试运行期间多次召开研讨会，讨论并解决试运行存在的问题。2022年4月又进行了系统优化和功能改进，实现了承办人员直接上报的功能。截至目前，督办新理念已经形成，流程已经优化，督查模式和运行体系运行平稳。九三集团督办系统已实现了对集团各项督办的全生命周期的闭环管理。
督办管理系统设计体现简单、适用、便捷，用户可通过集团oa办公系统门户工作流选项进入督办系统，在系统中即可完成督办的任务单独和批量导入、通知立项及通知下发、进展反馈、任务办结、档案自动生成等环节。而且督办档案查询非常方便。集团各个层级的用户都可在督办管理系统中根据具体分配的权限对系统内的督办工作全过程内容进行查询。
由于信息化操作方便快捷，督办任务的立项、通知到承办单位接收确认由原来的3天提升为1天。在某些情况下，对于领导安排的紧急事项，可实现在系统中快速立项、快速下发通知，承办单位实时就能接收到督办任务，流转顺畅高效。同时可以实时关注任务落实进展，极大地促进了任务落实的过程管理。
在管理系统的任务档案中，全面的列明了关键信息，可以实现根据不同的查看需求调整显示内容，并对总体任务、主要任务及措施、完成可量化标准、责任人、计划完成时间、反馈频率等信息进行了显示。各级领导可以随时了解各项工作的进展，及时对工作进展进行批示和再要求，指导重要工作的有效落实。
系统可实现督办部门、承办（公司）部门、协办（公司）部门任务全部信息共享。承办单位的每个具体承办人、对接人、单位领导都可看到本单位、本部门所有督办任务，对本单位近期工作重点时常回头看，极大促进重点工作的推进落实。
督办管理系统对每项工作任务建立了全生命周期的档案。还支持导入导出功能，在导出功能中根据需求设置筛选条件，如“事项状态”、“跟踪频率”“责任人”等，用户可以根据自己的需要个性化的对系统中的任务内容进行导出，以便总结和分析。
九三集团自成立之初就对督办工作高度重视，集团主要领导亲自部署督办工作任务，每半月关注任务完成情况。集团领导的高度重视使各单位都十分重视工作任务的落实，各部门、各公司的负责人都对督办事项亲自安排，反馈进展情况亲自把关，反馈质量不断提升，工作落实不断提速。在集团上下营造了立即行动，马上落实的良好氛围，为集团督办管理工作的顺利推进、督办流程的不断优化奠定了良好的基础。督办系统的成功上线应用，标志着九三集团督办系统的信息化进程迈出了坚实的步伐，优化了督办工作的管理理念，捋顺了工作流程、创新了管控方式、加强了统计分析等诸多改进。九三集团督办系统的正式运行，使各单位的职责更加清晰，工作目标更加明确，目标导向明显增强，执行力显著提高。督办管理系统模式将逐步带动企业管理的内控、风控、运营、绩效管理等方面，充分发挥服务企业发展大局，推进重要工作落实、确保目标达成的重要作用，助力推动集团的可持续高质量发展。
出品：北大荒九三粮油
监制：王文霞
编辑：王唯俊
