开好例会 事半功倍
运营管理中心：何松
“干一项工程，树一座丰碑”，做了这么多年工程，监理例会参加过无数次，从最初的参与者、发言者，到如今的主持者、决策者，切身体会到：一次有序、高效的监理例会，对推动项目进展起着非常重要的作用。
说到有序，我相信监理行业的同仁都应该经历过这样的监理例会：
总包和业主争执、总包和分包争执、分包和分包争执……监理坐在旁边显得尴尬而无所适从。
会议不知如何记录了：“这句话什么意思？这句话能记吗？”
发言的不知道说到哪了：“为什么会吵起来？从哪句说错了开始的？”
主持的不知道下一个议程该怎么进行：“我是谁？我在哪？”
或者唯一相关的人举着电话出会议室了，一群不相关的呆坐在会议室等着他回来才能往下进行……
以上这些都是会议无序的表现，无序自然低效。那么怎样组织召开一个有序高效的监理例会，以下是我总结出来的一些方法，希望对广大监理同仁有所参考与帮助！
依托业主，获得主动权
现场监理机构开展好监理工作，离不开业主的支持，但有很多人未意识到或未运用好这份支持。业主的支持也分为主动和被动两种，我们不能要求业主事事都站在我们的角度考虑。所以在第一次工地会议前，总监理工程师必须主动与业主沟通，专门针对监理例会的召开时间、参会人员、会议议程、会议纪律等方面与业主达成共识，然后在第一次工地会议上予以确定。现代人工作、生活节奏快，时间宝贵，我们就以简洁、高效为突破口，说服业主接受我们的方案。当然，其中要夹带树立我方威信的“私心”。
关于会议纪律
严肃订立、巧妙执行
每个施工现场都有自己的管理风格，关于会议纪律也不尽相同，但无外乎准时参加、静音电话、有事请假等等。如何能够将会议纪律落到实处，让参会各方都能遵守，一般有几种方式：
一是，暂时只执行纪律，不带经济处罚，若出现违反纪律的情况，与各方商定经济处罚措施，让各方心服口服。潜台词就是：“附带经济处罚是因为有违反纪律的情况发生，不是我们不相信各方的诚信”；
二是，与业主做戏，或总监自己上演“苦肉计”：经过就是业主方代表，或者总监本人参会迟到，当场兑现处罚；
三是，让遵守会议纪律的人成为受益者：对违反会议纪律的人处以经济处罚后，在下一次会议时买成饮品、果盘供全体参会人员共同享用。
充足的会前准备
是会议高效的基础
在每周监理例会前，我方发言内容自不必提，但涉及质量、安全事宜，最好做成PPT文档，以图文并茂的形式进行宣讲。这样“人证物证”齐全，不给涉事单位无理狡辩的机会。
执行会前简报制度：要求总包单位在会议前一天下班前将本周生产情况以及会议中将要提出的需业主、监理方解决的问题以书面简报的形式报送至监理机构。
主要有两大好处：
第一，避免在会议记录中将总包提出的问题有所遗漏；
第二，可以对会议中可能要出现的矛盾点进行预判，有必要的话可以在会前与相关方进行必要的沟通。
对于无法通过预判及沟通都无法有效解决的事宜，可以另找时间召集专题会议进行解决。
做到“表象公正”
树立监理威信
首先，要不定期重申监理例会的权威性，监理例会的会议纪要，是合同纠纷解决过程中的重要文件，必要时可作为索赔依据，所以无论表态还是发言都是要承担责任的；其次在参会各方出现意见分歧时，一定要表现出监理单位的公正性来，特别是对于施工单位的合理诉求，一定要予以支持。
当然必须要在会前准备阶段尽量多的获取信息，以便斟酌在表明某件事情的立场时的用词。要让业主知道满足施工单位合理诉求对推进项目进展有什么作用，而不是让业主觉得我们是“胳膊肘往外拐”。
确定四个议程，雷打不动：开场白、各方发言、总结、补充。一切脱离这四个程序的发言或表态，一律不作为监理例会内容记录。之所以这样强调，不在于它有多大的实际意义，而是它所具备的象征意义：那就是所有步骤都是按照我们制定的规矩来执行，而且我们所定的规矩已经充分给予各方阐述问题的途径了，遵守规矩就是尊重监理机构，就是承认我方在监理例会上的权威。
—— 结 语 ——
组织召开好一个监理例会到底有多重要，在复杂多变的现场环境里，在参建各方的角力中，监理例会是我们现场监理机构坚守的重要阵地。
坚守住这块阵地，甚至以它为突破口，更好的履行监理职责、发挥监理机构更大的作用，是我们每一位监理工作者都应该去认真思考的。
